Những điều hộ kinh doanh cần nắm rõ theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP về sử dụng hóa đơn điện tử

VTC Pay

30/05/2025 15:36

Ngày 20/3/2025, Chính phủ ban hành Nghị định 70/2025/NĐ-CP, sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ. Nghị định này có hiệu lực từ ngày 01/6/2025 và ảnh hưởng trực tiếp đến các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh trong việc sử dụng hóa đơn điện tử.

1. Đối tượng áp dụng

Theo khoản 1 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng áp dụng quy định về hóa đơn điện tử bao gồm:
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai.
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán nhưng có đăng ký sử dụng hóa đơn.
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thường xuyên và có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử.

2. Thời điểm lập hóa đơn

Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung khoản 1, khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về thời điểm lập hóa đơn như sau:
Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Ngoài ra, Nghị định cũng bổ sung quy định về thời điểm lập hóa đơn đối với một số trường hợp cụ thể như:
Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ với số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần có thời gian đối soát số liệu giữa doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và khách hàng, đối tác
Hoạt động tìm kiếm thăm dò, khai thác và chế biến dầu thô.

3. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Nghị định 70/2025/NĐ-CP bổ sung quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Đây là loại hóa đơn được tạo từ hệ thống tính tiền, dữ liệu được chuyển đến cơ quan thuế theo định dạng quy định.
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền phải có các nội dung sau:
Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán.
Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
Thời điểm lập hóa đơn.
Mã của cơ quan thuế (nếu có).
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền cần đảm bảo hệ thống tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

4. Xử lý vi phạm khi sử dụng hóa đơn điện tử

Nghị định 70/2025/NĐ-CP giữ nguyên các quy định xử phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 102/2021/NĐ-CP), đồng thời làm rõ một số hành vi vi phạm phổ biến liên quan đến hộ kinh doanh khi sử dụng hóa đơn điện tử:

4.1. Các hành vi vi phạm phổ biến

Không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ:
Phạt tiền từ 4.000.000 – 8.000.000 đồng (Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP).
Lập hóa đơn không đúng thời điểm quy định:
Phạt tiền từ 4.000.000 – 8.000.000 đồng, tùy mức độ và hậu quả.
Lập hóa đơn sai nội dung bắt buộc:
Bao gồm sai thông tin mã số thuế, tên hàng hóa, đơn giá, số lượng…
Phạt từ 2.000.000 – 5.000.000 đồng nếu không ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế.
Phạt cao hơn nếu gây thiệt hại hoặc gian lận thuế.
Không chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế đúng thời gian quy định:
Mức phạt: Từ 2.000.000 – 5.000.000 đồng.
Sử dụng phần mềm hóa đơn không được cơ quan thuế chấp thuận hoặc không đảm bảo truyền dữ liệu:
Bị cảnh báo hoặc xử phạt tùy theo mức độ vi phạm và số lần tái phạm.

4.2. Biện pháp khắc phục

Người nộp thuế phải thực hiện điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn sai sót theo quy trình quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Cơ quan thuế có quyền tạm ngừng cấp mã hóa đơn, hoặc thu hồi quyền sử dụng hóa đơn điện tử nếu vi phạm nghiêm trọng, nhiều lần.

5. Lưu ý quan trọng cho hộ kinh doanh

Để tránh rơi vào tình trạng vi phạm quy định và bị xử phạt, hộ kinh doanh cần lưu ý những điểm sau:

5.1. Đăng ký và khởi tạo đúng quy trình

Phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế qua cổng điện tử hoặc phần mềm hỗ trợ.
Không tự ý phát hành hóa đơn nếu chưa được chấp thuận hoặc chưa cấu hình đúng phần mềm.

5.2. Sử dụng phần mềm hợp pháp, kết nối với cơ quan thuế

Hộ kinh doanh nên chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử đã được Tổng cục Thuế chứng nhận.
Đảm bảo phần mềm có kết nối API đến hệ thống của Tổng cục Thuế để truyền dữ liệu hóa đơn trong thời gian thực.

5.3. Lưu trữ và bảo quản dữ liệu hóa đơn

Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ ít nhất 10 năm (theo Luật Kế toán).
Nên sử dụng dịch vụ sao lưu đám mây hoặc thiết bị lưu trữ an toàn để tránh mất dữ liệu.

5.4. Đào tạo và chuẩn hóa quy trình lập hóa đơn

Chủ hộ kinh doanh hoặc người lập hóa đơn cần được đào tạo cơ bản về quy định thuế và hóa đơn.
Quy trình lập – ký số – gửi hóa đơn – lưu trữ cần được chuẩn hóa và thực hiện nhất quán.

5.5. Đối soát và kiểm tra định kỳ

Nên thực hiện đối chiếu hóa đơn đã phát hành với dữ liệu bán hàng mỗi tuần hoặc mỗi tháng.
Nếu phát hiện sai sót, phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế đúng quy định.

Kết luận

Nghị định 70/2025/NĐ-CP là bước tiến quan trọng nhằm hiện đại hóa quản lý thuế và giao dịch thương mại. Tuy nhiên, với hộ kinh doanh – đối tượng vốn chưa quen với các quy trình số hóa – thì việc chuẩn bị kỹ lưỡng, tuân thủ đúng quy định là điều bắt buộc. Việc sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ là nghĩa vụ, mà còn là giải pháp để nâng cao tính minh bạch, chuyên nghiệp và uy tín trong kinh doanh.
-----------------------------------------------------------
Liên hệ đăng ký sử dụng miễn phí VTC POS.
Hotline: 1900 1530 (nhánh 5) hoặc 08.9999.1530
Điện thoại: 0965906660 ( Việt Anh ) hoặc 0913074411 (Minh Nguyệt )
Email: anhhv@vtc.vn hoặc nguyetlm@vtc.vn

Từ khóa: