Theo Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, và Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử không chỉ là yêu cầu bắt buộc từ ngày 01/7/2022 mà còn mang lại nhiều lợi ích vượt trội so với hóa đơn giấy truyền thống. Bài viết dưới đây, VTC Pay Blog sẽ phân tích chi tiết những lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử 

Lợi ích sử dụng hóa đơn điện tử đối với các hộ kinh doanh

Tiết kiệm chi phí vận hành

Sử dụng hóa đơn điện tử giúp các hộ kinh doanh cắt giảm đáng kể chi phí liên quan đến in ấn, giấy mực, gửi hóa đơn qua bưu điện hay lưu trữ hóa đơn giấy. Với quy mô nhỏ, việc không cần mua tủ lưu trữ hay thuê kho để giữ hóa đơn giúp tiết kiệm một khoản chi phí đáng kể. Hơn nữa, hóa đơn điện tử được lưu trữ trên hệ thống số hóa, an toàn trước các rủi ro như mất mát, hư hỏng do cháy nổ hay thiên tai, giúp hộ kinh doanh yên tâm mà không tốn thêm chi phí bảo quản.

Đơn giản hóa thủ tục hành chính

Hóa đơn điện tử giúp hộ kinh doanh giảm bớt gánh nặng về thủ tục hành chính thuế. Với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hộ kinh doanh không cần nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn định kỳ, tránh được nguy cơ bị phạt do nộp chậm hoặc sai sót. Điều này đặc biệt hữu ích cho các hộ kinh doanh không có nhiều nhân sự hoặc thời gian để xử lý các thủ tục phức tạp, giúp bạn tập trung vào việc bán hàng và phát triển kinh doanh.

Tăng độ tin cậy với khách hàng

Hóa đơn điện tử có mã xác thực từ Tổng cục Thuế đảm bảo tính chính xác và minh bạch. Khách hàng có thể dễ dàng tra cứu hóa đơn trên hệ thống thuế, giúp họ tin tưởng hơn khi mua hàng từ hộ kinh doanh của bạn. Điều này không chỉ nâng cao uy tín mà còn tạo ấn tượng chuyên nghiệp, giúp thu hút và giữ chân khách hàng, đặc biệt trong các lĩnh vực như bán lẻ, dịch vụ ăn uống hay cửa hàng nhỏ.

Quản lý hóa đơn dễ dàng và tiện lợi

Hóa đơn điện tử tích hợp tốt với các phần mềm quản lý bán hàng hoặc ứng dụng đơn giản trên điện thoại, phù hợp với nhu cầu của các hộ kinh doanh. Bạn có thể dễ dàng lập, gửi và tra cứu hóa đơn mọi lúc, mọi nơi mà không cần giấy tờ rườm rà. Dữ liệu hóa đơn được lưu trữ an toàn trên hệ thống điện tử với thời gian lên đến 10 năm, giúp bạn dễ dàng tìm lại thông tin khi cần đối chiếu hoặc giải quyết vấn đề với khách hàng.

Lợi ích đối với người mua hàng hóa, dịch vụ

Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng

Việc yêu cầu hóa đơn điện tử khi mua hàng hóa, dịch vụ giúp người mua bảo vệ quyền lợi của mình trong các giao dịch thương mại. Hóa đơn điện tử là bằng chứng pháp lý để giải quyết các vấn đề như bảo hành, hậu mãi, hoặc tranh chấp về chất lượng hàng hóa. Ngoài ra, người mua còn có cơ hội tham gia các chương trình khuyến mãi như Hóa đơn may mắn do ngành Thuế tổ chức.

Dễ dàng tra cứu và đối chiếu

Hóa đơn điện tử cho phép người mua kiểm tra thông tin ngay trên hệ thống của cơ quan thuế, đảm bảo tính minh bạch và chính xác của hóa đơn. Điều này giúp người mua yên tâm rằng hóa đơn họ nhận được khớp với thông tin mà người bán khai báo với cơ quan thuế.

Lợi ích đối với cơ quan thuế và các cơ quan nhà nước

Xây dựng cơ sở dữ liệu hiện đại

Hóa đơn điện tử giúp cơ quan thuế xây dựng cơ sở dữ liệu tập trung về hóa đơn, kết hợp với các thông tin quản lý thuế khác để tạo ra một hệ thống dữ liệu đầy đủ. Điều này hỗ trợ phân tích thông tin, dự báo, quản lý rủi ro thuế và hỗ trợ người nộp thuế (NNT) tuân thủ pháp luật.

Tăng hiệu quả quản lý

Việc áp dụng hóa đơn điện tử giúp cơ quan thuế chuyển đổi phương thức quản lý sang hướng tự động hóa, giảm thiểu thời gian và chi phí đối chiếu hóa đơn. Các quy trình nghiệp vụ được tối ưu hóa nhờ công nghệ thông tin, giúp sử dụng nguồn lực hiệu quả hơn.

Ngăn chặn gian lận thuế

Hóa đơn điện tử có mã xác thực giúp cơ quan thuế dễ dàng phát hiện và ngăn chặn các trường hợp sử dụng hóa đơn bất hợp pháp, làm giả hóa đơn, hoặc gian lận thuế. Điều này đặc biệt quan trọng trong việc xử lý các doanh nghiệp bỏ trốn hoặc mất tích.

Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử đối với xã hội

Thúc đẩy chuyển đổi số

Việc triển khai hóa đơn điện tử là một bước tiến quan trọng trong công cuộc chuyển đổi số của ngành Tài chính và các cơ quan nhà nước. Đây là nền tảng để hoàn thiện thương mại điện tử, từ đặt hàng, phát hành hóa đơn, đến thanh toán trực tuyến, phù hợp với xu hướng phát triển của thế giới.

Tạo môi trường kinh doanh lành mạnh

Hóa đơn điện tử giúp giảm thiểu tình trạng gian lận hóa đơn, từ đó tạo ra một môi trường kinh doanh minh bạch và bình đẳng. Điều này không chỉ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp mà còn thúc đẩy sự phát triển bền vững của nền kinh tế.

Bảo vệ môi trường

Sử dụng hóa đơn điện tử giảm thiểu việc sử dụng giấy in, góp phần tiết kiệm tài nguyên và bảo vệ môi trường. Đây là một trong những lợi ích thiết thực, phù hợp với xu hướng phát triển bền vững toàn cầu.

Lợi ích đặc biệt của hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Hóa đơn điện tử có mã xác thực của Tổng cục Thuế mang lại nhiều lợi ích vượt trội, bao gồm:

• Độ chính xác và bảo mật cao: Mã xác thực đảm bảo hóa đơn không bị làm giả, giúp doanh nghiệp và khách hàng yên tâm trong giao dịch.
• Tiết kiệm thời gian và nhân lực: Doanh nghiệp không cần nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, giảm thiểu thủ tục hành chính.
• Tăng uy tín doanh nghiệp: Mã xác thực trên hóa đơn giúp khách hàng dễ dàng kiểm tra nguồn gốc, nâng cao niềm tin vào doanh nghiệp.

Tại sao doanh nghiệp cần chuyển đổi sang hóa đơn điện tử ngay hôm nay?

Kể từ ngày 01/7/2022, hóa đơn giấy không còn hiệu lực theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC. Điều này yêu cầu các doanh nghiệp, kể cả hộ kinh doanh cá thể, phải nhanh chóng chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử. Việc chậm trễ có thể dẫn đến các rủi ro như vi phạm pháp luật, bị phạt hành chính, hoặc mất uy tín với khách hàng.

Hơn nữa, với các ưu đãi từ nhà cung cấp dịch vụ như VTC POS – cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, đáp ứng đầy đủ yêu cầu của Nghị định 70/2025 và Thông tư 32/2024, giúp doanh nghiệp bán lẻ, nhà hàng, và dịch vụ xuất hóa đơn nhanh chóng, chuẩn hóa theo quy định cơ quan thuế. Đây là cơ hội để các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình vận hành và bắt kịp xu hướng chuyển đổi số.

Kết luận

Hóa đơn điện tử không chỉ là một yêu cầu pháp lý mà còn là một giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp, người mua, cơ quan thuế và xã hội hưởng lợi. Từ việc tiết kiệm chi phí, tăng hiệu quả quản lý, đến thúc đẩy chuyển đổi số và bảo vệ môi trường, hóa đơn điện tử đang định hình một nền kinh tế số tiến bộ và minh bạch. 

Xem thêm:

Cách tra cứu hóa đơn điện tử xăng dầu đầy đủ nhất 2025

[Mới] Thời điểm xuất hóa đơn điện tử áp dụng từ ngày 01/06/2025

Các trường hợp sử dụng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền