Trong thời đại chuyển đổi số, hóa đơn điện tử xăng dầu giúp doanh nghiệp và cá nhân quản lý giao dịch minh bạch, tuân thủ pháp luật thuế và kế toán. Việc tra cứu hóa đơn điện tử không chỉ đảm bảo tính hợp pháp của giao dịch mà còn hỗ trợ tối ưu hóa quy trình quản lý tài chính. Trong bài viết này, VTC Pay Blog sẽ cung cấp thông tin về hóa đơn điện tử xăng dầu, giúp bạn nắm bắt thông tin và tránh sai sót.
Hóa đơn điện tử xăng dầu là gì?
Theo Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử được định nghĩa là hóa đơn được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, do tổ chức hoặc cá nhân kinh doanh lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán và thuế. Đối với lĩnh vực xăng dầu, hóa đơn điện tử xăng dầu có thể bao gồm:
- Hóa đơn có mã của cơ quan thuế, được cơ quan thuế cấp mã trước khi gửi cho người mua. Mã này bao gồm số giao dịch duy nhất và chuỗi ký tự mã hóa dựa trên thông tin của người bán.
- Hóa đơn không có mã, được tổ chức kinh doanh xăng dầu gửi trực tiếp cho người mua mà không cần mã của cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử xăng dầu thường được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế, đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật.
Nội dung trên hóa đơn điện tử xăng dầu
Theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, một hóa đơn điện tử xăng dầu cần bao gồm các nội dung sau:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, mẫu số hóa đơn: Ví dụ, “HÓA ĐƠN GTGT” hoặc “HÓA ĐƠN GTGT KIÊM TỜ KHAI HOÀN THUẾ”.
- Số hóa đơn: là dãy số tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ 1 vào ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
- Thông tin người bán: Tên, địa chỉ, mã số thuế.
- Thông tin người mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có).
- Chi tiết hàng hóa/dịch vụ: Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền chưa thuế, thuế suất GTGT, tổng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán.
- Chữ ký số: Chữ ký của người bán và người mua (nếu có thỏa thuận).
- Thời điểm lập hóa đơn và ký số: Định dạng ngày/tháng/năm.
- Mã cơ quan thuế (nếu là hóa đơn có mã).
- Phí, chiết khấu, khuyến mại (nếu có).
- Thông tin tổ chức nhận in hóa đơn (nếu hóa đơn do cơ quan thuế đặt in).
Lưu ý: Đối với khách hàng cá nhân không kinh doanh, một số nội dung như tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số, mã số thuế người mua, chữ ký số có thể không bắt buộc, theo Điểm c, Khoản 14, Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử xăng dầu nhanh chóng
Dưới đây là ba cách tra cứu hóa đơn điện tử xăng dầu phổ biến, dựa trên hệ thống của Petrolimex – một trong những đơn vị kinh doanh xăng dầu lớn nhất Việt Nam. Các bước này giúp bạn tra cứu nhanh chóng, chính xác và tiện lợi.
Cách 1: Tra cứu bằng mã tra cứu
Phù hợp để tra cứu nhanh dựa trên thông tin từ phiếu tra cứu hoặc email thông báo.
Bước 1: Truy cập website tra cứu hóa đơn điện tử của Petrolimex và nhập mã tra cứu từ phiếu tra cứu hoặc email thông báo phát hành hóa đơn.
Bước 2: Nhập mã xác thực được cung cấp.
Bước 3: Nhấn nút Tìm kiếm.
Bước 4: Chọn Xem trên dòng thông tin hiển thị về hóa đơn.
Bước 5: Xem chi tiết hóa đơn và in bản thể hiện hóa đơn điện tử nếu cần.
Cách 2: Tra cứu theo thông tin hóa đơn
Phù hợp khi bạn có thông tin hóa đơn từ bảng kê hàng hóa/dịch vụ mà không cần mã tra cứu.
Bước 1: Truy cập website và chọn chức năng Tìm kiếm theo thông tin hóa đơn.
Bước 2: Nhập các thông tin: mã số thuế đơn vị xuất bán, mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn.
Bước 3: Nhập mã xác thực và nhấn Tìm kiếm.
Bước 4: Chọn Xem và in hóa đơn nếu cần, tương tự như cách 1.
Cách 3: Tra cứu bằng tài khoản đăng nhập
Dành cho khách hàng có hợp đồng mua hàng hóa/dịch vụ với Petrolimex, cho phép tra cứu danh sách hóa đơn trong khoảng thời gian tùy chọn.
Bước 1: Truy cập website và chọn Đăng nhập trên thanh công cụ.
Bước 2: Nhập tài khoản và mật khẩu được cung cấp qua email.
Bước 3: Nhập mã xác thực và nhấn Đăng nhập.
Bước 4: Chọn Quản lý hóa đơn, nhập thời gian giao dịch (tháng/năm) để xem danh sách hóa đơn.
Thời điểm lập hóa đơn điện tử xăng dầu
Theo Khoản 1 Điều 90 Luật Quản lý thuế 2019 và Điểm i Khoản 4 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử xăng dầu phải được lập ngay tại thời điểm kết thúc giao dịch bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ. Người bán cần lưu trữ đầy đủ hóa đơn điện tử để phục vụ việc tra cứu khi cơ quan thuế yêu cầu, đặc biệt đối với khách hàng là cá nhân không kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh.
Để tìm hiểu thêm về những thời điểm cần xuất hóa đơn điện tử, bạn có thể tham khảo thêm tại đây.
Kết luận
Hóa đơn điện tử xăng dầu không chỉ giúp bạn kiểm tra tính hợp pháp của giao dịch mà còn hỗ trợ quản lý tài chính một cách minh bạch và hiệu quả. Với các phương pháp tra cứu được trình bày ở trên, bạn có thể dễ dàng kiểm tra hóa đơn xăng dầu. Hãy đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật về hóa đơn điện tử và lưu trữ thông tin cẩn thận để tránh rủi ro.
VTC POS – cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, đáp ứng đầy đủ yêu cầu của Nghị định 70/2025 và Thông tư 32/2024, giúp doanh nghiệp xuất hóa đơn điện tử nhanh chóng, chuẩn hóa theo quy định cơ quan thuế. Đây là cơ hội để các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình vận hành và bắt kịp xu hướng chuyển đổi số, hãy đăng ký ngay hôm nay để không bỏ lỡ cơ hội!
Xem thêm:
