Bản thể hiện hóa đơn điện tử là gì? 4 lưu ý khi sử dụng

Nội dung chính

Trong quá trình kiểm tra và lưu trữ chứng từ, nhiều doanh nghiệp thường sử dụng bản thể hiện hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn gốc. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ bản thể hiện hóa đơn điện tử là gì? Bài viết dưới đây VTC Pay sẽ giúp bạn làm rõ khái niệm bản thể hiện hóa đơn điện tử và 4 điều quan trọng cần ghi nhớ để tránh rủi ro không đáng có.

1. Bản thể hiện hóa đơn điện tử là gì?

Bản thể hiện hóa đơn điện tử là gì? Theo quy định tại Khoản 2, Điều 3 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP, bản thể hiện của hóa đơn điện tử được hiểu là bản sao của hóa đơn gốc. Có thể hiển thị dưới định dạng PDF, HTML hoặc bản in trên giấy, nhằm giúp người dùng dễ dàng theo dõi thông tin.

bản thể hiện hóa đơn điện tử là gì

Tuy nhiên, bản thể hiện này chỉ có giá trị dùng để lưu trữ, ghi sổ kế toán, chứ không có hiệu lực pháp lý trong giao dịch hay thanh toán. Nếu được in ra giấy, hóa đơn điện tử cần có dòng chữ “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử” để phân biệt rõ với hóa đơn giấy truyền thống.

2. Phân biệt bản thể hiện hóa đơn điện tử với hóa đơn gốc

Dưới đây là một vài tiêu chí phân biệt giúp bạn có thể nhận biết hóa đơn điện tử gốc với bản thể hiện hóa đơn điện tử là gì nhé!

Tiêu chí so sánh	Hóa đơn điện tử gốc	Bản thể hiện hóa đơn điện tử
Định dạng	Được lưu dưới dạng tệp XML – định dạng chuẩn để lưu trữ và xử lý dữ liệu hóa đơn.	Có thể ở dạng tệp PDF, HTML hoặc in ra giấy để thuận tiện cho việc đọc và theo dõi.
Nội dung thể hiện	Chứa đầy đủ các thông tin bắt buộc theo quy định của hóa đơn điện tử.	Cũng hiển thị đầy đủ nội dung hóa đơn như bản gốc.
Phần mềm cần thiết	Cần sử dụng phần mềm chuyên dụng để đọc và xử lý file XML.	Có thể mở và xem dễ dàng mà không cần phần mềm đặc biệt.
Mục đích sử dụng	Là bản chính thức của hóa đơn, dùng trong quản lý thuế, lưu trữ và giao dịch hợp pháp.	Chỉ sử dụng để tra cứu, theo dõi, lưu trữ nội bộ, ghi sổ kế toán.
Giá trị pháp lý	Có hiệu lực pháp lý và được công nhận trong các hoạt động kiểm tra, thanh tra thuế.	Không có giá trị pháp lý độc lập, chỉ hợp lệ khi đi kèm hóa đơn điện tử gốc, trừ khi hóa đơn được tạo từ máy tính tiền.

Hiểu đơn giản, hóa đơn điện tử gốc sẽ có giá trị pháp lý và có thể sử dụng trong các giao dịch thương mại. Ngược lại bản thể hiện hóa đơn chỉ đơn thuần là tài liệu có chứa thông tin hóa đơn gốc để thuận tiện cho việc đọc và kiểm tra hóa đơn.

3. 4 Lưu ý khi sử dụng bản thể hiện hóa đơn điện tử

Bên cạnh việc hiểu về bản thể hiện hóa đơn điện tử là gì thì dưới đây là một vài lưu ý quan trọng khi lập và sử dụng bản hóa đơn này nhé!

Có hóa đơn điện tử gốc hợp pháp

bản thể hiện hóa đơn điện tử phải được tạo ra từ hóa đơn gốc hợp pháp đáp ứng đủ yêu cầu trong Điều 9, Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Thể hiện đầy đủ, chính xác nội dung của hóa đơn điện tử gốc

Bản thể hiện phải đảm bảo đủ, chính xác nội dung trên hóa đơn điện tử gốc. Bao gồm các nội dung được quy định tại Điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC. Đặc biệt, hóa đơn sau khi chuyển đổi phải có dòng chữ “hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử” để phân biệt với hóa đơn giấy.

Chỉ có giá trị lưu trữ không thể giao dịch

Có đóng dấu chữ ký xác nhận bên bán

Mong rằng những chia sẻ trên đã phần nào giúp cả người bán lẫn người mua nắm rõ hơn về bản thể hiện của hóa đơn điện tử cũng như trả lời được câu hỏi bản thể hiện hóa đơn điện tử là gì. Qua đó, doanh nghiệp có thể sử dụng HĐĐT đúng quy định và tối ưu hiệu quả hoạt động kinh doanh.

Có thể bạn quan tâm: