Hóa đơn điện tử (HĐĐT) ngày càng trở thành công cụ quan trọng trong quản lý thuế và giao dịch kinh doanh tại Việt Nam. Để đảm bảo tính minh bạch, chính xác và tuân thủ pháp luật, các quy định về mẫu số hóa đơn điện tử được ban hành và cập nhật thường xuyên. Trong bài viết này, VTC Pay Blog sẽ cung cấp thông tin chi tiết về quy định mẫu số hóa đơn điện tử mới nhất theo các văn bản pháp luật hiện hành như Thông tư 32/2025/TT-BTC, Thông tư 78/2021/TT-BTC, và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, giúp doanh nghiệp, tổ chức, và cá nhân kinh doanh áp dụng đúng quy định.
Mẫu số hóa đơn điện tử là gì
Mẫu số hóa đơn điện tử là một chuỗi ký tự được quy định để xác định loại hóa đơn điện tử, giúp cơ quan thuế và các bên liên quan dễ dàng quản lý, phân loại và kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn. Theo Điểm a, Khoản 1, Điều 4, Thông tư 78/2021/TT-BTC, ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là một chữ số tự nhiên từ 1 đến 6, phản ánh loại hóa đơn điện tử cụ thể.
Căn cứ Điểm a, Khoản 1, Điều 5, Thông tư 32/2025/TT-BTC, ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được mở rộng từ 1 đến 9, bao gồm các loại sau:
- 1: Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng (GTGT).
- 2: Hóa đơn điện tử bán hàng.
- 3: Hóa đơn điện tử bán tài sản công.
- 4: Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia.
- 5: Hóa đơn điện tử khác như tem, vé, thẻ, phiếu thu điện tử hoặc chứng từ điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- 6: Chứng từ điện tử như phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hoặc phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.
- 7: Hóa đơn thương mại điện tử.
- 8: Hóa đơn GTGT tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí.
- 9: Hóa đơn bán hàng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí.
Mẫu số hóa đơn điện tử được thể hiện trong một chuỗi 7 ký tự, trong đó:
- Ký tự đầu tiên là mẫu số hóa đơn (từ 1 đến 9).
- 6 ký tự tiếp theo là ký hiệu hóa đơn điện tử, thể hiện thông tin về năm lập hóa đơn, loại mã hóa đơn, và đơn vị sử dụng.
Quy định về mẫu số hóa đơn điện tử
Theo Thông tư 32/2025/TT-BTC, ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được quy định chặt chẽ để đảm bảo tính thống nhất và minh bạch. Cụ thể:
- Ký tự đầu tiên (1-9) xác định loại hóa đơn như đã liệt kê ở trên.
- 6 ký tự tiếp theo bao gồm:
- 2 ký tự đầu: Thể hiện năm lập hóa đơn (ví dụ: 25 là năm 2025).
- 1 ký tự tiếp theo: Thể hiện loại mã hóa đơn (C: có mã cơ quan thuế; K: không có mã).
- 3 ký tự cuối: Thể hiện đặc điểm cụ thể của hóa đơn (do doanh nghiệp tự quy định hoặc theo hướng dẫn của cơ quan thuế).
Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử phải được ghi rõ ràng trên hóa đơn để đảm bảo tính hợp pháp và hỗ trợ công tác kiểm tra, đối chiếu.
Ký hiệu mẫu số hóa đơn do Cục Thuế đặt in
Ngoài ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử do doanh nghiệp tự lập, các hóa đơn do Cục Thuế hoặc Chi cục Thuế đặt in cũng có quy định riêng. Theo Điểm a, Khoản 2, Điều 5, Thông tư 32/2025/TT-BTC, ký hiệu mẫu số hóa đơn do Chi cục Thuế đặt in gồm 11 ký tự, thể hiện:
- 6 ký tự đầu: Tên loại hóa đơn, ví dụ:
- 01GTKT: Hóa đơn GTGT.
- 02GTTT: Hóa đơn bán hàng.
- 03XKNB: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
- 04HGDL: Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.
- 07KPTQ: Hóa đơn khu phi thuế quan.
- 1 ký tự tiếp theo: Số liên hóa đơn (1, 2, hoặc 3, tương ứng với liên lưu, liên giao khách, hoặc liên nội bộ).
- 1 ký tự phân cách: Dấu “/”.
- 3 ký tự cuối: Số thứ tự mẫu trong loại hóa đơn (từ 001 đến 999).
Quy định về cách đánh số hóa đơn điện tử
Theo Khoản 3, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cách đánh số hóa đơn điện tử được quy định như sau:
- Số hóa đơn là số thứ tự trên hóa đơn, ghi bằng chữ số Ả-rập, tối đa 8 chữ số (từ 00000001 đến 99999999).
- Số hóa đơn bắt đầu từ số 1 vào ngày 1/1 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn, và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
- Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và mẫu số hóa đơn.
- Đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, số hóa đơn được in sẵn và sử dụng đến hết kể từ khi mua.
Trường hợp doanh nghiệp có nhiều cơ sở sử dụng cùng loại hóa đơn điện tử, số hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục dựa trên thời điểm ký số hoặc ký điện tử. Nếu không tuân thủ nguyên tắc trên, hệ thống lập hóa đơn phải đảm bảo số hóa đơn tăng theo thời gian và chỉ được sử dụng một lần duy nhất.
Ký hiệu quy định về mẫu số hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ
Đối với tem, vé, thẻ do Chi cục Thuế đặt in, ký hiệu mẫu số hóa đơn được quy định tại Khoản 3, Điều 4, Thông tư 78/2021/TT-BTC:
- 01/: Tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn GTGT.
- 02/: Tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn bán hàng.
Các ký tự còn lại do Chi cục Thuế quy định, nhưng tổng số không vượt quá 11 ký tự.
Kết luận
Quy định về mẫu số hóa đơn điện tử được ban hành nhằm đảm bảo tính thống nhất, minh bạch và hiệu quả trong quản lý hóa đơn. Doanh nghiệp, tổ chức, và cá nhân kinh doanh cần nắm rõ các quy định tại Thông tư 32/2025/TT-BTC, Thông tư 78/2021/TT-BTC, và Nghị định 123/2020/NĐ-CP để lập và sử dụng hóa đơn điện tử đúng cách. Việc tuân thủ không chỉ giúp tránh vi phạm pháp luật mà còn nâng cao hiệu quả quản lý và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.
VTC POS mang đến giải pháp hóa đơn điện tử tích hợp máy tính tiền hiện đại, hỗ trợ các hộ kinh doanh tuân thủ đầy đủ Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2024/TT-BTC. Tính năng độc đáo như loa thu ngân thông báo thanh toán và hỗ trợ thanh toán QR động giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng, tăng tính minh bạch và chuyên nghiệp.
Xem thêm:
Thời hạn bắt buộc dùng hóa đơn điện tử là khi nào?
Mẫu biên bản hủy và thu hồi hóa đơn điện tử (Cập nhật 2025)
Quy định về điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử
