Hóa đơn điện tử đang trở thành xu hướng tất yếu trong quản lý tài chính doanh nghiệp tại Việt Nam, đặc biệt trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ. Việc áp dụng hóa đơn điện tử không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình quản lý mà còn tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành. Trong bài viết này, VTC Pay Blog sẽ cung cấp mẫu quyết định hóa đơn điện tử mới nhất 2025, hướng dẫn chi tiết cách soạn thảo, nội dung cần có, và những lưu ý quan trọng khi triển khai.

Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử là gì?

Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử là văn bản bắt buộc mà các tổ chức, doanh nghiệp phải ban hành trước khi sử dụng hóa đơn điện tử. Theo khoản 1 Điều 7 Thông tư 32/2011/TT-BTC và Nghị định 119/2018/NĐ-CP, quyết định này cần được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc văn bản điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế. Đây là bước quan trọng trong quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, đảm bảo tuân thủ pháp luật và minh bạch trong quản lý.

Nội dung cần có trong quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Điều 7 Thông tư 32/2011/TT-BTC, một quyết định áp dụng hóa đơn điện tử cần bao gồm các nội dung sau:

• Tên hệ thống thiết bị và phần mềm ứng dụng được sử dụng để khởi tạo, lập hóa đơn điện tử.
• Thông tin về bộ phận chịu trách nhiệm kỹ thuật hoặc nhà cung cấp dịch vụ cho hệ thống hóa đơn điện tử.
• Quy trình vận hành, khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử trong nội bộ tổ chức.
• Trách nhiệm của các bộ phận liên quan (kế toán, bán hàng, kỹ thuật,…) trong việc xử lý, lưu trữ và chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy (nếu cần).
• Liệt kê chi tiết các loại hóa đơn điện tử và mục đích sử dụng của từng loại.

Mẫu quyết định áp dụng hóa đơn điện tử mới nhất 2025

Dưới đây là mẫu quyết định áp dụng hóa đơn điện tử được soạn thảo dựa trên các quy định pháp luật hiện hành, phù hợp với năm 2025:

Bạn có thể tải trực tiếp mẫu quyết định hóa đơn điện tử tại đây.

Lưu ý khi soạn thảo và sử dụng quyết định hóa đơn điện tử

• Đảm bảo quyết định được soạn thảo tuân thủ pháp luật, theo đúng quy định tại Thông tư 32/2011/TT-BTC và Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
• Quyết định cần được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong thời hạn quy định (thường là trước khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử).
• Đảm bảo cập nhật thông tin về hệ thống thiết bị, phần mềm, và nhà cung cấp dịch vụ được điền chính xác, rõ ràng.
• Quyết định cần được lưu trữ cẩn thận cùng các tài liệu liên quan để phục vụ kiểm tra, đối chiếu khi cần.

Thắc mắc về quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

Câu hỏi 1: Doanh nghiệp có bắt buộc phải ban hành quyết định áp dụng hóa đơn điện tử không?
Trả lời: Có, theo khoản 1 Điều 7 Thông tư 32/2011/TT-BTC, doanh nghiệp bắt buộc phải ban hành quyết định này và gửi đến cơ quan thuế trước khi sử dụng hóa đơn điện tử.

Câu hỏi 2: Quyết định hóa đơn điện tử có cần công chứng không?
Trả lời: Không, quyết định không cần công chứng nhưng phải được ký và đóng dấu bởi người có thẩm quyền của doanh nghiệp.

Câu hỏi 3: Có thể chỉnh sửa quyết định sau khi gửi cơ quan thuế không?
Trả lời: Nếu cần chỉnh sửa, doanh nghiệp phải làm văn bản bổ sung và gửi lại cơ quan thuế để cập nhật thông tin.

Kết luận

Việc ban hành quyết định áp dụng hóa đơn điện tử là bước quan trọng để doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật và tối ưu hóa quy trình quản lý. Mẫu quyết định hóa đơn điện tử mới nhất 2025 được cung cấp trong bài viết này đáp ứng đầy đủ các yêu cầu pháp lý và dễ dàng tùy chỉnh theo nhu cầu của doanh nghiệp. 

VTC POS cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử tích hợp máy tính tiền, tuân thủ Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2024/TT-BTC. Hệ thống này giúp doanh nghiệp bán lẻ, nhà hàng, dịch vụ xuất hóa đơn nhanh, chính xác, tối ưu quản lý và nâng cao trải nghiệm vận hành.

Xem thêm:

Cách viết hóa đơn điện tử theo hợp đồng (cập nhật 2025)

Hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử đơn giản nhất 2025

[Mới] Sửa đổi, bổ sung nghị định 123/2020 về hóa đơn điện tử