Hóa đơn điện tử theo hợp đồng là một phần quan trọng trong quy trình giao dịch kinh doanh, đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật. Trong bài viết này, VTC Pay Blog sẽ hướng dẫn chi tiết cách viết hóa đơn điện tử theo hợp đồng chuẩn xác, cập nhật theo quy định mới nhất năm 2025, giúp doanh nghiệp tránh sai sót và tối ưu quy trình kế toán.
Hóa đơn điện tử theo hợp đồng là gì?
Hóa đơn điện tử theo hợp đồng, hay còn gọi là hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) điện tử, là chứng từ số được lập để ghi nhận thông tin về giao dịch bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ theo hợp đồng kinh tế. Loại hóa đơn này áp dụng cho các tổ chức, doanh nghiệp kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ, bao gồm các hoạt động như:
- Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ nội địa.
- Vận tải quốc tế.
- Xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài hoặc vào khu phi thuế quan.
Hóa đơn điện tử theo hợp đồng phải tuân thủ các quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch.
Những lưu ý quan trọng trước khi lập hóa đơn điện tử theo hợp đồng
Trước khi lập hóa đơn, doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định về thời điểm lập hóa đơn và nguyên tắc lập hóa đơn để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp.
Thời điểm lập hóa đơn
Theo Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn điện tử theo hợp đồng được quy định như sau:
- Đối với bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn là khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa.
- Đối với cung cấp dịch vụ, hóa đơn được lập khi hoàn tất việc cung cấp dịch vụ, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền.
- Đối với giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ nhiều lần, mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao hạng mục/công đoạn dịch vụ phải lập hóa đơn riêng.
- Đối với tạm ứng hoặc thanh toán trước, hóa đơn được lập ngay khi nhận tiền, ghi rõ là hóa đơn tạm ứng.
Nguyên tắc lập viết hóa đơn điện tử theo hợp đồng
- Người lập hóa đơn phải là bên bán.
- Nội dung hóa đơn phải đầy đủ, chính xác, phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Hóa đơn điện tử phải có chữ ký số của bên bán. Chữ ký số của bên mua không bắt buộc, trừ khi có thỏa thuận giữa hai bên.
- Hóa đơn phải được lập theo thứ tự số hóa đơn, từ nhỏ đến lớn, đảm bảo liên tục và không trùng lặp.
- Dữ liệu hóa đơn phải được bảo mật, lưu trữ an toàn theo quy định tại Điều 11, Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Hướng dẫn cách viết hóa đơn điện tử theo hợp đồng chi tiết
Dưới đây là các bước cụ thể để lập hóa đơn điện tử theo hợp đồng chuẩn xác, tuân thủ quy định pháp luật năm 2025.
Bước 1: Kiểm tra hợp đồng
Trước khi lập hóa đơn, cần kiểm tra kỹ các điều khoản trong hợp đồng, bao gồm:
- Số hợp đồng, ngày ký hợp đồng.
- Điều khoản thanh toán (thanh toán một lần hay nhiều lần, giá trị mỗi đợt).
- Thời điểm giao hàng hoặc hoàn thành dịch vụ.
- Thông tin bên mua và bên bán (tên công ty, mã số thuế, địa chỉ).
Bước 2: Chuẩn bị thông tin cần thiết
Thu thập đầy đủ các thông tin sau:
- Thông tin bên bán, bao gồm tên công ty, mã số thuế, địa chỉ (thường đã được tích hợp sẵn trong phần mềm hóa đơn điện tử).
- Thông tin bên mua, bao gồm tên công ty (trùng khớp với giấy phép đăng ký kinh doanh), mã số thuế, địa chỉ, hình thức thanh toán (TM: tiền mặt, CK: chuyển khoản, TM/CK: chưa xác định).
- Chi tiết hàng hóa/dịch vụ: Tên, mã (nếu có), số lượng, đơn giá, thuế suất GTGT, tổng giá trị.
- Số hợp đồng và ngày ký hợp đồng.
Bước 3: Lập hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử
Thực hiện đăng nhập hệ thống trên phần mềm hóa đơn điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế. Sau đó tiến hành tạo hóa đơn mới, chọn mẫu hóa đơn GTGT phù hợp.
Điền đầy đủ các thông tin sau:
- Ngày/tháng/năm (ghi đúng thời điểm lập hóa đơn theo quy định).
- Điền đầy đủ thông tin bên mua,bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế, hình thức thanh toán.
- Lập bảng kê hàng hóa/dịch vụ rõ ràng:
- Ghi rõ tên hàng hóa/dịch vụ, mã (nếu có), đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền (chưa thuế).
- Tính thuế GTGT (thường 10%, hoặc 0% đối với xuất khẩu).
- Tổng cộng tiền thanh toán (bao gồm thuế GTGT).
- Ghi số hợp đồng và ngày ký hợp đồng.
- Nếu là hóa đơn tạm ứng hoặc điều chỉnh, ghi rõ nội dung (ví dụ: “Tạm ứng đợt 1 theo hợp đồng số XYZ, ngày 01/01/2025”).
Sử dụng chữ ký số để xác nhận hóa đơn.
Gửi hóa đơn cho khách hàng
- Gửi hóa đơn qua email hoặc hệ thống hóa đơn điện tử.
- Xác nhận với khách hàng rằng họ đã nhận được hóa đơn.
Ghi nhận và lưu trữ hóa đơn
- Ghi nhận kế toán:
- Ghi doanh thu vào sổ sách theo giá trị hóa đơn.
- Ghi thuế GTGT phải nộp vào tài khoản 3331.
- Nếu chưa nhận thanh toán, ghi vào tài khoản 131 (phải thu của khách hàng).
Lưu trữ: Lưu trữ hóa đơn điện tử trên hệ thống ít nhất 10 năm theo Điều 11, Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Trường hợp thanh toán nhiều lần
Nếu hợp đồng quy định thanh toán nhiều đợt, cần lập hóa đơn cho từng đợt như sau:
- Đối với hóa đơn tạm ứng, ghi rõ số tiền tạm ứng, số hợp đồng, ngày ký hợp đồng (ví dụ: “Tạm ứng 20% giá trị hợp đồng số XYZ, ngày 01/01/2025”).
- Đối với hóa đơn các đợt tiếp theo, ghi chi tiết số lượng hàng hóa/dịch vụ đã cung cấp, giá trị thanh toán của đợt đó.
- Đối với hóa đơn quyết toán, ghi tổng giá trị hợp đồng, các khoản đã thanh toán trước, và số tiền còn lại.
Ký tên và xác nhận
- Hóa đơn điện tử phải có chữ ký số của bên bán.
- Nếu bên mua có chữ ký số và thỏa thuận ký, hóa đơn cần có chữ ký số của cả hai bên.
- Đối với giao dịch qua điện thoại/fax, ghi rõ phương thức giao dịch trong phần ghi chú.
Một số lưu ý quan trọng khi viết hóa đơn điện tử theo hợp đồng
- Nếu danh mục hàng hóa/dịch vụ dài, sử dụng hóa đơn điện tử nhiều trang hoặc kèm bảng kê.
- Nếu có sai sót, lập hóa đơn điều chỉnh, ghi rõ nội dung điều chỉnh (tăng/giảm, sai sót gì, số hóa đơn gốc).
- Trong xây dựng, có thể ghi nội dung theo công trình bàn giao thay vì liệt kê chi tiết từng danh mục.
- Trước khi xuất, kiểm tra kỹ thông tin để tránh sai sót, đặc biệt là mã số thuế và địa chỉ bên mua.
- Đối với hóa đơn trên 20 triệu đồng, phải thanh toán qua chuyển khoản (CK) để được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí hợp lý.
Kết luận
Việc lập hóa đơn điện tử theo hợp đồng đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tối ưu hóa quy trình quản lý tài chính.
VTC POS mang đến giải pháp hóa đơn điện tử tối ưu, tích hợp trực tiếp từ máy tính tiền, hoàn toàn đáp ứng các quy định tại Nghị định 70/2025 và Thông tư 32/2024. Với mức chi phí phải chăng và khả năng kết nối mượt mà với hệ thống POS, VTC POS là lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp bán lẻ, nhà hàng, và dịch vụ, giúp xuất hóa đơn nhanh chóng, chính xác, và tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu của cơ quan thuế.
Xem thêm:
