Từ ngày 01/06/2025, các quy định mới về hóa đơn thương mại điện tử sẽ chính thức có hiệu lực theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, sửa đổi và bổ sung một số nội dung của Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Những thay đổi này nhằm tăng cường tính minh bạch, hiệu quả và thuận tiện trong việc sử dụng hóa đơn điện tử, đặc biệt đối với các hoạt động xuất khẩu hàng hóa và cung cấp dịch vụ ra nước ngoài. Dưới đây là những thông tin bạn cần phải biết về hóa đơn thương mại điện tử đã được VTC Pay Blog tổng hợp.
Hóa đơn thương mại điện tử là gì?
Theo khoản 2a Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được bổ sung bởi điểm c khoản 5 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn thương mại điện tử được định nghĩa như sau:
Hóa đơn thương mại điện tử là loại hóa đơn áp dụng cho các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân (người xuất khẩu) có hoạt động xuất khẩu hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ ra nước ngoài, với điều kiện người xuất khẩu đáp ứng yêu cầu chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế. Hóa đơn này phải tuân thủ quy định về nội dung theo Điều 10 và định dạng chuẩn dữ liệu theo Điều 12 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Trong trường hợp người xuất khẩu không đáp đủ điều kiện để truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế, họ có thể lựa chọn lập hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử thay thế.
Khi nào sử dụng hóa đơn thương mại điện tử?
Hóa đơn thương mại điện tử được sử dụng trong các trường hợp sau:
- Áp dụng cho các giao dịch thương mại quốc tế khi xuất khẩu hàng hóa hoặc dịch vụ ra nước ngoài
- Người xuất khẩu phải có khả năng truyền dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế qua phương thức điện tử, tuân thủ định dạng chuẩn XML và các yêu cầu kỹ thuật khác.
- Hóa đơn phải chứa đầy đủ các nội dung bắt buộc và được lưu trữ đúng quy định, tuân thủ quy định pháp luật.
Nếu không đáp ứng được điều kiện truyền dữ liệu điện tử, doanh nghiệp cần chuyển sang sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử.
Nội dung bắt buộc của hóa đơn thương mại điện tử từ ngày 01/06/2025
Theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn thương mại điện tử phải bao gồm các nội dung sau:
Thông tin trên hóa đơn
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
- Tên liên hóa đơn (áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, theo hướng dẫn của Bộ Tài chính)
- Số hóa đơn.
- Thông tin người bán bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế.
- Thông tin người mua bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách, hoặc số định danh cá nhân.
- Chi tiết hàng hóa, dịch vụ bao gồm tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá; thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT.
- Chữ ký của người bán và người mua (bằng chữ ký số).
Thông tin cần lưu ý
- Thời điểm lập hóa đơn được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch, tuân thủ Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Thời điểm ký số phải là thời điểm người bán và người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn, hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm. Nếu thời điểm ký số khác thời điểm lập hóa đơn, dữ liệu phải được gửi đến cơ quan thuế chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo.
- Mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, theo khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
- Phí, lệ phí và các khoản chiết khấu bao gồm phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có).
- Thông tin tổ chức nhận in hóa đơn bao gồm tên, mã số thuế của tổ chức nhận in (đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in).
- Chữ viết, chữ số và đồng tiền được thể hiện rõ ràng trên hóa đơn.
Doanh nghiệp có thể bổ sung biểu trưng, logo, hoặc các thông tin như hợp đồng mua bán, mã khách hàng, lệnh vận chuyển, tùy theo đặc thù giao dịch.
Những nội dung này đảm bảo hóa đơn thương mại điện tử đáp ứng các yêu cầu về pháp lý, minh bạch và dễ dàng tra cứu khi cần thiết.
Định dạng hóa đơn thương mại điện tử
Theo Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi khoản 9 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, định dạng hóa đơn thương mại điện tử phải tuân thủ các tiêu chuẩn sau:
- Sử dụng ngôn ngữ chuẩn XML để truyền tải, lưu trữ và hiển thị nội dung hóa đơn.
- Cấu trúc dữ liệu bao gồm phần dữ liệu nghiệp vụ (nội dung hóa đơn) và phần dữ liệu chữ ký số. Đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế, bổ sung thêm thành phần dữ liệu mã cơ quan thuế.
Yêu cầu kỹ thuật
- Kết nối với hệ thống Tổng cục Thuế qua đường truyền riêng hoặc mạng MPLS VPN Layer 3, với tốc độ tối thiểu 5 Mbps (có đường truyền dự phòng).
- Sử dụng Web Service hoặc Message Queue (MQ) với tính năng mã hóa dữ liệu.
- Dữ liệu được đóng gói và truyền tải theo giao thức SOAP.
- Nội dung hóa đơn phải được hiển thị phải rõ ràng, đầy đủ, chính xác và có thể xem trên các thiết bị điện tử.
Tổng cục Thuế chịu trách nhiệm công bố định dạng dữ liệu và cung cấp công cụ hỗ trợ hiển thị hóa đơn điện tử, đảm bảo tính thống nhất và tuân thủ quy định.
Thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử
Thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử được quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, như sau:
- Đối với bán hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn là khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, bất kể đã thu tiền hay chưa.
- Đối với xuất khẩu hàng hóa: Người bán tự xác định thời điểm lập hóa đơn, nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.
- Đối với cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn là khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (trừ các trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng cho một số dịch vụ như kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế, thẩm định giá, khảo sát, thiết kế kỹ thuật, tư vấn giám sát, lập dự án đầu tư xây dựng).
- Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục: Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao phải lập hóa đơn tương ứng với khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ.
- Trường hợp đối soát dữ liệu: Đối với các giao dịch phát sinh thường xuyên, thời điểm lập hóa đơn là khi hoàn thành đối soát dữ liệu giữa các bên, nhưng không quá ngày 07 của tháng sau hoặc 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước (theo thỏa thuận giữa người bán và người mua).
Bảo quản và lưu trữ hóa đơn thương mại điện tử
Theo Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn thương mại điện tử phải được bảo quản và lưu trữ như sau:
- Hóa đơn thương mại điện tử phải được đảm bảo tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi hoặc sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ. Đồng thời, lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán (thường là 10 năm).
- Hóa đơn điện tử được lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân có thể tự chọn hình thức lưu trữ phù hợp với điều kiện hoạt động và khả năng công nghệ, nhưng phải đảm bảo hóa đơn có thể in ra giấy hoặc tra cứu khi có yêu cầu.
- Hóa đơn chưa lập cần được lưu trữ trong kho theo chế độ bảo quản chứng từ có giá.
- Hóa đơn đã lập đối với đơn vị kế toán cần được lưu trữ theo quy định về chứng từ kế toán; đối với tổ chức, hộ, cá nhân không phải đơn vị kế toán thì được lưu trữ như tài sản riêng.
Hành vi bị nghiêm cấm liên quan đến hóa đơn thương mại điện tử
Điều 5 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi khoản 4 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, quy định các hành vi bị cấm trong lĩnh vực hóa đơn, chứng từ, bao gồm:
Đối với công chức thuế
- Gây phiền hà, khó khăn cho tổ chức, cá nhân khi mua hóa đơn, chứng từ.
- Bao che, thông đồng để sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp.
- Nhận hối lộ khi thanh tra, kiểm tra về hóa đơn.
Đối với tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ
- Sử dụng hóa đơn không hợp pháp hoặc làm giả hóa đơn, chứng từ để thực hiện hành vi trái pháp luật.
- Cản trở công chức thuế thi hành công vụ, gây tổn hại sức khỏe hoặc nhân phẩm.
- Truy cập trái phép, làm sai lệch hoặc phá hủy hệ thống thông tin hóa đơn.
- Đưa hối lộ hoặc thực hiện hành vi mưu lợi bất chính liên quan đến hóa đơn.
- Không chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế theo quy định.
Những hành vi này có thể dẫn đến các hình phạt nghiêm khắc, bao gồm xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự, tùy theo mức độ vi phạm.
Kết luận
Hóa đơn thương mại điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP là một bước tiến quan trọng trong việc hiện đại hóa quản lý thuế và thúc đẩy thương mại điện tử quốc tế. Với các quy định cụ thể về nội dung, định dạng, thời điểm lập và lưu trữ, doanh nghiệp cần nắm vững để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.
VTC POS mang đến giải pháp hóa đơn điện tử tích hợp trực tiếp từ máy tính tiền, tuân thủ quy định tại Nghị định 70/2025 và Thông tư 32/2024.
VTC POS là lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp bán lẻ, nhà hàng, và dịch vụ, với mức chi phí phải chăng, công nghệ hiện đại giúp xuất hóa đơn nhanh chóng, chính xác, và tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu của cơ quan thuế.
Xem thêm:
