Hướng dẫn điều chỉnh hóa đơn điện tử sai tên hàng

Nội dung chính

Hóa đơn điện tử sai tên hàng hóa là một trong những lỗi phổ biến mà các doanh nghiệp gặp phải trong quá trình lập hóa đơn. Sai sót này không chỉ gây ảnh hưởng đến tính chính xác của sổ sách kế toán mà còn tiềm ẩn nguy cơ vi phạm pháp luật, dẫn đến xử phạt hoặc mất uy tín với đối tác. VTC Pay Blog sẽ hướng dẫn chi tiết cách điều chỉnh hóa đơn điện tử sai tên hàng theo đúng quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, đồng thời cung cấp các ví dụ minh họa, mẹo thực tế và giải pháp để doanh nghiệp tránh sai sót trong tương lai.

Hóa đơn điện tử sai tên hàng hóa là gì?

Hóa đơn điện tử sai tên hàng hóa là trường hợp thông tin về tên hàng hóa, dịch vụ ghi trên hóa đơn không đúng với thực tế giao dịch hoặc không khớp với thông tin đã đăng ký với cơ quan thuế. Ví dụ, một doanh nghiệp bán “Máy in laser A3” nhưng hóa đơn lại ghi “Máy in phun màu A4”. Lỗi này có thể xảy ra với cả hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế.

Sai sót về tên hàng hóa cần được xử lý ngay khi phát hiện để đảm bảo hóa đơn hợp lệ, tránh ảnh hưởng đến việc khấu trừ thuế giá trị gia tăng (VAT), chi phí hợp lệ, và uy tín doanh nghiệp.

Nguyên nhân dẫn đến hóa đơn điện tử sai tên hàng hóa

Hóa đơn sai tên hàng hóa có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau, bao gồm:

Nhập liệu sai do bất cẩn hoặc thiếu kiểm tra trước khi phát hành hóa đơn; hoặc giao tiếp sai lệch giữa các bộ phận (bán hàng, kho, kế toán) hoặc với khách hàng, dẫn đến ghi sai tên hàng hóa.
Nhân viên kế toán chưa thành thạo quy trình lập hóa đơn điện tử.
Phần mềm hóa đơn điện tử gặp trục trặc, đồng bộ sai dữ liệu hoặc sinh mã hàng hóa không chính xác. Hoặc hệ thống chưa cập nhật thông tin mới nhất về tên, mã hàng hóa do doanh nghiệp thay đổi danh mục sản phẩm.
Một số trường hợp doanh nghiệp cố tình ghi sai tên hàng hóa để điều chỉnh giá trị, thuế suất hoặc che giấu giao dịch, dù đây là hành vi vi phạm pháp luật nghiêm trọng.

Doanh nghiệp không có quy trình kiểm tra chéo thông tin hóa đơn trước khi phát hành, dẫn đến sai sót không được phát hiện kịp thời.

Hiểu rõ nguyên nhân giúp doanh nghiệp đưa ra giải pháp phù hợp, đồng thời ưu tiên xử lý sai sót càng sớm càng tốt để tránh rủi ro pháp lý.

Hậu quả của việc sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử

Sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử có thể gây ra nhiều hệ lụy nghiêm trọng, bao gồm:

Vi phạm pháp luật: Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn sai tên hàng hóa được xem là không hợp lệ, dẫn đến:
- Không được khấu trừ thuế VAT.
- Không được tính vào chi phí hợp lệ khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.
- Nguy cơ bị xử phạt hành chính lên đến 15 triệu đồng (theo Điều 29, Nghị định 125/2020/NĐ-CP).
Ảnh hưởng đến kế toán: Sai sót làm lệch dữ liệu tài chính, gây khó khăn trong việc đối chiếu sổ sách, kiểm toán hoặc giải trình với cơ quan thuế.
Tăng chi phí vận hành: Doanh nghiệp phải dành thời gian, nguồn lực để xử lý hóa đơn sai, bao gồm lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế, gửi thông báo cho cơ quan thuế, và thậm chí chi trả phí phạt nếu vi phạm.
Mất uy tín với đối tác: Hóa đơn sai thông tin khiến khách hàng nghi ngờ về tính chuyên nghiệp và minh bạch, có thể dẫn đến từ chối nhận hóa đơn, chậm thanh toán hoặc gián đoạn hợp tác.
Rủi ro thanh tra thuế: Nếu không xử lý sai sót trước khi cơ quan thuế kiểm tra, doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế, phạt bổ sung và chịu các biện pháp chế tài khác.

Căn cứ pháp lý để điều chỉnh hóa đơn điện tử sai tên hàng

Việc điều chỉnh hóa đơn điện tử sai tên hàng hóa được quy định chi tiết trong các văn bản pháp luật sau:

Nghị định 123/2020/NĐ-CP (ban hành ngày 19/10/2020): Quy định về hóa đơn, chứng từ, bao gồm các trường hợp sai sót và quy trình xử lý (Điều 19).
Thông tư 78/2021/TT-BTC (ban hành ngày 17/9/2021): Hướng dẫn thực hiện Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Luật Quản lý thuế, cung cấp quy trình lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế (Điều 7).
Nghị định 125/2020/NĐ-CP: Quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế và hóa đơn, bao gồm mức phạt đối với hóa đơn sai sót.

Các quy định này áp dụng cho cả hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế, đảm bảo doanh nghiệp thực hiện đúng quy trình để tránh rủi ro pháp lý.

Quy trình điều chỉnh hóa đơn điện tử sai tên hàng

Tùy vào tình trạng hóa đơn (đã gửi hay chưa gửi cho người mua), quy trình điều chỉnh sẽ khác nhau. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:

Trường hợp hóa đơn chưa gửi cho người mua

Trong trường hợp người bán nhận thấy hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã được cơ quan thuế cấp mã nhưng có lỗi về tên hàng hóa và chưa gửi cho người mua, việc xử lý được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:

Thông báo sai sót: Người bán gửi thông báo đến cơ quan thuế về lỗi tên hàng hóa theo Mẫu 04/SS-HĐĐT (Phụ lục IA, Nghị định 123/2020/NĐ-CP) để thông báo hủy hóa đơn bị sai.

2. Lập hóa đơn mới: Người bán tạo hóa đơn điện tử mới để thay thế hóa đơn sai, ký số và gửi đến cơ quan thuế để được cấp mã hóa đơn mới.

3. Gửi hóa đơn cho người mua: Chuyển hóa đơn mới đã được cấp mã đến người mua qua các kênh phù hợp.

4. Lưu trữ: Bảo quản hóa đơn mới theo đúng quy định pháp luật.

Lưu ý: Sau khi nhận được thông báo hủy và hóa đơn thay thế từ người bán, cơ quan thuế sẽ tiến hành hủy HĐĐT sai sót đã cấp mã trên hệ thống quản lý của mình.

Trường hợp hóa đơn đã gửi cho người mua

Theo khoản 2, Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và điểm a, khoản 1, Điều 7, Thông tư 78/2021/TT-BTC, nếu hóa đơn đã gửi cho người mua (có mã hoặc không có mã), doanh nghiệp có thể chọn một trong hai cách:

Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh

Lập biên bản thỏa thuận (nếu cần): Hai bên (người mua và người bán) lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót về tên hàng hóa. Ví dụ: “Hóa đơn số 001 ghi sai tên hàng hóa từ ‘Máy in phun màu A4’ thành ‘Máy in laser A3’”.
Lập hóa đơn điều chỉnh: Xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh với dòng chữ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số…, ký hiệu…, số…, ngày… tháng… năm…”. Nội dung điều chỉnh ghi rõ thông tin sai và thông tin đúng.
Ký số và gửi cơ quan thuế: Gửi hóa đơn điều chỉnh để được cấp mã (nếu là hóa đơn có mã).
Gửi người mua: Gửi hóa đơn điều chỉnh cho người mua qua email hoặc hệ thống.
Lưu trữ: Lưu cả hóa đơn sai và hóa đơn điều chỉnh để đối chiếu sau này.

Cách 2: Lập hóa đơn thay thế

Lập biên bản thỏa thuận (nếu cần): Ghi rõ sai sót và thỏa thuận hủy hóa đơn cũ.
Lập hóa đơn thay thế: Xuất hóa đơn điện tử mới với dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số…, ký hiệu…, số…, ngày… tháng… năm…”. Hóa đơn thay thế phải ghi đầy đủ thông tin đúng, thay thế hoàn toàn hóa đơn cũ.
Ký số và gửi cơ quan thuế: Gửi hóa đơn thay thế để được cấp mã (nếu cần).
Gửi người mua: Gửi hóa đơn thay thế cho người mua.
Lưu trữ: Lưu cả hóa đơn sai (đã hủy) và hóa đơn thay thế.

Thời hạn gửi thông báo sai sót: Doanh nghiệp phải gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế chậm nhất vào ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT có phát sinh hóa đơn điều chỉnh/thay thế.

Trường hợp hóa đơn đã điều chỉnh nhưng vẫn phát hiện sai sót

Theo điểm c, khoản 1, Điều 7, Thông tư 78/2021/TT-BTC, nếu hóa đơn đã được điều chỉnh hoặc thay thế nhưng vẫn có sai sót, doanh nghiệp phải tiếp tục xử lý theo hình thức đã áp dụng trước đó (điều chỉnh hoặc thay thế). Quy trình tương tự như trên, đảm bảo ghi rõ thông tin hóa đơn gốc và các lần điều chỉnh trước.

Những lưu ý quan trọng khi xử lý hóa đơn sai sót

Thời hạn xử lý: Gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT trước ngày cuối kỳ kê khai thuế GTGT để tránh bị phạt.
Lưu trữ đầy đủ: Giữ lại cả hóa đơn sai, hóa đơn điều chỉnh/thay thế, và biên bản thỏa thuận để phục vụ kiểm tra, thanh tra.
Liên hệ cơ quan thuế khi cần: Nếu gặp khó khăn trong quy trình, liên hệ Chi cục Thuế quản lý để được hướng dẫn chi tiết.
Không sửa trực tiếp hóa đơn cũ: Mọi sai sót phải được xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh/thay thế, không được chỉnh sửa trên hóa đơn đã phát hành.
Kiểm tra định kỳ: Rà soát hóa đơn định kỳ để phát hiện sai sót sớm, tránh tích lũy lỗi.

Kết luận

Hóa đơn điện tử sai tên hàng hóa là lỗi phổ biến nhưng có thể được xử lý dễ dàng nếu doanh nghiệp tuân thủ đúng quy trình. Việc điều chỉnh hóa đơn điện tử sai tên hàng cần được thực hiện kịp thời, trước khi cơ quan thuế kiểm tra, để đảm bảo tính hợp lệ và tránh rủi ro pháp lý.

VTC POS cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, giúp các doanh nghiệp và hộ kinh doanh tuân thủ quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Giải pháp này cho phép phát hành hóa đơn điện tử ngay tại thời điểm bán hàng, tự động kết nối và chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế, đảm bảo minh bạch và chính xác.

Hy vọng bài viết này đã cung cấp hướng dẫn chi tiết và thực tiễn để bạn thực hiện điều chỉnh hóa đơn điện tử sai tên hàng một cách chuyên nghiệp.

Xem thêm:

Mẫu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể mới nhất 2025

Cách mở file xml hóa đơn điện tử đơn giản nhất

Quy định về mẫu số hóa đơn điện tử mới nhất

Trần Trang