Nội dung chính
Hóa đơn điện tử đã trở thành công cụ không thể thiếu đối với các hộ kinh doanh cá thể tại Việt Nam, đặc biệt kể từ khi quy định bắt buộc sử dụng được áp dụng từ ngày 01/07/2022 theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Trong bài viết này, VTC Pay Blog sẽ cung cấp thông tin chi tiết về mẫu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể mới nhất 2025, bao gồm các loại hóa đơn, nội dung bắt buộc, quy trình đăng ký, và các lưu ý quan trọng.
Hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể là gì?
Theo Điều 89 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, do tổ chức hoặc cá nhân kinh doanh lập để ghi nhận thông tin về giao dịch bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Hóa đơn này tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán, thuế, và được tạo lập bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử có thể có mã xác thực của cơ quan thuế hoặc không có mã, tùy thuộc vào loại hình và phương pháp kê khai thuế của hộ kinh doanh. Đối với hộ kinh doanh cá thể, việc sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ đảm bảo tính hợp pháp mà còn giúp tiết kiệm chi phí, giảm thiểu sai sót, và tăng tính minh bạch trong quản lý thuế.
Quy định về mẫu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, từ ngày 01/07/2022, các hộ kinh doanh cá thể bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử, trừ một số trường hợp đặc biệt. Cụ thể:
Trường hợp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử
Theo Điều 6 Thông tư 78/2021/TT-BTC, các trường hợp sau phải sử dụng hóa đơn điện tử:
- Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.
- Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán hoặc từng lần phát sinh nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn sẽ được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử lẻ theo từng lần phát sinh.
Trường hợp chưa bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử
Hộ kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn được phép sử dụng hóa đơn giấy của cơ quan thuế trong tối đa 12 tháng nếu:
- Không giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử.
- Không có hạ tầng công nghệ thông tin, hệ thống phần mềm kế toán, hoặc phần mềm hóa đơn điện tử.
- Thời gian 12 tháng được tính từ 01/07/2022 đối với hộ kinh doanh đang hoạt động trước ngày này, hoặc từ thời điểm đăng ký sử dụng hóa đơn đối với hộ mới thành lập.
Trong thời gian này, cơ quan thuế sẽ hỗ trợ chuyển đổi dần sang hóa đơn điện tử để đảm bảo tuân thủ quy định.
Các mẫu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể
Theo Thông tư 68/2019/TT-BTC và Thông tư 78/2021/TT-BTC, các mẫu hóa đơn điện tử áp dụng cho hộ kinh doanh cá thể bao gồm nhiều loại, phù hợp với từng phương pháp kê khai thuế và ngành nghề. Dưới đây là các mẫu hóa đơn phổ biến:
Hóa đơn giá trị gia Tăng (Mẫu số 01)
Áp dụng cho các hộ kinh doanh kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ với mục đích ghi nhận doanh thu và xác định nghĩa vụ thuế. Nội dung bao gồm thông tin người bán, người mua, tên hàng hóa/dịch vụ, thuế suất GTGT, tổng tiền thanh toán, và chữ ký số.
- Ký hiệu mẫu số: Số 1 (phản ánh hóa đơn giá trị gia tăng).
- Ký hiệu hóa đơn: Ví dụ 1C25TAA (hóa đơn có mã của cơ quan thuế, lập năm 2025, do hộ kinh doanh đăng ký sử dụng) hoặc 1K25TYY (hóa đơn không có mã, lập năm 2025, do hộ kinh doanh đăng ký sử dụng).
Hóa đơn bán hàng (Mẫu số 02)
Các hộ kinh doanh kê khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp cần sử dụng mẫu hóa đơn này. Nội dung hóa đơn cần ghi nhận thông tin giao dịch bán hàng hóa/dịch vụ, không bao gồm thuế GTGT.
- Ký hiệu mẫu số: Số 2 (phản ánh hóa đơn bán hàng).
- Ký hiệu hóa đơn: Ví dụ 2C25TBB (hóa đơn có mã của cơ quan thuế, lập năm 2025, do hộ kinh doanh đăng ký sử dụng) hoặc 2K25TYY (hóa đơn không có mã, lập năm 2025, do hộ kinh doanh đăng ký sử dụng).
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử (Mẫu số 03)
Dùng để ghi nhận việc xuất kho và vận chuyển hàng hóa, giúp đảm bảo minh bạch trong quản lý hàng hóa. Nội dung hóa đơn bao gồm thông tin hàng hóa, phương tiện vận chuyển, người vận chuyển, và địa điểm giao nhận.
- Ký hiệu mẫu số: Số 6 (phản ánh phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử).
- Ký hiệu hóa đơn: Ví dụ 6K25NAB (phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, không có mã, lập năm 2025, do hộ kinh doanh đăng ký sử dụng).
Hóa đơn giá trị gia tăng đặc thù (Mẫu số 04)
Phù hợp với các giao dịch đặc thù, không yêu cầu đầy đủ nội dung như mẫu số 01. Vì loại hóa đơn này linh hoạt, tùy thuộc vào đặc điểm giao dịch.
- Ký hiệu mẫu số: Số 1 (nếu là hóa đơn giá trị gia tăng đặc thù).
- Ký hiệu hóa đơn: Ví dụ 1K25DAA (hóa đơn giá trị gia tăng đặc thù, không có mã, lập năm 2025, do hộ kinh doanh đăng ký sử dụng).
Hóa đơn giá trị gia tăng bằng ngoại tệ (Mẫu số 05)
Dùng cho các hộ kinh doanh có giao dịch bằng ngoại tệ. Nội dung hóa đơn cần ghi rõ tỷ giá, đơn giá, và tổng tiền bằng ngoại tệ.
- Ký hiệu mẫu số: Số 1 (phản ánh hóa đơn giá trị gia tăng).
- Ký hiệu hóa đơn: Ví dụ 1C25TAA (hóa đơn có mã của cơ quan thuế, lập năm 2025, do hộ kinh doanh đăng ký sử dụng).
Các mẫu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể khác
Tem, vé, thẻ điện tử
Áp dụng cho các ngành nghề đặc thù như vận tải, giải trí. Ký hiệu mẫu số: Số 5 (phản ánh tem, vé, thẻ điện tử). Ký hiệu hóa đơn: Ví dụ 1K25GYY (tem/vé/thẻ là hóa đơn giá trị gia tăng, không có mã, lập năm 2025) hoặc 2K25HYY (tem/vé/thẻ là hóa đơn bán hàng, không có mã, lập năm 2025).
Phiếu thu tiền
Ghi nhận các khoản thu không thuộc giao dịch bán hàng hóa/dịch vụ. Ký hiệu mẫu số: Số 5 (phản ánh phiếu thu điện tử). Ký hiệu hóa đơn: Ví dụ 5K25TYY (phiếu thu điện tử, không có mã, lập năm 2025, do hộ kinh doanh đăng ký sử dụng).
Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử
Với ký hiệu mẫu số: Số 6 (phản ánh phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử). Ký hiệu hóa đơn ví dụ như 6K25BAB (phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý, không có mã, lập năm 2025, do hộ kinh doanh đăng ký sử dụng).
Nội dung bắt buộc trên mẫu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể
Theo Điều 6 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn điện tử hợp lệ phải bao gồm các thông tin sau:
- Tên loại hóa đơn
- Ký hiệu và mẫu số hóa đơn
- Số hóa đơn: Đánh số thứ tự liên tục, không trùng lặp.
- Thông tin người bán: Tên hộ kinh doanh, địa chỉ, mã số thuế.
- Thông tin người mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có).
- Chi tiết hàng hóa/dịch vụ: Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
- Thuế GTGT: Thuế suất, số tiền thuế (nếu áp dụng).
- Tổng tiền thanh toán: Bao gồm thuế GTGT (nếu có).
- Chữ ký số: Của người bán, và người mua (nếu có thỏa thuận).
- Thời điểm lập hóa đơn: Ngày, tháng, năm.
- Mã xác thực: Đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế.
- Thông tin bổ sung: Phí, lệ phí, hoặc điều kiện giao dịch (nếu có).
Hóa đơn phải được lưu trữ dưới định dạng XML (đảm bảo toàn vẹn dữ liệu) và PDF (phục vụ kế toán).
Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh cá thể
Đối với hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai
Hộ kinh doanh cần đáp ứng các điều kiện:
- Có thiết bị kết nối Internet.
- Có địa chỉ email và chữ ký số theo mã số thuế.
- Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử (MISA, VNPT, EasyInvoice…).
Quy trình đăng ký
Bước 1: Vào Cổng thông tin hóa đơn điện tử tại https://hoadondientu.gdt.gov.vn hoặc phần mềm của nhà cung cấp dịch vụ.
Bước 2: Sử dụng mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục I, Nghị định 123/2020/NĐ-CP) để đăng ký.
Bước 3: Sau khi nộp hồ sơ, hệ thống sẽ gửi email thông báo tiếp nhận hoặc yêu cầu bổ sung.
Bước 4: Sau khi được chấp thuận, hộ kinh doanh nhận tài khoản và mật khẩu để sử dụng.
Bước 5: Ngừng sử dụng và tiêu hủy hóa đơn giấy chưa sử dụng (nếu có).
Đối với hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán hoặc từng lần phát sinh
- Nộp hồ sơ đến Chi cục Thuế nơi đăng ký kinh doanh (nếu có địa điểm cố định) hoặc nơi cư trú (nếu không có địa điểm cố định).
- Cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh khi có yêu cầu.
Kết luận
Việc sử dụng mẫu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể mới nhất 2025 không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là bước tiến quan trọng trong chuyển đổi số.
VTC POS cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, được thiết kế tối ưu cho các hộ kinh doanh, đáp ứng đầy đủ quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/06/2025). Hệ thống tích hợp thông minh, cho phép xuất hóa đơn ngay tại thời điểm giao dịch, tự động kết nối và chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế, đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật.
Hãy bắt đầu ngay hôm nay để tuân thủ pháp luật và nâng cao hiệu quả kinh doanh!
Xem thêm:
Cách mở file xml hóa đơn điện tử đơn giản nhất
