Điều chỉnh hóa đơn điện tử là quy trình quan trọng để xử lý các sai sót trên hóa đơn, đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong giao dịch thương mại. Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/06/2025) đã sửa đổi, bổ sung Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, mang đến nhiều điểm mới nhằm tối ưu hóa quy trình xử lý sai sót, tăng tính linh hoạt và hỗ trợ chuyển đổi số. Trong bài viết này, VTC Pay Blog sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết, cụ thể theo các quy định mới nhất và lưu ý thực tế để doanh nghiệp áp dụng hiệu quả.

Các điểm mới trong nghị định 70/2025/NĐ-CP về điều chỉnh hóa đơn điện tử

So với quy định hiện hành trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, Nghị định 70/2025/NĐ-CP bổ sung và sửa đổi các nội dung quan trọng liên quan đến điều chỉnh hóa đơn điện tử như sau:

Mở rộng trường hợp xử lý sai sót

• Đối với hóa đơn có sai sót nhỏ (tên, địa chỉ) thì không cần lập lại hóa đơn, chỉ cần thông báo sai sót qua Mẫu 04/SS-HĐĐT tới cơ quan thuế và người mua.
• Đối với hóa đơn có sai sót lớn (mã số thuế, số tiền, thuế suất, hàng hóa), doanh nghiệp có thể chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn, với quy định rõ ràng về cách ghi chú trên hóa đơn mới.

Quy định về lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế cho nhiều hóa đơn sai trong cùng tháng

Doanh nghiệp được phép lập một hóa đơn điều chỉnh/thay thế cho nhiều hóa đơn sai sót trong cùng tháng, kèm theo Mẫu 01/BK-ĐCTT để kê khai các hóa đơn sai.

Yêu cầu văn bản thỏa thuận

Trước khi điều chỉnh/thay thế, nếu người mua là doanh nghiệp, tổ chức, hoặc hộ/cá nhân kinh doanh, cần lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót. Nếu người mua là cá nhân, chỉ cần thông báo qua website hoặc trực tiếp.

Đối với ngành hàng không và các lĩnh vực đặc thù

• Hóa đơn đổi/hoàn chứng từ vận chuyển hàng không được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần ghi “Điều chỉnh cho hóa đơn…”.
• Doanh nghiệp vận chuyển hàng không được phép xuất hóa đơn thay cho đại lý trong trường hợp hoàn/đổi vé.

Xử lý hóa đơn sai nhiều lần

Nếu hóa đơn điều chỉnh/thay thế tiếp tục sai, các lần xử lý sau phải theo cùng phương thức (điều chỉnh hoặc thay thế) đã chọn ban đầu.

Hóa đơn điều chỉnh trong các trường hợp đặc biệt

• Khi thay đổi giá trị do quyết toán, cần lập hóa đơn điều chỉnh với giá trị tăng (dấu +) hoặc giảm (dấu -) phù hợp thực tế.
• Điều chỉnh trên hóa đơn lần mua cuối hoặc kỳ tiếp theo, kèm bảng kê nếu cần khi chiết khấu thương mại
• Khi trả lại hàng hóa, người mua (nếu sử dụng hóa đơn điện tử) có thể lập hóa đơn trả lại hàng, hoặc người bán lập hóa đơn điều chỉnh.
• Nếu hoàn phí bảo hiểm/dịch vụ cần lập hóa đơn điều chỉnh ghi rõ số tiền hoàn, lý do, kèm biên bản thỏa thuận.

Kê khai thuế

Hóa đơn điều chỉnh/thay thế sai sót lớn được kê khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn gốc. Hóa đơn điều chỉnh do quyết toán/chiết khấu được kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh.

Quy trình điều chỉnh hóa đơn điện tử

Dựa trên Điều 19 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, quy trình điều chỉnh hóa đơn điện tử bao gồm các bước sau:

Bước 1: Phát hiện và phân loại sai sót

Xác định sai sót

• Sai sót nhỏ: Tên, địa chỉ (không ảnh hưởng mã số thuế).
• Sai sót lớn: Mã số thuế, số tiền, thuế suất, hàng hóa không đúng quy cách.

Bước 2: Lập văn bản thỏa thuận (nếu cần)

Đối với người mua là tổ chức/doanh nghiệp/hộ kinh doanh, lập văn bản thỏa thuận ghi rõ:

• Số hóa đơn, ký hiệu, ngày lập hóa đơn gốc.
• Nội dung sai sót.
• Phương thức xử lý (điều chỉnh/thay thế).

Đối với người mua là cá nhân, thông báo qua website hoặc trực tiếp.

• Lưu ý: Văn bản thỏa thuận cần ký số, lưu trữ và xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.

Bước 3: Lựa chọn phương thức xử lý

Đối với sai sót nhỏ, cần thông báo sai sót qua Mẫu 04/SS-HĐĐT tới cơ quan thuế và người mua, không cần lập hóa đơn mới.

Đối với sai sót lớn:

• Lập hóa đơn điều chỉnh với dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… Ký hiệu… Số… Ngày…”. Ghi giá trị tăng (+) hoặc giảm (-).
• Trong trường hợp muốn thay thế, cần lập hóa đơn mới với dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… Ký hiệu… Số… Ngày…”.
• Nếu có nhiều hóa đơn sai, cần lập một hóa đơn điều chỉnh/thay thế kèm Mẫu 01/BK-ĐCTT.

Bước 4: Ký số và gửi hóa đơn

Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, doanh nghiệp phải ký số điện tử để đảm bảo tính hợp pháp. 

Nếu là hóa đơn không có mã, doanh nghiệp gửi trực tiếp cho người mua qua email, tin nhắn hoặc cung cấp đường dẫn tra cứu trên phần mềm hóa đơn điện tử; nếu là hóa đơn có mã, doanh nghiệp gửi hóa đơn đến cơ quan thuế để được cấp mã trước, sau đó mới chuyển cho người mua. 

Hóa đơn cần được gửi chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo sau khi lập, trừ các trường hợp đặc biệt được quy định. Quy trình này giúp đảm bảo xử lý hóa đơn nhanh chóng, tuân thủ pháp luật và tránh rủi ro về thuế.

Bước 5: Kê khai và lưu trữ

• Kê khai thuế:
  • Sai sót lớn: Kê khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn gốc.
  • Quyết toán/chiết khấu: Kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh.
• Lưu trữ: Hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh/thay thế, văn bản thỏa thuận, và bảng kê (nếu có) phải lưu trữ 10 năm.

Xử lý khi cơ quan thuế phát hiện sai sót

• Cơ quan thuế thông báo sai sót qua Mẫu 01/TB-RSĐT. Doanh nghiệp phải:
  1. Kiểm tra sai sót theo thông báo.
  2. Lập Mẫu 04/SS-HĐĐT để thông báo sai sót (nếu thuộc trường hợp sai sót nhỏ).
  3. Thực hiện điều chỉnh/thay thế theo quy trình trên.
• Thời hạn phản hồi trong vòng 5-7 ngày kể từ khi nhận thông báo. Nếu không phản hồi, có thể bị kiểm tra trực tiếp, dẫn đến nguy cơ bị phạt (mức phạt từ 2-20 triệu đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP).

Cách xử lý đối với các trường hợp đặc biệt

• Đối với hóa đơn chưa gửi người mua thì thực hiện hủy hóa đơn qua Mẫu 04/SS-HĐĐT và lập hóa đơn mới.
• Đối với hóa đơn giấy sai sót sau chuyển đổi, cần lập văn bản thỏa thuận, thông báo sai sót qua Mẫu 04/SS-HĐĐT, và lập hóa đơn điện tử thay thế ghi “Thay thế cho hóa đơn giấy số… ngày…”.
• Đối với ngành viễn thông, hóa đơn điều chỉnh cho dịch vụ trả trước (như thẻ cào) dựa trên bảng kê hoặc biên bản đối soát với đối tác.
• Ở các tổ chức tín dụng, hóa đơn điều chỉnh phí thanh toán thẻ không cần ghi thông tin hóa đơn gốc.

Kết luận

Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã cập nhật và hoàn thiện quy trình điều chỉnh hóa đơn điện tử, mang lại sự linh hoạt và minh bạch hơn cho doanh nghiệp. Các điểm mới như lập một hóa đơn điều chỉnh cho nhiều hóa đơn sai, quy định cụ thể cho ngành đặc thù, và yêu cầu văn bản thỏa thuận giúp giảm rủi ro pháp lý và hỗ trợ chuyển đổi số. Doanh nghiệp cần cập nhật hệ thống, đào tạo nhân sự, và sử dụng phần mềm uy tín để tuân thủ quy định, tránh bị xử phạt.

VTC POS mang đến giải pháp hóa đơn điện tử tích hợp từ máy tính tiền, tuân thủ hoàn toàn Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2024/TT-BTC, giúp doanh nghiệp bán lẻ, nhà hàng, và dịch vụ dễ dàng xuất hóa đơn nhanh chóng, chính xác và đúng quy định cơ quan thuế, tối ưu hóa quy trình, tiết kiệm thời gian và nâng cao trải nghiệm quản lý cho doanh nghiệp!

Xem thêm:
Các trường hợp sử dụng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Đánh giá top 5 phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất 2025

Ký hiệu hóa đơn điện tử mà các doanh nghiệp cần nắm bắt