Hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với các hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai từ ngày 1/7/2022 theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Để hỗ trợ các hộ kinh doanh thực hiện đúng quy trình, bài viết này sẽ hướng dẫn thao tác chi tiết cách xuất hóa đơn điện tử đơn giản, chính xác, và đầy đủ nhất trong năm 2025.

Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Việc lựa chọn một nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín là yếu tố then chốt để đảm bảo quá trình xuất hóa đơn diễn ra thuận lợi. Dưới đây là các bước cụ thể:

• Tìm hiểu các nhà cung cấp: Một số nhà cung cấp HĐĐT được Tổng cục Thuế công nhận, đồng thời xem xét các tiêu chí như: độ tin cậy, chi phí dịch vụ, giao diện phần mềm thân thiện, và hỗ trợ khách hàng 24/7.
• Chọn gói dịch vụ phù hợp từ các nhà cung cấp. Họ thường cung cấp nhiều gói cước, từ miễn phí (cho số lượng hóa đơn nhỏ) đến trả phí (cho hộ kinh doanh có khối lượng giao dịch lớn).
• Truy cập website hoặc ứng dụng của nhà cung cấp, điền thông tin hộ kinh doanh (tên, mã số thuế, địa chỉ, email) để đăng ký dịch vụ. Liên kết chữ ký số với phần mềm HĐĐT để đảm bảo tính pháp lý khi xuất hóa đơn.

Lưu ý: Hãy kiểm tra xem nhà cung cấp có tích hợp trực tiếp với hệ thống của Tổng cục Thuế hay không để đảm bảo dữ liệu hóa đơn được truyền tải chính xác.

Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế

Để chính thức sử dụng HĐĐT, hộ kinh doanh cần đăng ký với cơ quan thuế thông qua hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ. Quy trình này được thực hiện theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Các bước cụ thể:

Bước 1: Truy cập hệ thống HĐĐT

Đăng nhập vào phần mềm hoặc website của nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT

Bước 2: Điền biểu mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT:

Truy cập mục đăng ký HĐĐT, điền thông tin theo mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục IA, Nghị định 123/2020/NĐ-CP). Các thông tin bắt buộc bao gồm:

• Thông tin cơ bản như tên hộ kinh doanh (theo giấy đăng ký kinh doanh); mã số thuế của hộ kinh doanh; cơ quan thuế quản lý trực tiếp; thông tin liên hệ: họ tên người liên hệ, số điện thoại, email, địa chỉ.
• Thông tin chỉ tiêu: mã cơ quan thuế (do hệ thống tự động cung cấp hoặc lấy từ cơ quan thuế quản lý); hình thức gửi dữ liệu HĐĐT: trực tiếp qua hệ thống của nhà cung cấp hoặc qua tổ chức trung gian; phương thức chuyển dữ liệu: tự động hoặc thủ công; loại hóa đơn; danh sách chứng thư số (thông tin chữ ký số đã đăng ký).

Bước 3: Gửi biểu mẫu đến cơ quan thuế

Sau khi điền đầy đủ, kiểm tra kỹ thông tin và nhấn “Gửi” trên hệ thống. Hệ thống sẽ tự động chuyển dữ liệu đến cổng thông tin của Tổng cục Thuế.

Bước 4: Nhận thông báo chấp thuận

Trong vòng 1-2 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo chấp thuận qua email hoặc qua hệ thống HĐĐT. Thông báo sẽ bao gồm mã xác nhận, cho phép hộ kinh doanh bắt đầu xuất HĐĐT.

Lưu ý: Nếu thông tin sai sót, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo từ chối kèm hướng dẫn chỉnh sửa. Hãy kiểm tra email thường xuyên để cập nhật trạng thái.

Thao tác xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm

Sau khi được cơ quan thuế chấp thuận, hộ kinh doanh có thể bắt đầu xuất hóa đơn điện tử. Dưới đây là cách xuất hóa đơn điện tử với quy trình chi tiết trên phần mềm HĐĐT:

Bước 1: Tạo hóa đơn mới

• Đăng nhập hệ thống: Sử dụng tài khoản đã đăng ký với nhà cung cấp dịch vụ.
• Truy cập mục “Danh mục hóa đơn”: Chọn mẫu hóa đơn phù hợp; Nhấn “Thêm mới” để chuyển sang giao diện nhập thông tin hóa đơn.

• Điền thông tin chi tiết: tên hóa đơn, thông tin đơn vị, thông tin khách hàng, danh sách hàng hóa/dịch vụ, thuế GTGT và tổng tiền, số tiền bằng chữ
• Sau khi điền đầy đủ, nhấn “Tạo mới” để lưu hóa đơn.

Bước 2: Phát hành hóa đơn

• Tại “Danh mục hóa đơn”, tích vào ô checkbox của hóa đơn vừa tạo.
• Nhấn “Phát hành hóa đơn đã chọn”.
• Hệ thống hiển thị hộp thoại xác nhận: “Bạn có chắc chắn muốn phát hành hóa đơn đã chọn?”.
• Chọn “Đồng ý” để ký số và phát hành. Hệ thống sẽ gán số hóa đơn và ký số tự động.
• Nếu thành công, bạn nhận được thông báo “Phát hành thành công” kèm số hóa đơn.

Bước 3: Xử lý lỗi phát hành (nếu có)

Nếu hệ thống báo lỗi, thực hiện:

– Vào “Danh mục hóa đơn”, chọn hóa đơn lỗi và nhấn biểu tượng sửa.

– Chỉnh sửa các thông tin được phép (trừ tên hóa đơn, mã số thuế, đơn vị, mẫu số).

– Nhấn “Cập nhật” để lưu và thử phát hành lại.

Nếu hóa đơn không được Tổng cục Thuế cấp mã, kiểm tra thông báo từ cơ quan thuế và chỉnh sửa theo hướng dẫn.

Gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng

Sau khi phát hành thành công, bạn cần gửi hóa đơn cho khách hàng qua email:

• Tại “Danh mục hóa đơn”, chọn hóa đơn cần gửi và nhấn “Gửi lại mail”.
• Nhập địa chỉ email của khách hàng (kiểm tra kỹ để tránh sai sót).
• Nhấn “Gửi lại email cho khách hàng”.
• Hệ thống sẽ thông báo “Hệ thống đang tạo và gửi lại email”. Sau khi gửi thành công, khách hàng sẽ nhận được file HĐĐT (thường ở định dạng XML hoặc PDF).

Lưu ý: Hộ kinh doanh nên lưu trữ file HĐĐT trên hệ thống hoặc thiết bị cá nhân để dễ dàng tra cứu khi cần.

Kết luận

Xuất hóa đơn điện tử không còn là vấn đề phức tạp nếu bạn nắm rõ quy trình và chuẩn bị đầy đủ cơ sở hạ tầng. Bài viết này đã cung cấp hướng dẫn chi tiết, chính xác để giúp các hộ kinh doanh thực hiện cách xuất hóa đơn điện tử một cách hiệu quả nhất trong năm 2025. 

VTC POS cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử tích hợp máy tính tiền, tuân thủ đầy đủ Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2024/TT-BTC. Giải pháp này giúp các doanh nghiệp bán lẻ, nhà hàng, dịch vụ xuất hóa đơn nhanh, chính xác, đúng quy định thuế, tối ưu quy trình quản lý, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả vận hành.

Nếu bạn cần thêm thông tin hoặc hỗ trợ, hãy liên hệ nhà cung cấp dịch vụ hoặc để lại câu hỏi để chúng tôi giải đáp!

Xem thêm:

Cách hủy hóa đơn điện tử dễ dàng và nhanh chóng nhất 2025

[Mới] Sửa đổi, bổ sung nghị định 123/2020 về hóa đơn điện tử

Tổng hợp mẫu hóa đơn VAT điện tử 2025