Hóa đơn điện tử là một phần không thể thiếu trong quản lý giao dịch và kế toán của doanh nghiệp tại Việt Nam, đặc biệt trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ năm 2025. Tuy nhiên, khi hóa đơn điện tử có sai sót hoặc không còn giá trị sử dụng, doanh nghiệp cần thực hiện hủy hóa đơn điện tử đúng quy định để đảm bảo tính pháp lý. Trong bài viết này, VTC Pay Blog sẽ hướng dẫn chi tiết cách hủy hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Phân biệt hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn
Để tránh nhầm lẫn, dưới đây là sự khác biệt giữa hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn:
| Tiêu chí | Hủy hóa đơn | Tiêu hủy hóa đơn |
| Khái niệm | Làm cho hóa đơn không còn giá trị sử dụng, thông tin vẫn được lưu trữ. | Xóa bỏ hoàn toàn hóa đơn khỏi hệ thống, không thể tra cứu. |
| Thời điểm thực hiện | Khi hóa đơn có sai sót hoặc không còn giá trị sử dụng. | Khi hóa đơn hết thời hạn lưu trữ (thường 10 năm theo Luật Kế toán). |
| Mục đích | Đảm bảo tính pháp lý, minh bạch trong giao dịch. | Giải phóng không gian lưu trữ, tuân thủ quy định kế toán. |
Hủy hóa đơn điện tử nhằm đánh dấu hóa đơn không còn giá trị pháp lý nhưng vẫn lưu trữ dữ liệu, trong khi tiêu hủy thường áp dụng cho hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử sau thời hạn lưu trữ.
Trường hợp liên quan đến hủy hóa đơn điện tử
Trường hợp 1: Hủy hoặc chấm dứt dịch vụ
Theo Khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử cho giao dịch thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, nhưng sau đó hủy hoặc chấm dứt dịch vụ (ví dụ: khách hàng hủy hợp đồng, ngừng cung cấp dịch vụ), hóa đơn đã phát hành phải được hủy.
Trường hợp 2: Xử lý hóa đơn giấy khi chuyển sang hóa đơn điện tử
Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, khi doanh nghiệp chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, các hóa đơn giấy còn tồn đọng phải được tiêu hủy theo Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Tuy nhiên, quá trình này thường được nhắc đến trong ngữ cảnh hủy hóa đơn do liên quan đến việc ngừng sử dụng hóa đơn cũ.
Lưu ý: Thời hạn tiêu hủy là 30 ngày kể từ khi thông báo với cơ quan thuế, hoặc 10 ngày nếu cơ quan thuế thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng.
Trường hợp đặc biệt: Hóa đơn điện tử có sai sót
Theo Khoản 13, Điều 1, Nghị định 70/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/06/2025, quy định về xử lý hóa đơn điện tử (HĐĐT) có sai sót đã được điều chỉnh đáng kể. Cụ thể, bỏ yêu cầu hủy HĐĐT có sai sót. Thay vào đó, doanh nghiệp được phép lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo quy trình được cập nhật, giúp đơn giản hóa thủ tục và đảm bảo tính liên tục trong giao dịch.
Quy trình hủy hóa đơn điện tử đúng quy định
Để thực hiện cách hủy hóa đơn điện tử đúng quy định, doanh nghiệp cần tuân thủ quy trình 5 bước sau:
Bước 1: Xác định lý do cần hủy và thông báo cơ quan thuế
Xác định lý do hủy. Lập Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu 04/SS-HĐĐT (Phụ lục IA, Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
Truy cập Cổng thông tin thuế điện tử (https://hoadondientu.gdt.gov.vn/).
Điền thông tin: số hóa đơn, ngày lập, lý do hủy.
Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới (Nếu cần)
Hóa đơn mới phải được ký số và gửi cơ quan thuế để cấp mã.
Bước 3: Tiến hành hủy hóa đơn điện tử
Cập nhật trạng thái hủy trên phần mềm hóa đơn điện tử theo hướng dẫn của phần mềm. Xác nhận trạng thái hủy, đảm bảo hóa đơn không còn giá trị sử dụng.
Bước 4: Lập biên bản thỏa thuận hủy hóa đơn
Lập biên bản thỏa thuận với bên mua để xác nhận việc hủy hóa đơn, tránh rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra. Biên bản cần ghi: số hóa đơn, ngày lập, lý do hủy, chữ ký của hai bên. Đồng thời, biên bản cùng hồ sơ giao dịch cần được lưu trữ.
Bước 5: Kiểm tra tình trạng hủy hóa đơn
Xác nhận hóa đơn đã hủy thành công và cơ quan thuế đã chấp nhận thông báo sai sót trên https://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/.
Kiểm tra thông báo sai sót trên Cổng thông tin thuế điện tử.
Quy trình tiêu hủy hóa đơn giấy khi chuyển đổi sang hóa đơn điện tử
Khi chuyển sang hóa đơn điện tử, hóa đơn giấy còn tồn đọng phải được tiêu hủy theo Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
- Hồ sơ tiêu hủy:
- Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy (trừ hộ, cá nhân kinh doanh).
- Bảng kiểm kê hóa đơn: Ghi rõ tên, ký hiệu, số lượng hóa đơn.
- Biên bản tiêu hủy: Có chữ ký các thành viên.
- Thông báo kết quả tiêu hủy (Mẫu 02/HUY-HĐG).
Cần gửi thông báo kết quả trong 5 ngày kể từ khi tiêu hủy. Đồng thời, tiêu hủy trong 30 ngày kể từ khi thông báo, hoặc 10 ngày nếu hóa đơn hết giá trị sử dụng.
Kết luận
Hủy hóa đơn điện tử là bước quan trọng để đảm bảo tính pháp lý và minh bạch. Với bài viết trên, doanh nghiệp có thể thực hiện cách hủy hóa đơn điện tử dễ dàng và nhanh chóng nhất trong năm 2025.
Doanh nghiệp nên sử dụng các giải pháp hóa đơn điện tử uy tín, tuân thủ hoàn toàn Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2024/TT-BTC như VTC POS để giúp doanh nghiệp bán lẻ, nhà hàng, và dịch vụ dễ dàng xuất hóa đơn nhanh chóng, chính xác và đúng quy định cơ quan thuế.
Xem thêm:
Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử mới nhất 2025
Hủy hóa đơn điện tử có bị phạt không?
[Mới] Sửa đổi, bổ sung nghị định 123/2020 về hóa đơn điện tử
Tổng hợp mẫu hóa đơn VAT điện tử 2025
