Hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành công cụ không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng, việc phát sinh các vấn đề dẫn đến nhu cầu hủy bỏ hoặc thu hồi hóa đơn là điều khó tránh khỏi. Để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và minh bạch trong quản lý, việc lập biên bản hủy và thu hồi hóa đơn điện tử là bắt buộc.

Trong vài biết này, VTC Pay Blog sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện về quy trình, thời điểm cần thiết, và các mẫu biên bản hủy, thu hồi hóa đơn điện tử (HĐĐT) cập nhật mới nhất theo các quy định hiện hành

Khi nào cần hủy hóa đơn điện tử?

Việc hủy hóa đơn điện tử chỉ xảy ra trong một số trường hợp cụ thể, thường liên quan đến những sai sót nghiêm trọng hoặc khi hóa đơn chưa được gửi cho người mua. Tuy nhiên, từ ngày 01/06/2025 việc hủy hóa đơn điện tử sẽ được thay thế bằng điều chỉnh và bổ sung hóa đơn điện tử nếu có sai sót theo nghị định 70/2025/NĐ-CP. 

Dưới đây là hướng dẫn điều chỉnh hóa đơn điện tử chi tiết:

Xử lý hóa đơn điện tử sai sót do người bán phát hiện

Khi người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai (bao gồm cả HĐĐT có mã và không có mã của cơ quan thuế đã gửi dữ liệu), quy trình xử lý sẽ tùy thuộc vào loại sai sót:

a. Sai sót về tên, địa chỉ người mua (không sai mã số thuế và các nội dung khác)

Trong trường hợp này, người bán chỉ cần thông báo cho người mua về sai sót và gửi thông báo đến cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA (ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP). Không cần lập lại hóa đơn mới.

b. Sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa/dịch vụ

Với những lỗi nghiêm trọng hơn như sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hoặc hàng hóa/dịch vụ không đúng quy cách, chất lượng, người bán có hai lựa chọn:

• Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh:
  • Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ dòng chữ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm“.
• Lập hóa đơn điện tử mới thay thế:
  • Hóa đơn thay thế phải ghi rõ dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm“.

Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, người bán cần ký số và gửi cho người mua (đối với HĐĐT không mã) hoặc gửi cho cơ quan thuế để cấp mã rồi gửi cho người mua (đối với HĐĐT có mã).

Lưu ý quan trọng:

• Điều chỉnh/Thay thế nhiều hóa đơn cùng loại sai sót: Nếu trong cùng tháng, người bán có nhiều hóa đơn sai cùng thông tin (người mua, tên hàng, đơn giá, thuế suất) cho cùng một người mua, người bán được phép lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế chung. Kèm theo đó là bảng kê các hóa đơn sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục IA.
• Văn bản thỏa thuận trước khi điều chỉnh/thay thế:
  • Nếu người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh: Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận rõ nội dung sai sót. Văn bản này cần được lưu giữ và xuất trình khi có yêu cầu.
  • Nếu người mua là cá nhân: Người bán thông báo trực tiếp cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có).
• Quy định riêng cho ngành hàng không: Hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần dòng chữ “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… ngày… tháng… năm”. Doanh nghiệp vận chuyển hàng không được phép xuất hóa đơn cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất.

Xử lý khi cơ quan thuế phát hiện hóa đơn sai sót

Nếu cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót (cả HĐĐT có mã và không có mã), cơ quan thuế sẽ thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB. Người bán có trách nhiệm rà soát và thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo quy định tại khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Thông báo tiếp nhận từ Tổng cục Thuế

Khi người bán thực hiện thông báo sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA, Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế sẽ tự động gửi thông báo xác nhận tiếp nhận theo Mẫu số 01/TB-SSĐT Phụ lục IB.

Các trường hợp đặc biệt được phép điều chỉnh hóa đơn điện tử

Ngoài các trường hợp sai sót thông thường, Nghị định 70/2025/NĐ-CP cũng quy định rõ các tình huống khác cần điều chỉnh hóa đơn điện tử:

• Thay đổi giá trị/khối lượng sau quyết toán

Khi có sự thay đổi về giá trị, khối lượng hàng hóa/dịch vụ đã bán (không sai sót ban đầu) do quyết toán theo kết luận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, người bán lập hóa đơn mới cho phần chênh lệch (ghi âm (-) nếu giảm, ghi dương (+) nếu tăng).

• Chiết khấu thương mại

Số tiền chiết khấu được điều chỉnh trên hóa đơn của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp theo, đảm bảo không vượt quá giá trị hàng hóa/dịch vụ ghi trên hóa đơn đó. Hoặc có thể lập hóa đơn điều chỉnh kèm bảng kê các hóa đơn cần điều chỉnh, số tiền, tiền thuế điều chỉnh.

• Trả lại hàng hóa, dịch vụ

  • Khi người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa (kể cả đổi hàng làm thay đổi giá trị), người bán lập hóa đơn điều chỉnh. Trừ trường hợp các bên thỏa thuận người mua lập hóa đơn khi trả lại hàng.
  • Đối với tài sản phải đăng ký quyền sử dụng/sở hữu mà đã đăng ký tên người mua, nếu người mua là đối tượng sử dụng HĐĐT thì người mua lập hóa đơn trả lại hàng cho người bán.
  • Hoàn/giảm phí bảo hiểm: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh dựa trên hóa đơn đã lập và biên bản/thỏa thuận rõ số tiền hoàn/giảm, lý do.
  • Hủy/chấm dứt giao dịch dịch vụ, bất động sản: Người bán thực hiện điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập.

• Hoàn phí dịch vụ thanh toán thẻ ngân hàng

Tổ chức tín dụng, tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán lập hóa đơn điều chỉnh mà không cần thông tin “Điều chỉnh cho hóa đơn số…. Mẫu số… ký hiệu… ngày… tháng…năm.”

• Cước viễn thông trả sau bằng thẻ trả trước

Doanh nghiệp viễn thông lập hóa đơn điều chỉnh dựa trên dữ liệu từ bảng kê hoặc biên bản làm việc với đối tác, khách hàng.

Lưu ý: Đối với các trường hợp trả lại hàng hóa, dịch vụ và hoàn/giảm phí bảo hiểm, người bán, người mua phải có đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan và xuất trình khi có yêu cầu.

Nguyên tắc áp dụng hóa đơn điều chỉnh, thay thế

• Thống nhất phương thức xử lý: Nếu hóa đơn điện tử đã lập sai và được xử lý bằng điều chỉnh hoặc thay thế, các lần xử lý tiếp theo (nếu có sai sót tiếp) phải áp dụng hình thức đã chọn ban đầu.
• Chỉ điều chỉnh với hóa đơn không có ký hiệu: Trường hợp HĐĐT không có ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn bị sai, người bán chỉ được phép lập hóa đơn điều chỉnh.
• Giá trị điều chỉnh: Giá trị trên hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ điều chỉnh tăng (dấu dương) hoặc điều chỉnh giảm (dấu âm) đúng với thực tế.
• Kê khai thuế:
  • Đối với hóa đơn điều chỉnh/thay thế theo điểm b khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Người bán và người mua kê khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn bị điều chỉnh/thay thế.
  • Đối với hóa đơn điều chỉnh theo khoản 4 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.

Khi nào cần thu hồi hóa đơn điện tử

Dựa trên Điều 26, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy định về xử lý hóa đơn mua từ cơ quan thuế đã lập, trong trường hợp hóa đơn đã được giao cho người mua nhưng chưa thực hiện giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ, hoặc cả hai bên chưa kê khai thuế mà phát hiện sai sót, thì hóa đơn đó cần được hủy. Người bán và người mua phải cùng lập biên bản thu hồi tất cả các liên của hóa đơn bị sai sót.

Cụ thể, quy định này yêu cầu lập biên bản thu hồi hóa đơn trong hai tình huống sau:

• Hóa đơn đã lập và giao cho người mua, nhưng hàng hóa hoặc dịch vụ chưa được cung cấp.
• Hóa đơn đã lập, đã giao, nhưng cả người bán và người mua chưa tiến hành kê khai thuế.

Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn điện tử

Kết luận

Lập biên bản hủy và thu hồi hóa đơn điện tử là quy trình quan trọng giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính. Bằng cách nắm rõ các trường hợp cần hủy hoặc thu hồi, sử dụng đúng mẫu biên bản theo quy định, và lưu trữ đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp có thể tránh được rủi ro pháp lý và tối ưu hóa quy trình kế toán. 

VTC POS mang đến giải pháp hóa đơn điện tử tích hợp máy tính tiền hiện đại, đáp ứng đầy đủ quy định theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2024/TT-BTC. Giải pháp này hỗ trợ tối ưu cho các doanh nghiệp bán lẻ, nhà hàng và đơn vị cung cấp dịch vụ trong việc phát hành hóa đơn nhanh chóng, chính xác và tuân thủ pháp luật. Không chỉ giúp đơn giản hóa quy trình vận hành, hệ thống còn tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả quản lý và tăng tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh.

Xem thêm:

Quy định về điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử

Mẫu quyết định hóa đơn điện tử mới nhất 2025

Quy định về hóa đơn thương mại điện tử theo nghị định 70/2025