Hóa đơn điện tử là một loại hóa đơn được lập, gửi, nhận và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử, tuân thủ các quy định của pháp luật Việt Nam. Hóa đơn điện tử phải được cấp mã bởi cơ quan thuế hoặc không có mã, tùy thuộc vào loại hình sử dụng. Tuy nhiên, việc hủy hóa đơn điện tử sai quy định có thể dẫn đến những hậu quả pháp lý nghiêm trọng. Vậy, hủy hóa đơn điện tử có bị phạt không? Hãy cùng tìm VTC Pay Blog hiểu chi tiết trong bài viết này.
Các trường hợp bắt buộc phải hủy hóa đơn điện tử
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử phải được hủy trong các trường hợp sau:
- Nếu người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã bởi cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua có sai sót, phải thực hiện hủy và lập hóa đơn mới.
- Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, nhưng sau đó hủy hoặc chấm dứt dịch vụ, hóa đơn đã lập cần được hủy.
- Các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, hóa đơn đặt in không còn sử dụng, hoặc hóa đơn mua của cơ quan thuế hết hạn sử dụng phải được hủy.
- Các hóa đơn đã lập của đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán, trừ trường hợp là vật chứng của vụ án (xử lý theo quy định pháp luật).
Trong các trường hợp trên, nếu hủy hóa đơn điện tử đúng quy định, doanh nghiệp sẽ không bị xử phạt. Tuy nhiên, hủy hóa đơn trái pháp luật có thể dẫn đến các hình phạt nghiêm khắc.
Bạn có thể đọc kỹ thêm về thông tin có trong nghị định tại đây
Điều chỉnh quy định về xử lý hóa đơn điện tử
Theo Khoản 13, Điều 1, Nghị định 70/2025/NĐ-CP, từ ngày 01/06/2025, quy định về xử lý hóa đơn điện tử (HĐĐT) có sai sót được sửa đổi như sau:
- Quy định mới: Bỏ yêu cầu hủy HĐĐT đã lập sai, thay bằng việc điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo quy trình mới.
- Hiện hành: Theo Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi phát hiện HĐĐT đã cấp mã của cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua có sai sót, người bán phải hủy hóa đơn sai và lập hóa đơn mới.
Hủy hóa đơn điện tử có bị phạt không?
Căn cứ Điều 27 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, việc hủy hóa đơn điện tử trái quy định sẽ bị xử phạt tùy thuộc vào mức độ vi phạm. Dưới đây là các mức phạt cụ thể:
Phạt cảnh cáo
Phạt cảnh cáo đối với hành vi hủy hoặc tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 1 đến 5 ngày làm việc kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, nhưng có tình tiết giảm nhẹ.
Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng
- Hủy hóa đơn không đúng quy định đối với các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập hoặc không còn giá trị sử dụng.
- Không hủy các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, không còn giá trị sử dụng, hoặc hóa đơn mua của cơ quan thuế đã hết hạn sử dụng.
- Hủy hoặc tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 1 đến 10 ngày làm việc kể từ ngày hết thời hạn phải hủy (trừ trường hợp áp dụng phạt cảnh cáo).
Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng
- Hủy hoặc tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 11 ngày làm việc trở lên kể từ ngày hết thời hạn phải hủy.
- Không hủy hoặc không tiêu hủy hóa đơn theo quy định pháp luật.
- Không hủy hóa đơn điện tử sai sót sau khi quá thời hạn cơ quan thuế thông báo kiểm tra sai sót.
- Không hủy hóa đơn đặt in chưa phát hành nhưng không còn sử dụng.
- Hủy hoặc tiêu hủy hóa đơn không đúng trình tự, thủ tục pháp luật.
- Tiêu hủy hóa đơn không đúng các trường hợp phải tiêu hủy theo quy định.
Biện pháp khắc phục hậu quả
Buộc hủy hoặc tiêu hủy hóa đơn đối với các hành vi vi phạm nêu tại điểm b khoản 2, điểm b, c, d khoản 3 của Điều 27 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Lưu ý
- Nếu hủy hóa đơn điện tử đúng quy trình và trong các trường hợp pháp luật yêu cầu, doanh nghiệp sẽ không bị phạt.
- Các hóa đơn là vật chứng của vụ án sẽ không được tiêu hủy mà xử lý theo quy định pháp luật riêng.
Thủ tục hủy hóa đơn điện tử đúng quy trình
Để tránh bị xử phạt, doanh nghiệp cần thực hiện hủy hóa đơn điện tử theo đúng quy trình được quy định tại Khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
- Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã bởi cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua có sai sót, người bán phải thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT (Phụ lục IA, Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
- Người bán lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi cơ quan thuế để được cấp mã thay thế hóa đơn đã lập sai.
- Cơ quan thuế sẽ thực hiện hủy hóa đơn điện tử có sai sót lưu trên hệ thống của mình.
Thời hạn hủy hóa đơn điện tử
- Doanh nghiệp phải nộp thông báo hóa đơn điện tử có sai sót (Mẫu 04/SS-HĐĐT) chậm nhất vào ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế phát sinh hóa đơn có sai sót.
- Đối với hóa đơn không tiếp tục sử dụng, thời hạn tiêu hủy là 30 ngày kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Nếu cơ quan thuế thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng, thời hạn tiêu hủy là 10 ngày kể từ ngày thông báo hoặc từ ngày tìm lại hóa đơn đã mất.
Quy trình tiêu hủy hóa đơn điện tử của doanh nghiệp
Theo Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy trình tiêu hủy hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế bao gồm:
Bước 1: Lập bảng kiểm kê
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải lập bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy.
Bước 2: Thành lập hội đồng tiêu hủy (đối với doanh nghiệp, tổ chức kinh tế)
- Hội đồng phải có đại diện lãnh đạo và bộ phận kế toán.
- Các thành viên ký biên bản tiêu hủy và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.
- Hộ, cá nhân kinh giống không cần thành lập hội đồng.
Thời hạn tiêu hủy
- Chậm nhất 30 ngày kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.
- Nếu cơ quan thuế thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng, thời hạn tiêu hủy là 10 ngày kể từ ngày thông báo hoặc từ ngày tìm lại hóa đơn đã mất.
Hủy hóa đơn điện tử đặt in mua của cơ quan thuế có bị phạt không?
Tương tự như hóa đơn điện tử thông thường, việc hủy hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế không bị phạt nếu thực hiện đúng quy định. Tuy nhiên, nếu hủy sai quy định (ví dụ: không hủy hóa đơn hết hạn sử dụng, hủy quá thời hạn), doanh nghiệp có thể bị xử phạt theo mức quy định tại Điều 27 Nghị định 125/2020/NĐ-CP (như đã nêu ở trên).
Kết luận
Hủy hóa đơn điện tử là một quy trình quan trọng mà doanh nghiệp cần thực hiện đúng theo quy định pháp luật để tránh bị xử phạt.
Để đảm bảo tuân thủ pháp luật, doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình hủy hóa đơn, thời hạn nộp thông báo và các quy định liên quan tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 125/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Nếu bạn cần tư vấn thêm về hóa đơn điện tử hoặc các vấn đề pháp lý liên quan, hãy liên hệ với cơ quan thuế hoặc chuyên gia kế toán để được hỗ trợ!
Xem thêm:
2 cách tra cứu hóa đơn điện tử nhanh chóng và chính xác nhất
