Mẫu số hóa đơn điện tử và ký hiệu hóa đơn điện tử theo TT 78, NĐ 123

Nội dung chính

Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC về hóa đơn điện tử đã ban hành một số quy định mới về hình thức sử dụng hóa đơn, mẫu số hóa đơn điện tử và ký hiệu hóa đơn. Theo đó sẽ có một số quy định thay đổi so với mẫu hóa đơn quy định theo Nghị định 32 cũ. Hãy cùng VTC Pay tìm hiểu chi tiết hơn về những cập nhật này nhé!

1. Quy định về mẫu số hóa đơn điện tử TT 78, NĐ 123

Ngày 17/9/2021, Bộ Tài Chính ban hành Thông tư 78/2021/TT-BTC về hóa đơn điện tử và chứng từ hướng dẫn thực hiện một số điều Luật Quản lý Thuế. Theo đó mẫu số hóa đơn điện tử và ký hiệu hóa đơn điện tử được quy định như sau:

1.1. Không cần thông báo phát hành mẫu HĐĐT với Cơ quan thuế

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Cơ quan Thuế không quản lý chi tiết mẫu số hóa đơn điện tử, chứng từ, số lượng hóa đơn sử dụng theo từng đợt thông báo phát hành. Mà chỉ quản lý thông qua việc truyền dữ liệu theo định dạng xml (Quyết định 1450/QĐ-TCT).

Dó đó, doanh nghiệp/cá nhân kinh doanh có thể thiết mẫu mẫu hóa đơn giản theo nhu cầu sử dụng của mình mà không cần lập thông báo phát hành với cơ quan Thuế.

1.2. Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử

Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là ký tự có một chữ số tự nhiên bao gồm: 1, 2, 3, 4, 5, 6 để phản ánh loại hóa đơn điện tử. Căn cứ pháp lý tại điểm a, khoản 1 Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định về ký hiệu mẫu số HĐĐT như sau:

Số 1	Phản ánh loại HĐĐT giá trị gia tăng.
Số 2	Phản ánh loại HĐĐT bán hàng.
Số 3	Phản ánh loại HĐĐT bán tài sản công.
Số 4	Phản ánh loại HĐĐT bán hàng dự trữ quốc gia.
Số 5	Phản ánh các loại HĐĐT khác như: tem điện tử, thẻ điện tử, vé điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của HĐĐT theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Số 6	Phản ánh các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn bao gồm: phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.

Chi tiết về ký hiệu hóa đơn, mẫu số hóa đơn và cách viết hình thức hóa đơn kính mời quý anh/chị xem thêm tại đây.

1.3. Ký hiệu hóa đơn điện tử

Căn cứ vào điểm b, khoản 1 Điều 4 của Thông tư 78/2021/TT-BTC, quy định về ký hiệu hóa đơn điện tử cụ thể:

Hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ và số thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Sáu ký tự được quy định như sau:

Ký hiệu ban đầu của hóa đơn điện tử bao gồm một (01) chữ cái, được xác định là “C” hoặc “K”, trong đó:
- “C” đại diện cho hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.
- “K” thể hiện hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
Hai ký tự tiếp theo là hai chữ số Ả Rập, biểu thị năm phát hành hóa đơn, dựa trên hai con số cuối cùng của năm dương lịch. Ví dụ: nếu hóa đơn được lập vào năm 2022 thì ghi là “22”, còn nếu lập trong năm 2023 thì là “23”.
Chữ cái tiếp theo, cũng là một (01) ký tự, phản ánh loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Cụ thể, các ký hiệu như T, D, L, M, N, B, G, H sẽ tương ứng với từng loại hóa đơn khác nhau theo quy định.

Chữ T	Áp dụng đối với HĐĐT do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;
Chữ D	Áp dụng đối với HĐĐT bán tài sản công và hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn điện tử đặc thù. Không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng;
Chữ L	Áp dụng đối với HĐĐT của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh;
Chữ M	Áp dụng đối với HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền;
Chữ N	Áp dụng đối với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử;
Chữ B	Áp dụng đối với phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử,
Chữ G	Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng;
Chữ H	Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.

Hai ký tự cuối cùng trong ký hiệu hóa đơn là chữ cái do bên bán hàng chủ động lựa chọn, tùy theo nhu cầu kiểm soát và phân loại. Trường hợp doanh nghiệp phát hành nhiều mẫu HĐĐT cho cùng một loại thì có thể dùng hai ký tự này để nhận diện, phân biệt. Trong trường hợp không cần thiết, hai ký tự này có thể được mặc định là “YY”.
Trên bản thể hiện của hóa đơn điện tử, ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn sẽ được đặt tại góc trên bên phải hoặc ở vị trí dễ thấy, thuận tiện cho việc kiểm tra.

Dưới đây là một ví dụ minh họa cách thể hiện các ký tự trong ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử và ký hiệu hóa đơn điện tử theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC:

1C22TAA	Là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế lập năm 2022. Đồng thời là HĐĐT do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;
2C22TBB	Là hóa đơn bán hàng có mã của cơ quan thuế lập năm 2022. Đồng thời là HĐĐT do doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh ký sử dụng với cơ quan thuế;
1C23LBB	Là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế lập năm 2023. Đồng thời là HĐĐT của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh;

2. Quy định về đánh số hóa đơn theo Nghị định 123

Căn cứ vào Khoản 3 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về cách đánh số hóa đơn điện tử cho mẫu số hóa đơn điện tử như sau:

Số HĐĐT là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người lập khởi tạo hóa đơn điện tử. Số hóa đơn sẽ được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 và ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. (Có tối đa đến số 99 999 999).
- Hóa đơn được lập liên tục theo từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử. Riêng hàng hóa do Cơ quan Thuế đặt in thì số hóa đơn in sẵn trên hóa đơn và người mua được sử dụng đến hết kể từ khi mua.
- Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở đồng loạt sử dụng một loại hóa đơn có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên. Hóa đơn phải được lập theo thứ tự liên tục từ nhỏ đến lớn theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn.
Trường hợp số hóa đơn điện tử không được lập theo nguyên tắc trên thì hệ thống lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo theo nguyên tắc thời gian tức là mỗi HĐĐT chỉ được lập và sử dụng 1 lần và tối đa 8 chữ số.

Tóm lại, quy định về cách đánh hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:

Số hóa đơn bắt buộc 8 chữ số.
Không phải thông báo phát hành hóa đơn điện tử Từ số… đến số… mà đánh số bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 cho số và ngày kết thúc 31/12.

Như vậy trên đây, VTC Pay đã chia sẻ đến bạn những thay đổi mới về mẫu số hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC. Hy vọng những thông tin này đã giúp bạn hiểu hơn về hóa đơn điện tử và cách để tạo mẫu số, ký hiệu hóa đơn điện tử. Đừng quên theo dõi VTC Pay để cập nhật thêm nhiều kiến thức hữu ích về hóa đơn điện tử nhé!

Có thể bạn quan tâm: