Hóa đơn điện tử ngày càng phổ biến trong các giao dịch thương mại tại Việt Nam. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, việc hủy hóa đơn điện tử là cần thiết khi xảy ra sai sót hoặc thay đổi trong giao dịch. Để thực hiện đúng quy định pháp luật, lập biên bản đóng vai trò quan trọng. Bài viết này, VTC Pay Blog sẽ cung cấp thông tin chi tiết về biên bản hủy hóa đơn điện tử, khi nào cần lập, và mẫu biên bản theo quy định mới nhất năm 2025.

Hủy hóa đơn điện tử là gì?

Theo khoản 10, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hủy hóa đơn là hành động làm cho hóa đơn không còn giá trị sử dụng. Đối với hóa đơn điện tử, hủy hóa đơn điện tử là việc xóa bỏ hoàn toàn giá trị pháp lý của hóa đơn trên hệ thống điện tử, nhưng thông tin hóa đơn vẫn được lưu trữ để tra cứu khi cần.

Hủy hóa đơn khác với tiêu hủy hóa đơn. Trong khi hủy hóa đơn chỉ làm mất giá trị sử dụng nhưng vẫn giữ lại thông tin trên hệ thống, tiêu hủy hóa đơn là xóa bỏ hoàn toàn hóa đơn khỏi hệ thống sau khi hết thời hạn lưu trữ theo quy định kế toán.

Biên bản hủy hóa đơn điện tử là gì?

Đây là tài liệu pháp lý được lập để ghi nhận việc hủy bỏ một hoặc nhiều hóa đơn điện tử do sai sót hoặc không còn giá trị sử dụng. Biên bản này là cam kết giữa bên bán và bên mua về việc không kê khai thuế đối với hóa đơn đã hủy.

Biên bản hủy hóa đơn đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, giúp tránh các rủi ro liên quan đến thuế sau này.

Để biết khi nào cần lập biên bản, bạn có thể tham khảo tại bài viết sau: Hủy hóa đơn điện tử có bị phạt không?

Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử mới nhất 2025

Dưới đây là mẫu biên bản được xây dựng theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, đảm bảo đầy đủ thông tin cần thiết:

Lưu ý:

• Biên bản cần được ký bởi đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền của cả hai bên.
• Sau khi lập biên bản, bên bán phải thông báo hủy hóa đơn tới cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT trong thời hạn quy định.

Một số lưu ý khi lập biên bản hủy hóa đơn

• Theo Mẫu 01/TB-RSĐT (Phụ lục IB, Nghị định 123/2020/NĐ-CP), việc thông báo hủy hóa đơn phải được thực hiện đúng thời hạn quy định.
• Biên bản hủy hóa đơn cần được lưu trữ cùng với hóa đơn đã hủy để phục vụ kiểm tra, đối chiếu.
• Đảm bảo thông tin trong biên bản khớp với hóa đơn gốc và hóa đơn thay thế/điều chỉnh.

Kết luận

Việc lập biên bản đúng quy định theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh rủi ro về thuế. Hy vọng bài viết này đã cung cấp đầy đủ thông tin mới nhất 2025 để bạn áp dụng hiệu quả.

Xem thêm:

Hủy hóa đơn điện tử có bị phạt không?

Ký hiệu hóa đơn điện tử mà các doanh nghiệp cần nắm bắt

2 cách tra cứu hóa đơn điện tử nhanh chóng và chính xác nhất