Hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành công cụ không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh hiện đại, đặc biệt với những thay đổi quan trọng trong quy định pháp luật về kế toán và thuế tại Việt Nam. Một trong những yếu tố quan trọng nhất của HĐĐT là ký hiệu hóa đơn điện tử, giúp xác định chính xác thông tin và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý. Trong bài viết này, VTC Pay Blog sẽ cung cấp thông tin chi tiết, chính xác về ký hiệu HĐĐT, những thay đổi mới nhất trong năm 2025 và lý do tại sao doanh nghiệp cần nắm rõ nội dung này.

Hóa đơn điện tử và ký hiệu hóa đơn điện tử là gì?

Theo Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử là hóa đơn được lập dưới dạng dữ liệu điện tử bởi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. HĐĐT ghi nhận thông tin giao dịch theo quy định của pháp luật về kế toán và thuế, bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.

Ký hiệu hóa đơn điện tử là một chuỗi gồm 6 ký tự (chữ và số) được quy định rõ ràng, thể hiện thông tin về:

• Loại hóa đơn (có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế).
• Năm lập hóa đơn.
• Loại hình hóa đơn được sử dụng.

Ký hiệu này đóng vai trò như “danh tính” của hóa đơn, giúp phân loại, quản lý và tra cứu hóa đơn một cách hiệu quả. Việc hiểu rõ cấu trúc và ý nghĩa của ký hiệu HĐĐT không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tối ưu hóa quy trình kế toán và quản lý.

Cấu trúc ký hiệu hóa đơn điện tử

Căn cứ Điểm b, Khoản 1, Điều 4, Thông tư 78/2021/TT-BTC, ký hiệu HĐĐT bao gồm 6 ký tự với ý nghĩa cụ thể như sau:

Ký tự đầu tiên: Loại hóa đơn

• C: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
• K: Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

Hai ký tự tiếp theo: Năm lập hóa đơn

• Đây là hai chữ số Ả Rập, biểu thị hai số cuối của năm dương lịch. Ví dụ:
  • Năm 2024: 24
  • Năm 2025: 25

Ký tự thứ tư: Loại hóa đơn

Ký tự này là một chữ cái trong các chữ T, D, L, M, N, B, G, H, thể hiện loại HĐĐT được sử dụng:

• T: Hóa đơn do doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
• D: Hóa đơn bán tài sản công, bán hàng dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn đặc thù không bắt buộc có một số tiêu thức.
• L: Hóa đơn do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
• M: Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền.
• N: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử.
• B: Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
• G: Tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT).
• H: Tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.

Hai ký tự cuối: Tùy chỉnh

• Đây là các ký tự do người bán tự xác định để quản lý hóa đơn.
• Nếu sử dụng nhiều mẫu HĐĐT trong cùng loại hóa đơn, hai ký tự này giúp phân biệt các mẫu khác nhau.
• Nếu không có nhu cầu quản lý riêng, ký tự này thường được để là YY.

Ví dụ minh họa

• 1C25TAA: Hóa đơn GTGT có mã của cơ quan thuế, lập năm 2025, do doanh nghiệp đăng ký sử dụng.
• 2K25HYY: Hóa đơn bán hàng không có mã, lập năm 2025, là tem/vé/thẻ điện tử.
• 6K25NAB: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, không có mã, lập năm 2025.

Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử

Ngoài ký hiệu HĐĐT, ký hiệu mẫu số hóa đơn cũng là một yếu tố quan trọng, được quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 4, Thông tư 78/2021/TT-BTC. Ký hiệu mẫu số là một chữ số tự nhiên (từ 1 đến 6), phản ánh loại HĐĐT:

Ký hiệu	Nội dung phản ánh
1	Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng (GTGT).
2	Hóa đơn điện tử bán hàng.
3	Hóa đơn điện tử bán tài sản công.
4	Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia.
5	Tem, vé, thẻ, phiếu thu điện tử hoặc chứng từ điện tử có nội dung như HĐĐT.
6	Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử hoặc phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.

Ký hiệu mẫu số giúp xác định rõ loại hóa đơn, từ đó hỗ trợ việc phân loại và xử lý hóa đơn trong hệ thống kế toán.

Thay đổi về ký hiệu hóa đơn điện tử năm 2025

Theo các quy định hiện hành, từ ngày 01/01/2025, ký hiệu HĐĐT sẽ có một số thay đổi quan trọng, đặc biệt liên quan đến năm lập hóa đơn và số hóa đơn:

Thay đổi ký hiệu hóa đơn

• Hai ký tự biểu thị năm lập hóa đơn sẽ chuyển từ 24 (năm 2024) sang 25 (năm 2025).
• Ví dụ: Hóa đơn có ký hiệu 1C24TST trong năm 2024 sẽ trở thành 1C25TST trong năm 2025.

Thay đổi số hóa đơn

• Số hóa đơn là số thứ tự trên hóa đơn, được ghi bằng chữ số Ả Rập, tối đa 8 chữ số (từ 1 đến 99 999 999).
• Số hóa đơn sẽ bắt đầu lại từ 1 vào ngày 01/01/2025 cho mỗi ký hiệu hóa đơn của năm mới.
• Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ nhỏ đến lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số.

Thay đổi mã cơ quan thuế (đối với hóa đơn máy tính tiền)

• Hai ký tự liên quan đến năm phát hành hóa đơn sẽ đổi từ 24 sang 25.
• Ví dụ: Mã hóa đơn M1-24-GZIWN-00000000002 (năm 2024) sẽ trở thành M1-25-GZIWN-00000000002 (năm 2025).
• 11 ký tự cuối của mã sẽ được hệ thống tự động sinh lại từ 00000000001 để dễ theo dõi hàng năm.

Những thay đổi này áp dụng cho tất cả các giải pháp HĐĐT, bao gồm Tax24 E-invoice, nhằm đảm bảo tính thống nhất và tuân thủ quy định pháp luật.

Tại sao doanh nghiệp cần nắm rõ ký hiệu hóa đơn điện tử?

Hiểu rõ ký hiệu HĐĐT không chỉ là yêu cầu bắt buộc mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, đặc biệt trong quản lý kế toán và tuân thủ pháp luật.

Phát hiện sai sót nhanh chóng

Cấu trúc cố định của ký hiệu HĐĐT giúp doanh nghiệp dễ dàng nhận diện các lỗi sai trong quá trình lập hóa đơn, như sai loại hóa đơn, sai năm lập hoặc sai ký tự quy định.

Quản lý hóa đơn hiệu quả

Ký hiệu HĐĐT cho phép doanh nghiệp phân loại, tìm kiếm và đối chiếu hóa đơn một cách nhanh chóng, giảm thiểu thời gian và công sức trong quản lý.

Tránh rủi ro pháp lý

Việc lập hóa đơn sai quy định có thể dẫn đến các hình phạt tài chính hoặc gây tổn thất cho doanh nghiệp. Hiểu rõ ký hiệu HĐĐT giúp đảm bảo hóa đơn được lập đúng, tránh các rủi ro không đáng có.

Hỗ trợ kiểm tra, thanh tra

Ký hiệu HĐĐT cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác, giúp cơ quan thuế dễ dàng kiểm tra, đối chiếu và xử lý dữ liệu khi thực hiện thanh tra hoặc kiểm tra.

Tăng tính chuyên nghiệp

Sử dụng và quản lý HĐĐT đúng cách thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp, tạo niềm tin với đối tác và cơ quan quản lý.

Kết luận

Ký hiệu hóa đơn điện tử là một yếu tố quan trọng, đóng vai trò xác định và phân loại hóa đơn theo đúng quy định pháp luật. Với những thay đổi trong năm 2025, doanh nghiệp cần nắm rõ cấu trúc, ý nghĩa của ký hiệu HĐĐT cũng như các cập nhật mới để đảm bảo tuân thủ và quản lý hiệu quả. Việc hiểu và áp dụng đúng ký hiệu HĐĐT không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý mà còn nâng cao hiệu quả quản lý kế toán, góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp.

Nếu bạn cần thêm thông tin hoặc hỗ trợ về HĐĐT, đừng ngần ngại liên hệ với các nhà cung cấp giải pháp uy tín.

Xem thêm:

2 cách tra cứu hóa đơn điện tử nhanh chóng và chính xác nhất

Hủy hóa đơn điện tử có bị phạt không?