Kê khai hóa đơn điện tử là một nghiệp vụ quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình nộp thuế, tiết kiệm thời gian và nhân lực, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật. Với sự bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc nắm rõ quy trình kê khai là điều cần thiết. VTC Pay Blog sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết, dễ hiểu về cách kê khai hóa đơn điện tử, từ chuẩn bị ban đầu đến cách xử lý các lỗi thường gặp.

Chuẩn bị trước khi kê khai hóa đơn điện tử

Trước khi thực hiện kê khai thuế bằng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các công cụ và điều kiện cần thiết để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ.

Đăng ký và cài đặt chữ ký số

Chữ ký số là yếu tố bắt buộc để thực hiện các giao dịch điện tử với cơ quan thuế. Doanh nghiệp cần:

• Liên hệ với các nhà cung cấp uy tín để nhận giấy chứng thư số và USB token chứa chữ ký điện tử.
• Cài đặt chữ ký số:

Bạn cần cắm USB token vào máy tính. Mở “This PC”, tìm ổ đĩa của USB token (thường mang tên nhà cung cấp dịch vụ). Sau đó nhấp đúp vào file “Setup.exe” để bắt đầu cài đặt. Quá trình này mất khoảng 10-15 giây tùy cấu hình máy. Cuối cùng, kiểm tra cài đặt thành công bằng cách truy cập hệ thống thuế điện tử và thử ký điện tử.

Tải và cài đặt phần mềm HTKK

Phần mềm Hỗ trợ Kê khai (HTKK) là công cụ chính thức của Tổng cục Thuế, giúp doanh nghiệp lập và xuất tờ khai thuế điện tử. Các bước thực hiện:

• Truy cập website chính thức của Tổng cục Thuế (http://gdt.gov.vn) để tải phiên bản mới nhất của phần mềm HTKK.
• Cài đặt phần mềm trên máy tính dùng để kê khai thuế.
• Cập nhật định kỳ để đảm bảo phần mềm tương thích với các quy định mới nhất.

Chuẩn bị máy tính và kết nối internet

• Sử dụng máy tính có cấu hình ổn định, cài đặt trình duyệt phổ biến như Chrome, Firefox hoặc Edge.
• Đảm bảo kết nối Internet ổn định để tránh gián đoạn trong quá trình đăng ký và nộp tờ khai.

Hướng dẫn kê khai hóa đơn điện tử chi tiết

Dưới đây là các bước kê khai hóa đơn điện tử chuẩn xác, cập nhật theo quy định mới nhất.

Bước 1: Đăng ký tài khoản kê khai thuế qua mạng

• Truy cập website: Mở trình duyệt và vào http://thuedientu.gdt.gov.vn.
• Đăng ký tài khoản:
  1. Nhấn nút “Đăng ký” ở góc phải màn hình.
  2. Điền đầy đủ thông tin: mã số thuế, email, số điện thoại, đối tượng kê khai.
  3. Nhấn “Tiếp tục”, nhập mã PIN của chữ ký số và chọn “Chấp nhận”.
  4. Ký điện tử và gửi đăng ký. Sau 5-10 phút, Tổng cục Thuế sẽ gửi tài khoản và mật khẩu qua email đã đăng ký.
• Đổi mật khẩu: Mật khẩu mặc định thường là “tc123”. Đăng nhập vào hệ thống, chọn “Tài khoản” > “Đổi mật khẩu” để tăng bảo mật.

Bước 2: Đăng ký tờ khai thuế qua mạng

• Đăng nhập vào http://thuedientu.gdt.gov.vn.
• Chọn mục “Tài khoản” > “Đăng ký tờ khai”.
• Lựa chọn các loại tờ khai cần nộp (thuế GTGT, TNDN, TNCN, v.v.), loại kỳ kê khai (tháng/quý), kỳ bắt đầu và nhấn “Chọn”.
• Nhấn “Tiếp tục” và “Chấp nhận” để hoàn tất.

Bước 3: Lập tờ khai thuế trên phần mềm HTKK

• Mở phần mềm HTKK, chọn mục “Nhập tờ khai”.
• Điền đầy đủ thông tin theo yêu cầu, bao gồm hóa đơn mua vào (không bắt buộc kê khai hóa đơn bán ra).
• Sau khi kiểm tra, nhấn “Kết xuất XML” và lưu file tờ khai vào máy tính (thường lưu trên Desktop).

Bước 4: Nộp tờ khai thuế điện tử

• Đăng nhập vào http://thuedientu.gdt.gov.vn.
• Chọn “Nộp tờ khai” > “Chọn tệp tờ khai” và tải file XML đã lưu.
• Nhấn “Ký điện tử”, nhập mã PIN của chữ ký số và chọn “Chấp nhận”.
• Sau khi ký thành công, nhấn “Nộp tờ khai” để gửi đến cơ quan thuế.
• Nếu cần gửi phụ lục (bảng kê Excel), chọn “Nộp phụ lục” và thực hiện tương tự.

Bước 5: Kiểm tra kết quả nộp tờ khai

• Sau khi nộp, cơ quan thuế sẽ gửi hai email:

• Thông báo tiếp nhận: Gửi ngay sau khi nộp thành công.
• Thông báo kết quả: Gửi trong vòng 1 ngày làm việc, xác nhận tờ khai hợp lệ hoặc yêu cầu chỉnh sửa nếu có sai sót.

• Doanh nghiệp có thể tra cứu tờ khai đã nộp tại mục “Tra cứu” trên http://thuedientu.gdt.gov.vn.

Cách tra cứu tờ khai thuế điện tử đã nộp

Để đảm bảo tờ khai được nộp đúng và hợp lệ, doanh nghiệp có thể tra cứu theo các bước sau:

1. Đăng nhập vào http://thuedientu.gdt.gov.vn, chọn “Doanh nghiệp” và nhập mã số thuế, mật khẩu.
2. Chọn mục “Tra cứu” > “Tra cứu tờ khai”.
3. Cập nhật thông tin: loại tờ khai, ngày nộp (từ ngày đến ngày).
4. Nhấn “Tra cứu” để xem kết quả. Có thể tải tờ khai về hoặc kiểm tra thông báo liên quan.

Xử lý lỗi thường gặp khi kê khai hóa đơn điện tử

Lỗi “Mã PIN không đúng”

Nguyên nhân do mã PIN vượt quá 12 ký tự hoặc nhập sai. Để khắc phục, bạn cần đổi mã PIN mới (8-12 ký tự) qua phần mềm quản lý chữ ký số.

Lỗi “Chứng thư số chưa được cài đặt”

Nguyên nhân do chưa cập nhật chứng thư số mới lên hệ thống thuế. Để khắc phục, bạn cần đăng nhập vào hệ thống, cập nhật chứng thư số tại mục “Nộp thuế điện tử” hoặc “Khai thuế điện tử”.

Lỗi không đọc được File XML

Nguyên nhân do thiếu phần mềm iTaxViewer. Để khắc phục, bạn cần tải và cài đặt iTaxViewer từ website Tổng cục Thuế.

Kết luận

Kê khai hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật. Với hướng dẫn chi tiết trên, bạn có thể thực hiện quy trình một cách dễ dàng và hiệu quả. Hãy đảm bảo chuẩn bị đầy đủ chữ ký số, phần mềm HTKK và kết nối Internet ổn định để tránh sai sót. 

VTC POS cung cấp hệ thống tích hợp máy tính tiền hiện đại, tuân thủ pháp luật, phù hợp cho bán lẻ, nhà hàng, dịch vụ. Xuất hóa đơn nhanh, chính xác, VTC POS giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả quản lý và mang lại trải nghiệm chuyên nghiệp.

Xem thêm:

2 cách in hóa đơn điện tử của VNPT dễ dàng nhất

Hóa đơn điện tử thay thế là gì? Tất cả những điều bạn cần biết

Hướng dẫn điều chỉnh hóa đơn điện tử sai tên hàng