Hóa đơn điện tử thay thế là gì? Tất cả những điều bạn cần biết

Hóa đơn điện tử ngày càng trở thành công cụ quan trọng trong các giao dịch thương mại và quản lý thuế tại Việt Nam. Tuy nhiên, không phải lúc nào hóa đơn điện tử cũng được lập đúng ngay từ đầu, dẫn đến nhu cầu lập hóa đơn điện tử thay thế. Vậy hóa đơn điện tử thay thế là gì? Khi nào cần lập? Quy trình thực hiện ra sao? VTC Pay Blog sẽ cung cấp thông tin chi tiết, chính xác và đầy đủ để giúp bạn hiểu rõ về vấn đề này.

Hóa đơn điện tử thay thế là gì?

Theo Khoản 2, Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử thay thế được định nghĩa là hóa đơn điện tử được lập để thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập trước đó nhưng có sai sót về nội dung. Mục đích của hóa đơn thay thế là đảm bảo tính chính xác, hợp pháp của chứng từ kế toán, hỗ trợ kê khai thuế và phục vụ quản lý thuế.

Hóa đơn điện tử thay thế có thể được lập trong các trường hợp sai sót như:

• Sai mã số thuế.
• Sai số tiền, thuế suất hoặc tiền thuế.
• Sai thông tin hàng hóa, dịch vụ (quy cách, chất lượng).
• Các lỗi khác ảnh hưởng đến tính hợp lệ của hóa đơn.

Hóa đơn thay thế phải ghi rõ dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm” để đảm bảo liên kết với hóa đơn gốc đã lập.

Khi nào cần lập hóa đơn điện tử thay thế?

Doanh nghiệp hoặc cá nhân cần lập hóa đơn điện tử thay thế trong các trường hợp cụ thể sau, theo quy định tại Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC:

Hóa đơn điện tử có sai sót về nội dung

Hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua, người bán phát hiện có sai sót.

Hóa đơn điện tử (có mã hoặc không có mã) đã gửi cho người mua, nhưng người mua hoặc người bán phát hiện sai sót về:

• Mã số thuế.
• Số tiền ghi trên hóa đơn.
• Thuế suất hoặc tiền thuế.
• Thông tin hàng hóa, dịch vụ không đúng quy cách, chất lượng.

Hóa đơn giấy có sai sót về hình thức

Hóa đơn giấy bị rách, nhòe, mất thông tin hoặc bị sửa chữa, tẩy xóa.

Trong trường hợp này, hóa đơn thay thế có thể được lập dưới dạng hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn giấy.

Mất hoặc thất lạc hóa đơn giấy

Khi hóa đơn giấy bị mất, doanh nghiệp cần lập hóa đơn thay thế để làm căn cứ kê khai thuế và phục vụ thanh tra, kiểm tra.

Lưu ý về hóa đơn điều chỉnh

Trong một số trường hợp sai sót (như sai mã số thuế, số tiền, thuế suất), doanh nghiệp có thể lựa chọn giữa:

• Lập hóa đơn điện tử thay thế.
• Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh, ghi rõ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

Tuy nhiên, nếu sai sót chỉ liên quan đến tên, địa chỉ người mua (nhưng mã số thuế và các nội dung khác đúng), doanh nghiệp chỉ cần thông báo cho người mua mà không cần lập hóa đơn thay thế.

Quy trình lập hóa đơn điện tử thay thế

Quy trình lập hóa đơn điện tử thay thế được thực hiện theo các bước sau, dựa trên Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 7, Thông tư 78/2021/TT-BTC:

Bước 1: Xác định loại hóa đơn và sai sót

• Xác định hóa đơn có sai sót là hóa đơn có mã hay không có mã của cơ quan thuế.
• Kiểm tra cụ thể sai sót về nội dung (mã số thuế, số tiền, thuế suất, hàng hóa, v.v.).

Bước 2: Thỏa thuận với người mua (nếu cần)

• Nếu có thỏa thuận, lập biên bản thỏa thuận giữa người bán và người mua, ghi rõ nội dung sai sót.
• Biên bản này không bắt buộc trong mọi trường hợp, nhưng cần thiết nếu hai bên thống nhất trước khi lập hóa đơn thay thế.

Bước 3: Lập hóa đơn điện tử thay thế

• Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để lập hóa đơn mới.
• Ghi rõ dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
• Ký số điện tử trên hóa đơn thay thế.

Bước 4: Gửi hóa đơn thay thế

• Hóa đơn có mã của cơ quan thuế: Gửi hóa đơn thay thế cho cơ quan thuế để được cấp mã mới, sau đó gửi cho người mua.
• Hóa đơn không có mã: Gửi trực tiếp hóa đơn thay thế cho người mua.

Bước 5: Lưu trữ hóa đơn

• Lưu trữ cả hóa đơn gốc (có sai sót) và hóa đơn thay thế để phục vụ kiểm tra, thanh tra.
• Hóa đơn gốc bị sai sót sẽ được cơ quan thuế hủy trên hệ thống và không còn giá trị sử dụng.

Trường hợp hóa đơn điện tử thay thế có sai sót thì xử lý thế nào?

Theo Khoản 1, Điều 7, Thông tư 78/2021/TT-BTC, nếu hóa đơn điện tử thay thế đã lập lại tiếp tục có sai sót, doanh nghiệp không được hủy hóa đơn thay thế mà phải lập một hóa đơn điện tử thay thế mới. Quy trình lập hóa đơn thay thế mới vẫn tuân theo các bước nêu trên, đảm bảo ghi rõ thông tin hóa đơn bị thay thế.

Ví dụ:

• Hóa đơn gốc (số 001, ngày 01/01/2025) có sai sót → Lập hóa đơn thay thế (số 002, ngày 05/01/2025).
• Hóa đơn thay thế (số 002) lại sai → Lập hóa đơn thay thế mới (số 003, ngày 10/01/2025), ghi rõ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số 002 ngày 05/01/2025”.

Hóa đơn điện tử chuyển đổi thành hóa đơn giấy có giá trị giao dịch không?

Theo Điều 7, Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn giấy chỉ có giá trị để:

• Ghi sổ kế toán.
• Theo dõi theo quy định pháp luật về kế toán và giao dịch điện tử.

Hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử không có giá trị giao dịch hoặc thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế. Do đó, doanh nghiệp cần lưu ý sử dụng hóa đơn điện tử gốc để đảm bảo tính hợp pháp trong giao dịch.

Kết luận

Hóa đơn điện tử thay thế là giải pháp quan trọng giúp doanh nghiệp khắc phục sai sót trong quá trình lập hóa đơn, đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của chứng từ kế toán. Việc nắm rõ quy định về hóa đơn điện tử thay thế là gì, khi nào cần lập, quy trình thực hiện và các lưu ý liên quan sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro khi thanh tra thuế, đồng thời tối ưu hóa quy trình kế toán.

VTC POS cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử tích hợp từ máy tính tiền, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình lập và quản lý hóa đơn một cách hiệu quả, nhanh chóng và tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật Việt Nam, đặc biệt theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. 

Xem thêm:

Hướng dẫn điều chỉnh hóa đơn điện tử sai tên hàng

Mẫu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể mới nhất 2025

Cách mở file xml hóa đơn điện tử đơn giản nhất