Hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành công cụ không thể thiếu đặc biệt kể từ khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC yêu cầu doanh nghiệp bắt buộc sử dụng HĐĐT từ năm 2022. Việc lựa chọn nơi mua hóa đơn điện tử uy tín không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tối ưu hóa quy trình vận hành, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý. Vậy, mua hóa đơn điện tử ở đâu uy tín?
Tiêu chí khi mua hóa đơn điện tử
Để lựa chọn phần mềm HĐĐT phù hợp, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố sau đây, đảm bảo đáp ứng cả yêu cầu pháp lý lẫn nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.
Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ và giá trị pháp lý
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, phần mềm HĐĐT phải đáp ứng các yêu cầu về lập, phát hành, lưu trữ, và truyền dữ liệu hóa đơn đến Tổng cục Thuế. Cụ thể:
- Phần mềm cần hỗ trợ đầy đủ các bước của nghiệp vụ hóa đơn như tạo hóa đơn, ký số, gửi hóa đơn cho khách hàng qua email hoặc cổng thông tin, và báo cáo dữ liệu cho cơ quan thuế.
- Nhà cung cấp cần đảm bảo phần mềm luôn được cập nhật theo các quy định mới nhất, ví dụ: Thông tư 78/2021/TT-BTC về hóa đơn không có mã của cơ quan thuế hoặc Thông tư 32/2011/TT-BTC về khởi tạo HĐĐT.
- Phù hợp với đặc thù ngành nghề. Một phần mềm tốt sẽ cung cấp các tính năng tùy chỉnh, như thêm trường thông tin đặc thù (mã khách hàng, mã hợp đồng) hoặc hỗ trợ xuất hóa đơn hàng loạt.
An toàn và bảo mật
HĐĐT chứa thông tin nhạy cảm như dữ liệu khách hàng, giao dịch tài chính, do đó bảo mật là yếu tố sống còn. Doanh nghiệp nên chọn nhà cung cấp:
- Sử dụng công nghệ mã hóa tiên tiến như SSL/TLS hoặc AES-256 để bảo vệ dữ liệu truyền tải.
- Có hệ thống sao lưu dữ liệu (backup) định kỳ, đảm bảo khôi phục nhanh chóng nếu xảy ra sự cố.
- Tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế như ISO 27001 hoặc PCI DSS.
- Cung cấp cơ chế phân quyền truy cập, ví dụ: chỉ nhân viên kế toán được phép chỉnh sửa hóa đơn.
Chi phí hợp lý
Chi phí triển khai HĐĐT bao gồm phí khởi tạo, phí sử dụng hàng năm, và phí dịch vụ bổ sung (như tích hợp, hỗ trợ kỹ thuật). Doanh nghiệp cần:
- So sánh giá giữa các nhà cung cấp
- Xem xét chi phí ẩn, như phí nâng cấp phần mềm hoặc phí tích hợp với hệ thống kế toán.
- Lựa chọn gói dịch vụ phù hợp với quy mô
Dịch vụ chăm sóc khách hàng
Dịch vụ hỗ trợ khách hàng đóng vai trò quan trọng, đặc biệt khi doanh nghiệp gặp sự cố như lỗi truyền dữ liệu hoặc cần hướng dẫn sử dụng. Hãy ưu tiên nhà cung cấp:
- Có đội ngũ hỗ trợ 24/7 qua nhiều kênh: hotline, email, chat trực tuyến, hoặc ticket.
- Cung cấp tài liệu hướng dẫn chi tiết, video tutorial, hoặc tổ chức hội thảo đào tạo trực tuyến.
- Cam kết thời gian phản hồi nhanh, ví dụ: giải quyết sự cố trong vòng 2-4 giờ.
Tích hợp với các hệ thống khác
Một phần mềm HĐĐT tốt cần tích hợp mượt mà với các hệ thống hiện có của doanh nghiệp để tránh gián đoạn quy trình làm việc:
- Tích hợp với các nhà cung cấp chữ ký số phổ biến như VNPT-CA, Viettel-CA, FPT-CA.
- Kết nối với phần mềm kế toán như MISA AMIS, Fast, hoặc SAP để tự động hạch toán hóa đơn.
- Hỗ trợ truyền dữ liệu hóa đơn trực tiếp đến cổng thông tin của Tổng cục Thuế theo chuẩn XML.
- Tích hợp với máy POS, phần mềm CRM, hoặc hệ thống quản lý kho để đồng bộ dữ liệu.
Giao diện thân thiện, dễ sử dụng
Giao diện phần mềm ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất làm việc của nhân viên. Doanh nghiệp nên chọn phần mềm:
- Có giao diện trực quan, bố cục rõ ràng, dễ tìm kiếm và quản lý hóa đơn.
- Hỗ trợ đa nền tảng (web, ứng dụng di động) để sử dụng mọi lúc, mọi nơi.
- Cung cấp tính năng tùy chỉnh trang web.
Mua hóa đơn điện tử của các đơn vị cung cấp phần mềm
Hầu hết doanh nghiệp hiện nay lựa chọn HĐĐT từ các nhà cung cấp phần mềm uy tín để đáp ứng yêu cầu pháp lý và tối ưu hóa quy trình vận hành. Dưới đây là các bước chi tiết để chọn và triển khai HĐĐT từ các nhà cung cấp.
Các nhà cung cấp uy tín tại Việt Nam
Dựa trên thị trường hiện nay, một số nhà cung cấp HĐĐT hàng đầu bao gồm:
- VNPT Invoice: Nổi bật với tích hợp mượt mà với Tổng cục Thuế, hỗ trợ đa ngành nghề, và hệ thống bảo mật cao cấp. Phù hợp với doanh nghiệp vừa và lớn.
- Viettel Invoice: Được đánh giá cao về tính bảo mật (sử dụng hạ tầng của Viettel) và hỗ trợ khách hàng 24/7. Phù hợp với doanh nghiệp cần xuất hóa đơn số lượng lớn.
- FPT e-Invoice: Tốt cho doanh nghiệp lớn nhờ khả năng tích hợp với hệ thống ERP, SAP, hoặc Oracle.
- MISA meInvoice: Phù hợp với doanh nghiệp nhỏ và vừa nhờ chi phí thấp, giao diện thân thiện, và tích hợp với phần mềm kế toán MISA AMIS.
- M-invoice: Cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử linh hoạt, dễ sử dụng với chi phí hợp lý. Điểm mạnh là khả năng tích hợp với nhiều hệ thống kế toán và quản lý doanh nghiệp, hỗ trợ tốt cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Theo báo cáo của Tổng cục Thuế năm 2023, hơn 90% doanh nghiệp tại Việt Nam đã chuyển sang sử dụng HĐĐT, trong đó các nhà cung cấp như VNPT, Viettel, và MISA chiếm thị phần lớn nhất.
Để biết được ưu và nhược điểm, so sánh giá cả của từng phần mềm nổi bật, bạn có thể tham khảo tại bài viết Đánh giá top 5 phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất 2025
Kết luận
Để chọn nơi mua hóa đơn điện tử uy tín, doanh nghiệp cần cân nhắc dựa trên quy mô, ngân sách, và nhu cầu cụ thể.
VTC POS mang đến giải pháp hóa đơn điện tử tối ưu, tích hợp trực tiếp từ máy tính tiền, hoàn toàn đáp ứng các quy định tại Nghị định 70/2025 và Thông tư 32/2024. Với mức chi phí phải chăng và khả năng kết nối mượt mà với hệ thống POS, VTC POS là lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp bán lẻ, nhà hàng, và dịch vụ, giúp xuất hóa đơn nhanh chóng, chính xác, và tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu của cơ quan thuế.
Bạn đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử nào? Hãy chia sẻ kinh nghiệm của bạn trong phần bình luận hoặc liên hệ VTC Pay Blog để nhận tư vấn miễn phí và khám phá các giải pháp phù hợp nhất!
Xem thêm:
Những điều về hóa đơn điện tử mà mọi doanh nghiệp cần biết
