Hóa đơn điện tử ngày càng phổ biến, nhưng nhiều kế toán gặp khó khăn khi mở file XML hóa đơn điện tử sau khi tải về máy tính. File XML là định dạng chuẩn chứa dữ liệu hóa đơn, có giá trị pháp lý, nhưng không dễ đọc nếu thiếu công cụ phù hợp. VTC Pay Blog sẽ hướng dẫn bạn cách mở file XML hóa đơn điện tử đơn giản, nhanh chóng, cùng cách lưu trữ khoa học, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.

Hóa đơn điện tử file XML là gì?

Theo Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử sử dụng định dạng XML (eXtensible Markup Language) để lưu trữ và chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống công nghệ thông tin. File XML chứa:

• Dữ liệu nghiệp vụ thông tin hóa đơn như tên người bán, người mua, hàng hóa, số tiền, thuế, v.v.
• Chữ ký số nhằm đảm bảo tính xác thực và pháp lý.
• Mã cơ quan thuế (nếu là hóa đơn có mã của cơ quan thuế).

File XML có giá trị pháp lý, trong khi file PDF chỉ là bản thể hiện, không mang giá trị pháp lý. Vì vậy, kế toán cần biết cách mở và đọc file XML để sử dụng trong các tình huống như kiểm tra, báo cáo thuế, hoặc tra cứu.

Các bước chuẩn bị trước khi mở file XML hóa đơn điện tử

Sau khi tải hóa đơn điện tử về máy tính, bạn cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Hóa đơn thường được gửi dưới dạng file nén (.zip). Vì vậy, bạn cần giải nén file (nếu cần). Sử dụng công cụ như WinRAR hoặc chức năng giải nén tích hợp của Windows để giải nén.

Bước 2: Trong thư mục giải nén, tìm file có đuôi .xml – đây là file chứa dữ liệu hóa đơn điện tử.

Lưu ý: Nếu file XML không mở được ngay, bạn cần sử dụng trình duyệt hoặc phần mềm chuyên dụng như hướng dẫn dưới đây.

Cách mở file XML hóa đơn điện tử đơn giản nhất

Dưới đây là 3 cách phổ biến để mở và đọc file XML hóa đơn điện tử, phù hợp với mọi đối tượng.

Cách 1: Mở file XML trực tiếp bằng trình duyệt

Đây là cách nhanh nhất, không cần cài thêm phần mềm:

1. Tải file XML về máy tính.
2. Nhấp chuột phải vào file XML, chọn Open with > Microsoft Edge, Google Chrome, hoặc Internet Explorer.
3. Nếu trình duyệt không hiển thị trong danh sách, chọn Choose another app > Browse để tìm trình duyệt.

Lưu ý: Cách này hiển thị nội dung file XML dưới dạng mã code, không thân thiện với người dùng. Để đọc chi tiết hơn, bạn nên sử dụng các cách sau.

Cách 2: Sử dụng phần mềm iTaxViewer

iTaxViewer (trước đây là Interview) là phần mềm miễn phí của Tổng cục Thuế, chuyên dùng để đọc file XML hóa đơn điện tử và các báo cáo thuế. Phần mềm có giao diện đơn giản, dễ sử dụng.

Cách cài đặt iTaxViewer

1. Tải iTaxViewer: Truy cập trang web của Tổng cục Thuế hoặc tra cứu “tải iTaxViewer” để tải phiên bản mới nhất (hiện tại là 1.6.2).
2. Giải nén và cài đặt:
   • Giải nén file tải về.
   • Chạy file cài đặt, nhấn Next để tiếp tục.
   • Tích chọn Create a desktop shortcut để tạo biểu tượng trên màn hình.
   • Hoàn tất cài đặt trong khoảng 10-15 giây.
3. Cập nhật phiên bản: Luôn sử dụng phiên bản mới nhất để tránh lỗi như xác minh chữ ký số hoặc hiển thị trên Windows 7/8/10.

Cách mở file XML bằng iTaxViewer

1. Mở phần mềm iTaxViewer.
2. Chọn Tệp hồ sơ hoặc nút Mở file.
3. Tìm đường dẫn đến file XML hóa đơn điện tử và mở.
4. Nội dung hóa đơn sẽ hiển thị chi tiết, dễ đọc trên giao diện phần mềm.

Lưu ý: iTaxViewer chỉ hoạt động trên hệ điều hành Windows. Nếu bạn dùng macOS hoặc Linux, hãy thử cách 1 hoặc cách 3.

Cách 3: Tra cứu qua cổng thông tin hóa đơn điện tử

Nếu không muốn cài phần mềm, bạn có thể tra cứu trực tiếp trên cổng thông tin của nhà cung cấp hóa đơn điện tử hoặc Tổng cục Thuế:

1. Tải file XML về máy.
2. Truy cập cổng tra cứu hóa đơn điện tử (ví dụ: trang web của VNPT, Viettel, hoặc Tổng cục Thuế).
3. Chọn tab Tra cứu theo file XML.
4. Nhấn Chọn file, tìm đường dẫn đến file XML và tải lên.
5. Hệ thống sẽ hiển thị chi tiết hóa đơn.

Lưu ý:

• Không chỉnh sửa file XML trước khi tra cứu để tránh lỗi.
• Nếu chọn sai file quá 5 lần, hệ thống có thể yêu cầu nhập mã CAPTCHA.

Cách lưu trữ file XML hóa đơn điện tử khoa học

Theo Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ ít nhất 10 năm, đảm bảo an toàn, bảo mật, và toàn vẹn dữ liệu. Dưới đây là cách lưu trữ khoa học:

Bước 1: Tải và giải nén file XML

1. Tra cứu và tải hóa đơn định dạng XML từ hệ thống nhà cung cấp.
2. Nhấn OK để tải về máy.
3. Giải nén file (nếu là .zip) để lấy file XML.

Bước 2: Tổ chức lưu trữ

• Tạo thư mục riêng:
  • Với hóa đơn mua vào: Tạo thư mục trên máy tính hoặc Google Drive, đặt tên theo mã số thuế, tên người bán, số hóa đơn (ví dụ: MST_TenNguoiBan_SoHoaDon.xml).
  • Với hóa đơn bán ra: Lưu vào thư mục riêng, kiểm tra kỹ thông tin trước khi gửi khách hàng.
• Quản lý bằng Excel:
  • Tạo file Excel để ghi lại thông tin như mã số thuế, số hóa đơn, mã tra cứu, và chèn link đến file XML.
  • Đồng bộ thư mục chứa file XML và Excel lên Google Drive để đảm bảo an toàn.
• Sử dụng email chuyên dụng:
  • Tạo email riêng để nhận hóa đơn mua vào, cài đặt chuyển tiếp đến email quản lý.
  • Tải hóa đơn từ email và lưu vào thư mục đã tạo.

Bước 3: Đảm bảo an toàn dữ liệu

• Sao lưu định kỳ trên Google Drive hoặc ổ cứng ngoài.
• Không chỉnh sửa file XML để giữ giá trị pháp lý.
• Kiểm tra file XML trước khi lưu để đảm bảo không có lỗi.

Kết luận

Mở file XML hóa đơn điện tử không hề phức tạp nếu bạn nắm rõ các bước và công cụ hỗ trợ. Nếu bạn gặp khó khăn, hãy thử các cách trên hoặc liên hệ nhà cung cấp hóa đơn điện tử để được hỗ trợ.

Tuân thủ Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2024/TT-BTC, VTC POS cho phép khởi tạo hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế ngay tại thời điểm giao dịch, kết nối trực tiếp dữ liệu với Tổng cục Thuế. Hệ thống tối ưu quản lý, giảm thiểu sai sót, tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ, đồng thời nâng cao trải nghiệm vận hành và đảm bảo tính minh bạch, pháp lý cho doanh nghiệp.

Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ cách mở file XML hóa đơn điện tử đơn giản nhất! Nếu cần thêm thông tin, hãy để lại câu hỏi bên dưới.

Xem thêm:

Quy định về mẫu số hóa đơn điện tử mới nhất

Thời hạn bắt buộc dùng hóa đơn điện tử là khi nào?

Mẫu biên bản hủy và thu hồi hóa đơn điện tử (Cập nhật 2025)