Nội dung chính
Trong quá trình lựa chọn cổng thanh toán doanh nghiệp thường quan tâm đến phí giao dịch. Tuy nhiên đây chưa phải là toàn bộ chi phí cần tính đến. Một số khoản như rolling reserve, phí ẩn hay phí setup có thể ảnh hưởng đáng kể đến ngân sách và dòng tiền.
Nếu không tìm hiểu kỹ từ đầu doanh nghiệp có thể gặp chênh lệch giữa chi phí dự kiến và chi phí thực tế. Vậy những khoản phí này là gì và doanh nghiệp cần lưu ý điều gì khi lựa chọn cổng thanh toán?Cùng tìm hiểu dưới bài viết này.
1. Vì sao doanh nghiệp cần quan tâm đến chi phí cổng thanh toán?
Cổng thanh toán là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh trực tuyến. Mỗi giao dịch phát sinh có thể đi kèm những khoản chi phí khác nhau nên nếu chỉ nhìn vào mức phí giao dịch, doanh nghiệp có thể chưa đánh giá đúng tổng chi phí.
Ví dụ như một cổng thanh toán có phí giao dịch thấp nhưng lại có thêm phí khởi tạo hoặc một đơn vị khác có thể yêu cầu rolling reserve trong một số trường hợp. Những khoản phí này đều có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận và dòng tiền.
Do đó doanh nghiệp nên đánh giá tổng chi phí sử dụng cổng thanh toán thay vì chỉ so sánh một mức phí riêng lẻ.
2. Rolling Reserve là gì?
Rolling reserve là khoản tiền được nhà cung cấp dịch vụ thanh toán tạm giữ trong một khoảng thời gian nhất định. Khoản tiền này thường được sử dụng như một cơ chế dự phòng. Mục đích là hỗ trợ xử lý các rủi ro có thể phát sinh sau giao dịch.
Các rủi ro này có thể liên quan đến:
- Giao dịch bị khiếu nại.
- Yêu cầu hoàn tiền.
- Chargeback.
- Gian lận thanh toán.
- Nghĩa vụ tài chính phát sinh sau giao dịch.
Điểm quan trọng là rolling reserve không đồng nghĩa với một khoản phí bị mất. Đây thường là khoản tiền được giữ lại theo điều kiện thỏa thuận và có thể được hoàn trả theo quy định của nhà cung cấp.
Rolling reserve ảnh hưởng đến dòng tiền như thế nào?
Đây là vấn đề doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.
Giả sử doanh nghiệp phát sinh doanh thu 100 triệu đồng. Nếu một phần doanh thu được giữ lại làm reserve, số tiền thực nhận trong thời gian đầu sẽ thấp hơn doanh thu ghi nhận.
Điều này có thể ảnh hưởng đến khả năng sử dụng vốn của doanh nghiệp.
Với doanh nghiệp có dòng tiền lớn, việc này càng cần được tính toán trước. Do đó khi ký hợp đồng, doanh nghiệp nên tìm hiểu rõ: Tỷ lệ reserve là bao nhiêu? Khoản tiền được giữ trong bao lâu? Khi nào được hoàn trả? Điều kiện áp dụng là gì?
3. Phí setup là gì?
Phí setup hay phí khởi tạo là khoản chi phí có thể phát sinh khi doanh nghiệp bắt đầu sử dụng dịch vụ thanh toán.
Khoản phí này có thể liên quan đến quá trình:
- Khởi tạo tài khoản merchant.
- Cấu hình hệ thống.
- Thiết lập kết nối thanh toán.
- Hỗ trợ tích hợp.
- Cấu hình kỹ thuật theo yêu cầu.
Không phải cổng thanh toán nào cũng áp dụng phí setup. Mức phí và điều kiện cũng có thể khác nhau tùy nhà cung cấp và mô hình hợp tác. Vì vậy, doanh nghiệp nên hỏi rõ ngay từ đầu liệu có phí setup hoặc phí khởi tạo hay không.
4. Phí ẩn trong cổng thanh toán là gì?
Phí ẩn là cách gọi phổ biến đối với những khoản chi phí mà doanh nghiệp không nhận biết ngay khi chỉ xem mức phí giao dịch cơ bản.
Trên thực tế không phải khoản phí nào cũng thực sự là “ẩn”. Vấn đề thường nằm ở việc doanh nghiệp chưa đọc kỹ bảng phí hoặc điều khoản dịch vụ.
Một số khoản có thể cần được kiểm tra gồm:
Phí giao dịch
Đây là khoản phí được tính dựa trên từng giao dịch. Mức phí có thể thay đổi theo phương thức thanh toán hoặc loại giao dịch.
Phí hoàn tiền
Một số trường hợp hoàn tiền có thể phát sinh chi phí riêng. Doanh nghiệp nên kiểm tra trước khi triển khai.
Phí chargeback
Chargeback xảy ra khi giao dịch bị yêu cầu hoàn trả thông qua quy trình của tổ chức phát hành thẻ hoặc đơn vị liên quan.
Doanh nghiệp nên tìm hiểu chính sách xử lý và chi phí nếu phát sinh chargeback.
Phí duy trì
Một số dịch vụ có thể áp dụng phí duy trì tài khoản hoặc các khoản phí định kỳ.
Phí rút hoặc chuyển tiền
Doanh nghiệp cũng nên kiểm tra chi phí liên quan đến việc nhận hoặc chuyển tiền về tài khoản ngân hàng.
Không phải nhà cung cấp nào cũng áp dụng tất cả các khoản phí trên. Vì vậy điều quan trọng là xác định chính xác biểu phí của từng giải pháp.
5. Làm thế nào để tránh bỏ sót chi phí?
Trước khi ký hợp đồng với một cổng thanh toán doanh nghiệp nên yêu cầu bảng phí đầy đủ và làm rõ các khoản có thể phát sinh.
Một số câu hỏi nên đặt ra gồm:
- Có phí setup hay không?
- Phí giao dịch được tính như thế nào?
- Có mức phí tối thiểu không?
- Có phí duy trì không?
- Hoàn tiền có phát sinh phí không?
- Chargeback được xử lý như thế nào?
- Có áp dụng rolling reserve không?
- Nếu có, tỷ lệ và thời gian giữ tiền là bao lâu?
- Có khoản phí nào khác ngoài biểu phí cơ bản không?
Doanh nghiệp cũng nên yêu cầu giải thích những thuật ngữ chưa rõ trong hợp đồng.
Đây là cách đơn giản để hạn chế những khoản chi phí phát sinh ngoài dự kiến.
6. VTC Pay – Tối ưu chi phí và vận hành thanh toán cho doanh nghiệp
VTC Pay mang đến giải pháp cổng thanh toán giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quá trình triển khai và vận hành thanh toán trực tuyến. Việc kết nối thanh toán qua một nền tảng giúp doanh nghiệp giảm bớt thao tác thủ công và thuận tiện hơn trong quản lý giao dịch.
Với cổng thanh toán VTC Pay doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm soát chi phí thanh toán, chủ động tính toán ngân sách và lựa chọn phương án phù hợp với quy mô kinh doanh. Quy trình thanh toán được tối ưu cũng góp phần giảm thời gian xử lý giao dịch và nâng cao hiệu quả vận hành.
Việc lựa chọn cổng thanh toángiúp doanh nghiệp không chỉ kiểm soát tốt hơn các khoản chi phí mà còn có thể tập trung nguồn lực cho hoạt động kinh doanh và mở rộng quy mô trong dài hạn.
Kết luận
Rolling reserve, phí ẩn và phí setup là những khoản doanh nghiệp không nên bỏ qua khi đánh giá chi phí cổng thanh toán.
Trong đó rolling reserve có thể ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền. Phí setup tác động đến chi phí triển khai ban đầu. Các khoản phí khác có thể làm thay đổi tổng chi phí vận hành.
Hiểu rõ chi phí ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp chủ động ngân sách, kiểm soát dòng tiền và tránh những khoản phát sinh ngoài dự kiến khi triển khai thanh toán trực tuyến.
