Nội dung chính
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt sẽ trở thành điều kiện bắt buộc để doanh nghiệp được khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) và ghi nhận chi phí hợp lệ theo quy định tại Nghị định 181/2025/NĐ-CP, chính thức có hiệu lực từ ngày 01/07/2025. Trong bài viết này, VTC Pay sẽ giúp doanh nghiệp cập nhật đầy đủ những thay đổi quan trọng liên quan đến quy định mới này.
1. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì?
Theo khoản 1 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp khi mua hàng hóa, dịch vụ (bao gồm cả nhập khẩu) có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên (đã bao gồm VAT) bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đủ điều kiện khấu trừ thuế.
Hiểu một cách đơn giản, đây là các tài liệu chứng minh việc thanh toán được thực hiện thông qua các phương thức không sử dụng tiền mặt, phù hợp với quy định của pháp luật về thanh toán và quản lý thuế.
Lưu ý quan trọng:
- Không chấp nhận chứng từ bên mua nộp tiền mặt trực tiếp vào tài khoản bên bán
- Chỉ các hình thức thanh toán hợp lệ theo quy định mới được công nhận
Điểm mới so với quy định cũ
Trước đây, theo Luật Thuế GTGT 2008, chỉ các giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên mới bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt.
Tuy nhiên, từ ngày 01/07/2025:
- Ngưỡng này được giảm xuống còn 05 triệu đồng
- Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải kiểm soát chặt chẽ hơn các khoản chi
Ngoài ra, còn có các trường hợp đặc thù theo quy định được hướng dẫn tại khoản 2 điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP:
| STT | Hình thức | Điều kiện | Hồ sơ, chứng từ đi kèm |
|---|---|---|---|
| 1 | Thanh toán bù trừ giữa giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào với hàng hóa, dịch vụ bán ra; vay, mượn hàng | – Phương thức bù trừ quy định cụ thể trong hợp đồng – Có biên bản đối chiếu số liệu và xác nhận giữa hai bên – Nếu qua bên thứ ba: phải có biên bản bù trừ công nợ 3 bên | – Biên bản đối chiếu, xác nhận công nợ – Biên bản bù trừ công nợ 3 bên (nếu có) |
| 2 | Bù trừ công nợ vay, mượn tiền; cấn trừ qua bên thứ ba | – Có quy định trong hợp đồng – Có hợp đồng vay/mượn bằng văn bản lập trước – Có chứng từ chuyển tiền qua tài khoản – Bao gồm cả trường hợp bù trừ với khoản hỗ trợ/chi hộ | – Hợp đồng vay/mượn tiền – Chứng từ chuyển khoản |
| 3 | Thanh toán ủy quyền hoặc qua bên thứ ba | – Thực hiện theo ủy quyền hoặc chỉ định của bên bán – Quy định rõ trong hợp đồng – Bên thứ ba hoạt động hợp pháp | – Hợp đồng quy định phương thức thanh toán – Chứng từ chuyển tiền hợp lệ |
| 4 | Thanh toán bằng cổ phiếu, trái phiếu | – Có thỏa thuận cụ thể trong hợp đồng – Có hợp đồng mua bán lập trước | – Hợp đồng mua bán bằng văn bản |
| 5 | Phần giá trị còn lại sau bù trừ ≥ 05 triệu đồng | – Chỉ được khấu trừ thuế nếu thanh toán không dùng tiền mặt | – Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt |
| 6 | Thanh toán vào tài khoản bên thứ ba tại Kho bạc Nhà nước (cưỡng chế) | – Theo quyết định cưỡng chế của cơ quan có thẩm quyền – Chuyển tiền vào tài khoản bên thứ ba tại Kho bạc Nhà nước | – Quyết định cưỡng chế – Chứng từ chuyển tiền |
| 7 | Mua trả chậm, trả góp ≥ 05 triệu đồng | – Có hợp đồng, hóa đơn GTGT, chứng từ thanh toán – Chưa đến hạn vẫn được khấu trừ thuế – Đến hạn chưa thanh toán không tiền mặt thì phải điều chỉnh thuế | – Hợp đồng mua bán – Hóa đơn GTGT – Chứng từ thanh toán |
| 8 | Giao dịch dưới 05 triệu đồng; hàng biếu tặng, mẫu không trả tiền | – Không bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt | – Hóa đơn mua hàng hoặc chứng từ nhập khẩu |
| 9 | Người lao động thanh toán thay doanh nghiệp | – Theo quy chế tài chính/nội bộ – Doanh nghiệp hoàn trả bằng hình thức không dùng tiền mặt | – Quy chế nội bộ – Chứng từ thanh toán giữa doanh nghiệp và người lao động |
3. Các loại chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ
Theo quy định tại Nghị định 52/2024/NĐ-CP, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt được chia thành 2 nhóm chính:
Nhóm chứng từ qua ngân hàng
Bao gồm các tài liệu chứng minh giao dịch chuyển khoản:
- Ủy nhiệm chi, lệnh chi, séc, nhờ thu
- Thanh toán qua thẻ (ATM, thẻ tín dụng)
- Giao dịch ví điện tử, thanh toán qua SIM
- Sao kê ngân hàng, giấy báo nợ, xác nhận giao dịch thành công
- Chuyển khoản giữa tài khoản doanh nghiệp và đối tác
Lưu ý: Việc nộp tiền mặt vào tài khoản bên bán không được coi là thanh toán không dùng tiền mặt.
Nhóm chứng từ khác
Ngoài ngân hàng, các hình thức sau vẫn hợp lệ nếu có đủ hồ sơ:
- Bù trừ công nợ
- Thanh toán qua bên thứ ba được chỉ định
- Cấn trừ khoản vay
- Chuyển tiền vào tài khoản cưỡng chế
4. Những lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp từ 01/07/2025
Một vài lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp về hóa đơn sau ngày 01/07/2025:
Cập nhật quy trình thanh toán
Doanh nghiệp cần rà soát lại toàn bộ quy trình chi trả để đảm bảo:
- Tất cả giao dịch từ 05 triệu đồng trở lên đều thanh toán không dùng tiền mặt
- Áp dụng các phương thức hợp pháp như chuyển khoản, ví điện tử, bù trừ công nợ
- Hạn chế tối đa thanh toán tiền mặt để tránh rủi ro về thuế
Lưu trữ chứng từ đầy đủ
Hồ sơ cần được lưu trữ bao gồm:
- Hợp đồng mua bán
- Hóa đơn GTGT
- Chứng từ chuyển khoản
- Sao kê ngân hàng
- Biên bản đối chiếu công nợ
- Giấy ủy quyền, quyết định của cơ quan nhà nước (nếu có)
Với các trường hợp đặc thù như bù trừ công nợ hoặc vay mượn, cần bổ sung thêm:
- Hợp đồng vay/mượn
- Biên bản đối chiếu
- Chứng từ chuyển tiền hợp lệ
Lưu ý về phần thanh toán còn lại
Nếu doanh nghiệp thực hiện:
- Bù trừ công nợ
- Thanh toán qua bên thứ ba
Thì phần giá trị còn lại từ 05 triệu đồng trở lên vẫn phải thanh toán không dùng tiền mặt.
Nếu không có đầy đủ chứng từ:
- Không được khấu trừ thuế GTGT
- Có nguy cơ bị xử phạt khi thanh tra thuế
5. Tạm kết
Có thể thấy, quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt từ ngày 01/07/2025 sẽ tác động trực tiếp đến cách doanh nghiệp vận hành tài chính và quản lý thuế. Việc tuân thủ đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo điều kiện khấu trừ thuế GTGT, mà còn nâng cao tính minh bạch, hạn chế rủi ro khi thanh tra, kiểm tra. Vì vậy, doanh nghiệp cần chủ động chuẩn hóa quy trình thanh toán, ưu tiên các phương thức không dùng tiền mặt và lưu trữ chứng từ đầy đủ, hợp lệ.
Để tối ưu quy trình thanh toán và đáp ứng đầy đủ yêu cầu pháp lý, doanh nghiệp có thể lựa chọn VTC Pay – cổng thanh toán điện tử uy tín, hỗ trợ đa dạng phương thức như chuyển khoản, ví điện tử, thẻ nội địa và quốc tế.
Xem thêm:
