Hóa đơn điện tử (HĐĐT) ngày càng trở thành công cụ quan trọng trong quản lý tài chính và thuế của các doanh nghiệp. Để đảm bảo tính minh bạch và chính xác, việc tra cứu hóa đơn điện tử là bước không thể thiếu. Bài viết này, VTC Pay Blog sẽ hướng dẫn chi tiết 2 cách tra cứu hóa đơn điện tử nhanh chóng và chính xác nhất, phù hợp với các doanh nghiệp áp dụng theo Thông tư 78/2021/TT-BTC (TT 78) và Nghị định 123/2021/NĐ-CP (NĐ 123).

1. Cách tra cứu hóa đơn điện tử trên cổng Tổng cục Thuế

Phương pháp này áp dụng cho các doanh nghiệp chưa đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử theo TT 78 và NĐ 123, hoặc sử dụng hóa đơn theo Thông tư 32/2011/TT-BTC (TT 32).

Bước 1: Truy cập website tra cứu thông tin hóa đơn

• Truy cập cổng tra cứu chính thức của Tổng Cục Thuế tại: https://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/tc1hd.html
• Lưu ý: Đối với doanh nghiệp áp dụng TT 78 và NĐ 123, Tổng Cục Thuế đã triển khai một cổng tra cứu mới thay thế cổng cũ của TT 32. Hãy kiểm tra thông báo chính thức từ cơ quan thuế để sử dụng đúng website.

Bước 2: Nhập thông tin hóa đơn cần tra cứu

Cung cấp đầy đủ các thông tin sau:

• Mã số thuế người bán hàng hóa, dịch vụ (HHDV): Nếu không nhớ chính xác, bạn có thể tra cứu mã số thuế doanh nghiệp trước.
• Mẫu số hóa đơn.
• Ký hiệu hóa đơn.
• Số hóa đơn.
• Mã xác thực (nếu có).

Bước 3: Tìm kiếm

• Nhấn nút “Tìm kiếm”.
• Hệ thống sẽ trả về kết quả bao gồm:

• Tên người bán HHDV.
• Địa chỉ.
• Trạng thái hoạt động.
• Cơ quan thuế quản lý.

• Nếu kết quả hiển thị “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp”, hóa đơn bạn tra cứu không tồn tại trên hệ thống.

2. Tra cứu hóa đơn điện tử trên hệ Thống Hóa Đơn Điện Tử

Phương pháp này dành cho các doanh nghiệp đã đăng ký và áp dụng hóa đơn điện tử theo TT 78 và NĐ 123. Hệ thống hóa đơn điện tử cho phép tra cứu chi tiết cả hóa đơn bán ra và mua vào.

Bước 1: Đăng nhập hệ thống hóa đơn điện tử

• Truy cập website hệ thống hóa đơn điện tử do Cơ quan Thuế cung cấp.
• Đăng nhập bằng thông tin tài khoản (tên đăng nhập và mật khẩu) đã được cấp.

Bước 2: Chọn mục tra cứu

Tại giao diện chính, chọn “Tra cứu” > “Tra cứu hóa đơn”.

Bước 3: Nhập thông tin hóa đơn

Chọn loại tra cứu: “Tra cứu HĐĐT bán ra” hoặc “Tra cứu HĐĐT mua vào”. Sau đó nhập các thông tin cần thiết:

• Mã số thuế người bán.
• Loại hóa đơn.
• Ký hiệu hóa đơn.
• Số hóa đơn.

Bước 4: Tìm kiếm và xem kết quả

Nhấn “Tìm kiếm”. Hệ thống sẽ hiển thị thông tin chi tiết của hóa đơn, bao gồm:

• Ký hiệu mẫu số.
• Ký hiệu hóa đơn.
• Số hóa đơn.
• Ngày lập hóa đơn.
• Thông tin hóa đơn.
• Tổng tiền chưa thuế.
• Tổng tiền thuế.

Kế toán có thể xuất dữ liệu hóa đơn dưới các định dạng như Excel, XML, hoặc các định dạng khác để lưu trữ và quản lý.

Lưu ý: Phương pháp này yêu cầu doanh nghiệp đã đăng ký và được cấp tài khoản trên hệ thống hóa đơn điện tử. Đảm bảo thông tin đăng nhập chính xác để tránh gián đoạn quá trình tra cứu.

Kết luận

Việc tra cứu hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật mà còn nâng cao hiệu quả quản lý tài chính. Tùy thuộc vào tình trạng đăng ký hóa đơn điện tử, bạn có thể chọn một trong hai cách trên:

1. Tra cứu trên cổng Tổng Cục Thuế (phù hợp với doanh nghiệp chưa áp dụng TT 78, NĐ 123).
2. Tra cứu trên hệ thống hóa đơn điện tử (dành cho doanh nghiệp đã đăng ký theo TT 78, NĐ 123).

Hãy đảm bảo nhập chính xác thông tin và sử dụng đúng cổng tra cứu để đạt kết quả nhanh chóng và chính xác nhất. Nếu cần thêm thông tin hoặc hỗ trợ, hãy liên hệ với cơ quan thuế hoặc nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử của bạn.

Xem thêm:

Ký hiệu hóa đơn điện tử mà các doanh nghiệp cần nắm bắt

Hủy hóa đơn điện tử có bị phạt không?