Trong bối cảnh chuyển đổi số toàn diện, hóa đơn điện tử đang dần thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy trong hoạt động kinh doanh và quản lý thuế. Việc nắm rõ quy trình tra cứu hóa đơn điện tử trên hệ thống của Tổng cục Thuế không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính pháp lý của chứng từ mà còn nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ. Trong bài viết, VTC Pay sẽ hướng dẫn bạn cách tra cứu hóa đơn điện tử Tổng cục Thuế nhanh chóng nhất.

1. Mục đích tra cứu hóa đơn điện tử

Ngày nay, chức năng hóa đơn điện tử đã trở nên phổ biến và thông dụng hơn bao giờ hết. Việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử giúp hỗ trợ đắc lực cho kế toán và những người dùng trong việc quản lý hóa đơn tiện lợi và nhanh chóng hơn. Tuy nhiên vẫn nhiều người dùng thắc mắc vì sao cần tra cứu hóa đơn điện tử Tổng cục Thuế?

Thực tế, người dùng hay kế toán cần đến chức năng tra cứu xuất phát từ nhu cầu sau:

• Kiểm tra chi tiết thông tin trên hóa đơn đã xuất.
• Kiểm tra tính hợp pháp và hợp lệ của hóa đơn điện tử.
• Kiểm tra thông tin phát hành hóa đơn để xác định hóa đơn sử dụng hợp pháp hay chưa.
• Kiểm tra lại các sai sót trên hóa đơn (nếu có) để nhanh chóng xử lý, khắc phục, giảm thiểu rủi ro có thể xảy ra với doanh nghiệp.

Ngoài ra, tra cứu trên cổng thông tin trên Tổng cục Thuế còn giúp người dùng tải file tra cứu dễ dàng và lưu lại vào máy sử dụng cho sau này.

2. Cách tra cứu hóa đơn điện tử tổng cục thuế hợp lệ, đơn giản

Muốn tra cứu hóa đơn điện tử nhanh chóng, bạn có thể lựa chọn cách tra cứu hóa đơn điện tử Tổng cục Thuế. Đây là cách kiểm tra phổ biến, tiện lợi, chính xác và đảm bảo theo quy định của Thông tư 78 về hóa đơn điện tử và chứng từ.

Cách tra cứu hóa đơn điện tử trên cổng thông tin Tổng cục Thuế như sau:

Bước 1: Truy cập vào website: https://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/tc1hd.html. 

Bước 2: Điền đầy đủ các trường thông tin cần thiết để tiến hành tra cứu, bao gồm:

• Mã số thuế của đơn vị bán hàng hóa, dịch vụ (trong trường hợp không nhớ rõ, bạn có thể tra cứu mã số thuế doanh nghiệp).
• Mẫu số hóa đơn.
• Ký hiệu hóa đơn.
• Số hóa đơn.
• Mã xác thực được hiển thị trên hệ thống.

Bước 3: Nhấn vào nút “Tìm kiếm”. Sau vài giây, kết quả tra cứu sẽ được hiển thị với các thông tin như:

• Tên người bán hàng hóa/dịch vụ.
• Địa chỉ đăng ký kinh doanh.
• Tình trạng hoạt động của đơn vị phát hành hóa đơn.
• Cơ quan thuế quản lý.

Trong trường hợp hệ thống phản hồi “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm” thì hóa đơn bạn cần tra cứu không tồn tại hoặc thông tin đã nhập chưa chính xác.

3. Những thắc mắc liên quan

Bên cạnh cách tra cứu hóa đơn điện tử Tổng cục Thuế thì những thông tin khác liên quan HĐĐT vẫn làm người dùng cảm thấy bối rối và khó hiểu. Dưới đây là một vài thắc mắc phổ biến khi nhắc đến HĐĐT mà bạn cũng có thể quan tâm.

3.1. Hóa đơn điện tử có mã xác thực là gì?

Mã xác thực của hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực qua hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.

Theo Tổng cục Thuế có 2 loại hóa đơn điện tử hiện nay là HĐĐT (theo thông tư số 32/2011/TT-BTC) và HĐĐT có mã xác thực (theo quyết định số 1209/2015/QĐ-BTC). Đối với hóa đơn điện tử có mã xác thực, người bán sẽ phải ký tên trên hóa đơn khi cơ quan thuế cấp mã xác nhận và số hóa đơn xác thực. Đồng thời, doanh nghiệp không cần lập báo cáo tình hình sử dụng cho loại hóa đơn này.

3.2. Khách hàng có thể nhận hóa đơn điện tử bằng cách nào?

Có 2 cách để nhận hóa đơn điện tử:

• Gửi thông qua hệ thống của một tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
• Gửi trực tiếp cho người bán qua Email, SMS.

3.3. Người mua kê khai thuế như thế nào khi nhận được HĐĐT?

Đối với người mua khi nhận được hóa đơn điện tử có thể kê khai thuế theo các trường hợp sau:

• Người mua khi nhận được hóa đơn điện tử từ người bán kê khai thuế như quy trình bình thường với hóa đơn giấy.
• Người mua có thể yêu cầu người bán cung cấp cho mình hóa đơn điện tử đã được chuyển đối ra giấy và có chữ ký, dấu của bên bán. Việc chuyển đổi này sẽ giúp bạn làm chứng từ cho hồ sơ quyết toán thuế sau này.

Việc tra cứu hóa đơn điện tử Tổng cục Thuế là không bắt buộc. Tuy nhiên để có thể nắm rõ các thông tin trên hóa đơn điện tử cũng như kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn thì chức năng tra cứu này vô cùng hữu ích. Hy vọng, cách tra cứu hóa đơn điện tử mà VTC Pay vừa chia sẻ đã giúp bạn biết cách tra cứu nhanh và hiệu quả nhất. Đừng quên theo dõi VTC Pay để cập nhật thêm nhiều kiến thức hữu ích về hóa đơn điện tử nhé!

Xem thêm: Hướng dẫn tra cứu điện tử chính xác theo Thông tư 78