Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử Tổng cục Thuế chi tiết

Nội dung chính

Trong thời đại số hóa, việc sử dụng hóa đơn điện tử đã trở thành quy định bắt buộc đối với nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ cách tra cứu hóa đơn điện tử Tổng cục Thuế. Bài viết này VTC Pay sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước giúp bạn tra cứu hóa đơn điện tử nhanh chóng, đúng quy trình và đảm bảo tính pháp lý.

1. Các loại hóa đơn và cách lưu trữ hóa đơn điện tử hiện nay

Căn cứ vào Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hướng dẫn mẫu hiển thị của các loại hóa đơn điện tử hiện nay. Theo đó, các loại hóa đơn điện tử Tổng cục Thuế bao gồm:

Hóa đơn giá trị gia tăng
Hóa đơn bán hàng
Hóa đơn điện tử bán tài sản công
Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia
Tem, vé, thẻ
Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tài quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý

Mỗi lại hóa đơn sẽ có phương thức kê khai thuế và đối tượng sử dụng khác nhau. Về phương thức lưu trữ hóa đơn, doanh nghiệp/cá nhân bắt buộc phải lưu trữ dưới dạng XML hoặc PDF trong hệ thống nội bộ hoặc lưu trữ trên nền tảng của nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để đảm bảo tính bảo mật, toàn vẹn và tra cứu dễ dàng hơn.

2. Các bước tra cứu hóa đơn điện tử tổng cục Thuế

Hiện nay có rất nhiều cách tra cứu hóa đơn chuẩn theo Thông tư 78. Dưới đây là 2 cách tra cứu hóa đơn điện tử Tổng cục Thuế phổ biến, thông dụng và đơn giản nhất.

2.1. Tra cứu trên hệ thống hóa đơn điện tử Tổng cục Thuế

Cách tra cứu hóa đơn điện tử trên hệ thống hóa đơn điện tử chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp đã đăng ký và sử dụng hóa đơn theo TT 78 và NĐ 123. Cách tra cứu được thực hiện như sau:

Bước 1: Truy cập vào cổng thông tin hóa đơn điện tử. Đăng nhập bằng tài khoản được cấp bởi Cơ quan Thuế.

Bước 2: Sau khi đăng nhập, vào mục “Tra cứu” và chọn tiếp “Tra cứu hóa đơn”.

Bước 3: Lựa chọn chức năng “Tra cứu hóa đơn điện tử bán ra/mua vào”. Nhập đầy đủ các thông tin liên quan như:

Mã số thuế của bên bán
Loại hóa đơn cần kiểm tra
Ký hiệu hóa đơn
Số hóa đơn

Bước 4: Nhấn “Tìm kiếm”. Hệ thống sẽ hiển thị thông tin chi tiết của các hóa đơn bán ra hoặc mua vào, áp dụng theo quy định tại Thông tư 78 và Nghị định 123, bao gồm:

Ký hiệu mẫu hóa đơn
Ký hiệu hóa đơn cụ thể
Số hóa đơn
Ngày lập hóa đơn
Nội dung chi tiết của hóa đơn
Tổng giá trị trước thuế
Tổng số tiền thuế giá trị gia tăng

2.2. Tra cứu trên cổng thông tin Tổng cục Thuế

Cách tra cứu hóa đơn điện tử trên cổng thông tin Tổng cục Thuế như sau:

Bước 1: Truy cập vào website: https://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/tc1hd.html.

Bước 2: Điền đầy đủ các trường thông tin cần thiết để tiến hành tra cứu, bao gồm:

Mã số thuế của đơn vị bán hàng hóa, dịch vụ (trong trường hợp không nhớ rõ, bạn có thể tra cứu mã số thuế doanh nghiệp).
Mẫu số hóa đơn.
Ký hiệu hóa đơn.
Số hóa đơn.
Mã xác thực được hiển thị trên hệ thống.

Bước 3: Nhấn vào nút “Tìm kiếm”. Sau vài giây, kết quả tra cứu sẽ được hiển thị với các thông tin như:

Tên người bán hàng hóa/dịch vụ.
Địa chỉ đăng ký kinh doanh.
Tình trạng hoạt động của đơn vị phát hành hóa đơn.
Cơ quan thuế quản lý.

Trong trường hợp hệ thống phản hồi “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm” thì hóa đơn bạn cần tra cứu không tồn tại hoặc thông tin đã nhập chưa chính xác.

3. Lưu ý quan trọng khi tra cứu hóa đơn điện tử

Việc tra cứu hóa đơn điện tử Tổng cục Thuế giúp doanh nghiệp/cá nhân kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, tránh rủi ro hóa đơn giả. Tuy nhiên khi kiểm tra, bạn cần lưu ý một số điểm dưới đây để đảm bảo quá trình kiểm tra chính xác và hiệu quả.

Kiểm tra cẩn thận các thông tin: Hãy đảm bảo bạn nhập chính xác các thông tin yêu cầu để tra cứu hóa đơn thành công bao gồm các thông tin: Mã số thuế của bên bán, Ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, thời gian phát hành hóa đơn phải khớp với thông tin trên hóa đơn điện tử.
Ký hiệu hóa đơn: Bạn cần lược bỏ bớt ký tự số ở đầu dãy ký hiệu khi nhập trên hệ thống.
Liên hệ hỗ trợ: Nếu gặp khó khăn trong quá trình nghiên cứu, hãy liên hệ trực tiếp với Tổng cục Thuế hoặc nhà cung cấp hệ thống hóa đơn điện tử để được hỗ trợ.
Sử dụng các phần mềm hóa đơn điện tử uy tín: Nên sử dụng các phần mềm hóa đơn đã được kiểm định bởi cơ quan thuế để đảm bảo tính hợp lệ và an toàn cho hóa đơn.

Trên đây là toàn bộ thông tin về tra cứu hóa đơn điện tử Tổng cục Thuế. Hy vọng những chia sẻ trên của VTC Pay sẽ giúp bạn hiểu hơn cũng như có cách tra hóa đơn điện tử nhanh chóng. Đừng quên theo dõi VTC Pay để cập nhật những thông tin mới nhất về hóa đơn điện tử nhé!

Có thể bạn quan tâm: