Với sự phát triển của công nghệ hiện đại, việc sử dụng máy tính tiền đã trở nên phổ biến và rộng rãi hơn bao giờ hết. Song song với đó, hệ thống quy định pháp luật cũng được cập nhật để đảm bảo tính minh bạch và thống nhất. Vậy trong năm 2025 có những thay đổi gì khi xuất hóa đơn từ máy tính tiền? Hãy cùng VTC Pay tìm hiểu chi tiết nhé!
1. Hóa đơn xuất từ máy tính tiền là gì?
Hóa đơn xuất từ máy tính tiền có kết nối với dữ liệu của cơ quan thuế là hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua có thể truy xuất, kê khai thông tin HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền do tổ chức, cá nhân kinh doanh lập từ hệ thống tính tiền. Dữ liệu này được chuyển đến cơ quan thuế theo định dạng được quy định tại Khoản 2 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung.
Cụ thể mẫu cấu trúc của mã cơ quan thuế trên hóa đơn xuất từ máy tính tiền như sau:
2. Đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền
Từ ngày 1/06/2025 Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực thì các đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện từ xuất từ máy tính tiền kết nối với dữ liệu cơ quan thuế bao gồm:
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có mức thu nhập hàng năm từ 1 tỷ đồng trở nên.
- Doanh nghiệp có hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ đến người tiêu dùng như:
- Bán lẻ (trừ xe máy, ô tô và xe có các động cơ khác)
- Siêu thị
- Trung tâm thương mại
- Ăn uống
- Khách sạn
- Nhà hàng
- Dịch vụ vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ; dịch vụ vui chơi giải trí, hoạt động trình chiếu phim.
- Dịch vụ phục vụ cá nhân theo quy định của Hệ thống ngành kinh tế của Việt Nam.
3. Quy định khi xuất hóa đơn từ máy tính tiền
Để đảm bảo quá trình sử dụng hóa đơn điện tử xuất từ máy tính tiền đúng theo quy định pháp luật khi xuất hóa đơn doanh nghiệp cần chú ý:
3.1. Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử xuất từ máy tính tiền
- Đơn vị có đầy đủ phương tiện điện tử: Chữ ký số, đã đăng ký và được cấp tài khoản giao dịch thuế điện tử với cơ quan thuế.
- Đơn vị đã trang bị đầy đủ thiết bị công nghệ như: máy tính, thiết bị điện tử có kết nối Internet, Email.
- Đơn vị có sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, có dẫn truyền dữ liệu hóa đơn điện tử tới Cơ quan Thuế.
Nếu doanh nghiệp, hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử xuất từ máy tính tiền thì cần thay đổi phần mềm HĐĐT đáp ứng chuẩn định dạng dữ liệu hóa đơn theo quy định của Quyết định 1510/QĐ-TCT.
3.2. Nguyên tắc áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Căn cứ Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử sẽ áp dụng các nguyên tắc sau:
- Đơn vị cần đảm bảo hóa đơn in từ máy tính tiền truyền dữ liệu điện tử tới Cơ quan Thuế.
- Đơn vị kinh doanh không bắt buộc sử dụng chữ ký số.
- Các khoản mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính được xác định là khoản chi có đầy đủ chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.
3.3. Nội dung hóa đơn từ máy tính tiền
Căn cứ vào Khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn điện tử xuất từ máy tính phải có các nội dung sau:
- Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế/số điện thoại/số định danh cá nhân của người mua.
- Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán.
- Tên hàng hóa hoặc dịch vụ, đơn giá, số lượng và tổng giá trị thanh toán. Đối với tổ chức, doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế, cần ghi rõ giá bán chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng (GTGT), mức thuế suất GTGT, số tiền thuế GTGT, và tổng số tiền thanh toán đã bao gồm GTGT.
- Thời điểm lập hóa đơn và mã số do cơ quan thuế cấp hoặc dữ liệu điện tử để người mua có thể truy xuất, kê khai thông tin hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.
Lưu ý quan trọng:
- Đối với doanh nghiệp kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ: Trên hóa đơn cần thể hiện đầy đủ các nội dung: giá bán trước thuế GTGT, mức thuế suất áp dụng, số tiền thuế GTGT tương ứng, và tổng giá trị thanh toán đã bao gồm thuế.
- Đối với hóa đơn có mã cơ quan thuế xuất từ máy tính tiền:
- Khi doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế sẽ tự cấp mã cho đơn vị.
- Mã được cấp tự động và theo dải ký tự.
- Mỗi đơn vị sử dụng mã riêng và không trùng lặp.
3.4. Thời điểm xuất hóa đơn từ máy tính tiền
Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thời điểm xuất hóa đơn từ máy tính tiền được quy định:
- Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
- Đối với hàng hóa xuất khẩu, thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn VAT hoặc HĐĐT tự người bán quyết định nhưng chậm nhất không quá 1 ngày làm việc kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.
- Thời điểm lập hóa đơn đối với hàng hóa dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt thu tiền hay chưa.
Trên đây là thông tiên về quy định khi xuất hóa đơn từ máy tính tiền. Hy vọng những thông tin trên hữu ích và giúp bạn hiểu hơn về các quy định này. Đừng quên theo dõi VTC Pay để cập nhật thêm nhiều thông tin hữu ích về hóa đơn điện tử nhé!
Có thể bạn quan tâm:
- Hóa đơn đỏ là gì? Khi xuất hóa đơn đỏ điện tử cần lưu ý gì
- 2 Cách tra cứu thông tin hóa đơn điện tử mới nhất
- Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử mới nhất
