Cách hủy hóa đơn điện tử hợp lệ theo quy định pháp luật

Hóa đơn điện tử là một chứng từ quan trọng làm căn cứ để xác định doanh thu, chi phí, số tiền thuế mà doanh nghiệp/hộ kinh doanh phải nộp. Vì vậy, khi lập hóa đơn cần đảm bảo chính xác, minh bạch rõ ràng. Trong trường hợp hóa đơn bị sai sót doanh nghiệp/hộ kinh doanh cần hủy hóa đơn điện tử theo đúng quy định của Tổng cục Thuế. Hãy cùng VTC Pay tìm hiểu chi tiết các bước hủy hóa đơn điện tử hợp lệ, nhanh chóng nhất nhé!

1. Trường hợp cần hủy hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là một chứng từ quan trọng vì vậy khi lập hóa đơn cần đảm bảo thông tin chính xác, đầy đủ đúng theo quy định. Khi có sai sót về nội dung trên hóa đơn điện tử đã xuất, tùy từng trường hợp mà kế toán buộc phải thực hiện lập biên bản hủy hóa đơn điện tử và điều chỉnh lại sao cho phù hợp. Cụ thể 2 trường hợp được phép hủy HĐĐT như sau:

Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử bị sai sót và đã được CQT cấp mã nhưng chưa gửi cho người mua tại Khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:

• Chưa gửi cho người mua: Người bán làm thủ tục hủy HĐĐT đã phát hành và lập hóa đơn mới.
• Đã gửi cho người mua: Người bán chỉ có thể lập hóa đơn điều chỉnh hoặc xuất hóa thay thế mà không được hủy hóa đơn gốc.

Trường hợp 2: Người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Nhưng sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp. Thì lúc này người bán được phép hủy HĐĐT đã phát hành và thông báo với CQT.

2. Hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử đúng theo quy định

Để tiến hành hủy hóa đơn điện tử một cách hợp lệ, bạn cần thực hiện các bước sau:

• Bước 1: Gửi thông báo về sai sót của hóa đơn tới cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT, được quy định trong Phụ lục IA của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• Bước 2: Tạo lại một hóa đơn điện tử mới như thông thường, sau đó ký số và gửi lên cơ quan thuế để xin cấp mã hóa đơn thay thế, rồi gửi cho người mua.
• Bước 3: Hủy bỏ HĐĐT đã được xác nhận là có sai sót trước đó.
• Bước 4: Soạn thảo và ký biên bản thỏa thuận hủy hóa đơn với bên mua để đảm bảo tính pháp lý, phòng trường hợp bị thanh tra, kiểm tra từ cơ quan chức năng.
• Bước 5: Truy cập cổng thông tin https://hoadondientu.gdt.gov.vn để xác minh xem thông báo sai sót đã được cơ quan thuế chấp thuận hay chưa và hóa đơn cần hủy đã được cập nhật trạng thái phù hợp hay không.

Lưu ý: Trên đây là cách hủy hóa đơn tham khảo, cách hủy có thể thay đổi tùy theo quy định và đơn vị thuế địa phương.

Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách hủy hóa đơn điện tử theo đúng yêu cầu pháp luật. Hy vọng những thông tin trên hữu ích giúp bạn có cho mình cách hủy hóa đơn tiện lợi, nhanh chóng và đảm bảo nhất. Chúc bạn thành công!