Quy trình xuất hóa đơn điện tử cho công ty

Việc triển khai hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với hầu hết các tổ chức, doanh nghiệp tại Việt Nam. Tuy nhiên, không ít đơn vị vẫn còn lúng túng trong việc xuất hóa đơn điện tử đúng quy định. Vì vậy trong bài viết này, VTC Pay sẽ hướng dẫn chi tiết cách xuất HĐĐT theo quy định của Nhà nước nhé!

1. Tại sao doanh nghiệp phải xuất hóa đơn?

Xuất hóa đơn điện tử là một trong những bước quan trọng và bắt buộc đối với các doanh nghiệp. Khi xuất hóa đơn VAT, công ty cần tuân thủ đúng các quy định của pháp luật. Cụ thể, căn cứ vào Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính Phủ về việc xuất HĐĐT, doanh nghiệp cần đảm bảo:

• Minh bạch hoạt động kinh doanh: Hóa đơn điện tử là minh chứng cho các giao dịch mua, bán hợp pháp.
• Quản lý thu chi hiệu quả: Hóa đơn là căn cứ để kế toán hạch toán. Là nguồn thu quan trọng của các đơn vị giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả hơn.
• Căn cứ để tính thuế: Đây cũng là cơ sở để doanh nghiệp tính toán và nộp thuế cho Nhà nước.
• Bảo vệ quyền lợi người mua: Hóa đơn là chứng từ quan trọng để người mua được hưởng quyền lợi khi có tranh chấp.

2. Quy trình xuất hóa đơn điện tử đúng chuẩn

Xuất hóa đơn điện tử là kỹ năng căn bản của kế toán, yêu cầu đảm bảo chính xác và đúng quy định. Nắm rõ quy trình sẽ giúp người xuất hạn chế các sai sót cho doanh nghiệp. Tham khảo quy trình thực hiện như sau:

Bước 1: Tạo hóa đơn

Tùy vào từng tình huống cụ thể, người bán có thể phát hành hóa đơn VAT dưới dạng hóa đơn giấy truyền thống hoặc hóa đơn điện tử.

• Đối với hóa đơn điện tử: Kế toán sử dụng phần mềm chuyên dụng như phần mềm kế toán hoặc nền tảng hỗ trợ lập hóa đơn điện tử để khởi tạo hóa đơn. Cần rà soát đầy đủ, chính xác các nội dung trước khi in ấn hoặc gửi hóa đơn cho khách.
• Đối với hóa đơn giấy: Kế toán điền thông tin theo mẫu hóa đơn đã được cơ quan thuế cấp phép và phát hành.

Sau khi hoàn tất, cả bên bán và bên mua cần tiến hành ký tên và đóng dấu lên hóa đơn để xác nhận tính pháp lý.

Bước 2: Chuyển giao hóa đơn cho khách hàng

Người bán gửi hóa đơn đến khách thông qua email (với hóa đơn điện tử) hoặc qua các phương thức phù hợp khác (với hóa đơn giấy). Đồng thời, người bán phải lưu trữ hóa đơn hợp lệ để phục vụ cho công tác kế toán và lưu giữ hồ sơ.

Bước 3: Thực hiện kê khai thuế

Dựa trên các hóa đơn VAT đã phát hành, doanh nghiệp tiến hành kê khai thuế giá trị gia tăng theo đúng quy định pháp luật hiện hành.

3. Những lưu ý khi xuất hóa đơn điện tử

Để hạn chế các rủi ro, sai phạm khi xuất hóa đơn điện tử người xuất cần chú ý một vào điểm sau:

• Thời điểm xuất hóa đơn: Doanh nghiệp xuất hóa đơn theo đúng thời gian đã quy định tại Khoản 1, Khoản 2, Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• Thông tin chính xác, rõ ràng, đầy đủ: Mọi thông tin trên hóa đơn đảm bảo phải đúng và khớp với hóa đơn mua vào và chứng từ kế toán.
• Bảo quản hóa đơn cẩn thận: Hóa đơn là chứng từ rất quan trọng vì vậy doanh nghiệp cần lưu giữ hóa đơn cẩn thận.
• Luôn cập nhật các quy định mới nhất về hóa đơn: Quy định về hóa đơn có thể thay đổi vì vậy hãy cập nhật thường xuyên nhé!

Để đảm bảo tuân thủ đúng các quy định hiện hành, doanh nghiệp cần thường xuyên rà soát quy trình xuất hóa đơn điện tử, đồng thời cập nhật kịp thời các thay đổi từ cơ quan thuế. Việc chủ động chuẩn hóa quy trình hóa đơn không chỉ giúp hạn chế rủi ro mà còn nâng cao tính chuyên nghiệp trong công tác kế toán – tài chính doanh nghiệp. Hy vọng những thông tin trên hữu ích giúp bạn tìm được cho mình cách lập hóa đơn nhanh chóng.