Chi tiết thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới sử dụng

Nội dung chính

Đăng ký hóa đơn điện tử là thủ tục pháp lý quan trọng với mọi doanh nghiệp/tổ chức kinh doanh hiện nay. Để tăng tính chủ động cho các doanh nghiệp, trong bài viết này VTC Pay sẽ hướng dẫn bạn cách đăng ký hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 mới nhất nhé!

1. Hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp/tổ chức.

Để đảm bảo quá trình đăng ký hóa đơn điện tử diễn ra suôn sẻ và có mức độ thành công cao thì việc chuẩn bị một hồ sơ đầy đủ và đẹp là điều vô cùng quan trọng. Trong bộ hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử bao gồm:

Văn bản thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
Quyết định về việc áp dụng hóa đơn điện tử.
Mẫu hóa đơn điện tử (do đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử cấp).

đăng ký hóa đơn điện tử

Lưu ý:

Các tài liệu bao gồm: Quyết định sử dụng, Thông báo phát hành và mẫu hóa đơn điện tử phải được scan và tổng hợp trong một file định dạng Word.
Doanh nghiệp cũng cần thực hiện việc đăng ký sử dụng chữ ký số USB Token.

Những yêu cầu trên là điều kiện tiên quyết giúp các doanh nghiệp mới thành lập triển khai hóa đơn điện tử một cách hiệu quả ngay từ giai đoạn đầu. Sau khi hoàn tất việc chuẩn bị, doanh nghiệp cần lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp. Sau đó, tiến hành gửi hồ sơ phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế, dưới sự hỗ trợ từ đơn vị cung cấp.

2. Quy trình đăng ký hóa đơn điện tử theo Nghị định 123

Khi cổng thông tin về hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế mở cửa. Cơ quan thuế sẽ gửi thông báo đến các doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123. Sau khi nhận được thông báo, doanh nghiệp sẽ tiến hành đăng ký hóa đơn điện tử theo các bước sau:

Bước 1: Lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT

Để lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn theo mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123, bạn cần tiến hành.

STT	Các bước	Nội dung
1	Truy cập hệ thống	Truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tại địa chỉ: https://hoadondientu.gdt.gov.vn, sau đó chọn biểu mẫu đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
2	Nhập thông tin doanh nghiệp	Điền đầy đủ thông tin yêu cầu: Họ tên người nộp thuế Mã số thuế Cơ quan thuế quản lý Thông tin người liên hệ (tên, địa chỉ, điện thoại, email).
3	Lựa chọn loại hóa đơn theo mã số	Chọn hình thức sử dụng hóa đơn điện tử: Có mã của cơ quan thuế Không có mã của cơ quan thuế.
4	Chọn hình thức sử dụng hóa đơn có mã	Doanh nghiệp xác định có sử dụng hóa đơn điện tử có mã trả phí dịch vụ hay không trả phí dịch vụ.
5	Lựa chọn phương thức truyền dữ liệu	Chọn phương thức mà doanh nghiệp sẽ gửi dữ liệu hóa đơn điện tử lên hệ thống quản lý của cơ quan thuế.
6	Xác định loại hóa đơn sử dụng	Chọn một hoặc nhiều loại hóa đơn doanh nghiệp cần: Hóa đơn GTGT Hóa đơn bán hàng Hóa đơn bán tài sản công Hóa đơn hàng dự trữ quốc gia Các loại hóa đơn khác và chứng từ được quản lý như hóa đơn.
7	Khai báo chứng thư số	Nhập danh sách các chứng thư số (USB Token, chữ ký số) mà doanh nghiệp sử dụng để ký hóa đơn điện tử.
8	Đăng ký đơn vị được ủy nhiệm (nếu có)	Nếu doanh nghiệp ủy quyền cho đơn vị khác lập hóa đơn, cần khai báo thông tin cụ thể về đơn vị nhận ủy nhiệm.
9	Ký tên và hoàn tất hồ sơ	Điền ngày, tháng, năm thực hiện và ký tên xác nhận bởi người nộp thuế hoặc người đại diện theo pháp luật để hoàn tất việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Bước 2: Chờ thống báo từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế

Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế sẽ gửi thông báo tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp thông qua địa chỉ email đã đăng ký với cơ quan thuế.

Bước 3: Cơ quan thuế sẽ gửi thông báo phản hồi cho doanh nghiệp

Trong vòng 01 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ đăng ký sử dụng HĐĐT, cơ quan thuế sẽ phản hồi bằng thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT thuộc Phụ lục IB của Nghị định 123, nêu rõ việc chấp thuận hay không chấp thuận đăng ký sử dụng HĐĐT của doanh nghiệp.

Chi tiết như sau:

Trường hợp được chấp thuận: Doanh nghiệp được phép triển khai phát hành HĐĐT theo quy định tại Nghị định 123.
Trường hợp bị từ chối: Doanh nghiệp cần chỉnh sửa, bổ sung thông tin theo yêu cầu từ cơ quan thuế và nộp lại hồ sơ theo quy trình đã nêu.

Trên đây là toàn bộ quy trình chi tiết giúp doanh nghiệp mới dễ dàng đăng ký hóa đơn điện tử theo đúng quy định. Trong quá trình thực hiện, nếu gặp vướng mắc hoặc cần hỗ trợ. Doanh nghiệp có thể liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế quản lý hoặc các đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín để được tư vấn cụ thể. Đừng quên theo dõi VTC Pay để có thêm nhiều thông tin bổ ích về tài chính cũng như hóa đơn điện tử nhé!

Có thể bạn quan tâm: