Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, có trường hợp hóa đơn viết sai nội dung và phải hủy. Lúc này, người bán và người mua có thể lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử theo Thông tư 78. Cùng VTC Pay tìm hiểu chi tiết cách lập biên bản trong bài viết dưới đây nhé!
1. Khi nào cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử?
Trường hợp hóa đơn điện tử có mã hay không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua hoặc người bán có sai sót nội dung thì người bán/người mua cần tiến hành lập biên bản sửa đổi đảm bảo tính chính xác và hợp lý cho hóa đơn.
Căn cứ tại Điểm b Khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP xử lý hóa đơn như sau:
Trường hợp sai mã số thuế, sai số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách. Bạn có thể lựa chọn các cách xử lý sau:
- Người bán lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận trước đó về việc lập văn bản điều chỉnh hóa đơn sai sót. Thì người bán hoặc người mua lập văn bản phải ghi rõ sai sót. Sau đó, người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Lưu ý: Hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn sai sót phải có dòng chữ ““Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- Người bán lập hóa đơn mới thay thế hóa đơn sai sót. Trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận. Trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn sai sót. Người bán hoặc người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót sau đó mới lập hóa đơn thay thế.
Lưu ý: Hóa đơn thay thế cho hóa đơn sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
2. Mẫu mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử 2025
Hiện nay, bản điều chỉnh hóa đơn điện tử không có mẫu quy định cụ thể. Vì vậy các bên thỏa thuận sẽ tự điều chỉnh và tạo mẫu sao cho phù hợp. Tuy nhiên căn cứ theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp khi biên bản điều chỉnh có thể tham khảo mẫu sau:
3. Quy trình điều chỉnh hóa đơn điện tử sai nội dung
Quy trình điều chỉnh hóa đơn điện tử sai sót theo Thông tư 78 được thực hiện như sau:
- Bước 1: Xác định sai sót trên hóa đơn điện tử.
- Bước 2: Lựa chọn phương thức điều chỉnh phù hợp. Có 2 phương thức điều chỉnh hóa đơn sau:
- Điều chỉnh bằng cách lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử: Phù hợp cho các sai sót nhỏ. Thường ít ảnh hưởng đến giá trị thanh toán và thuế.
- Lập hóa đơn mới thay thế: Áp dụng cho các sai sót lớn, ảnh hưởng đến giá trị thanh toán và thuế.
- Bước 4: Gửi hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế cho người mua.
- Bước 5: Kê khai hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc hóa đơn mới.
Lưu ý:
- Hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc hóa đơn điện tử mới phải lập trong vòng 15 ngày kể từ ngày phát sinh sai sót.
- Hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn mới phải lập theo đúng quy định và có đầy đủ thông tin.
- Hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc hóa đơn mới phải được lưu trữ đầy đủ và có căn cứ chứng từ.
Trên đây là những thông tin cơ bản về hóa đơn điều chỉnh cũng như các mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử. Hy vọng thông tin trên hữu ích giúp bạn hiểu hơn về cách điều chỉnh hóa đơn. Đừng quên theo dõi VTC Pay để cập nhật những thông tin thú vị về hóa đơn nhé!
Có thể bạn quan tâm:
- Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử Tổng cục Thuế chi tiết
- Cách điều chỉnh hóa đơn điện tử sai nội dung theo NĐ 70/2025
- Cách tải hóa đơn điện tử đơn giản, nhanh chóng, tiện lợi nhất
