Hóa đơn đỏ là gì? Khi xuất hóa đơn đỏ điện tử cần lưu ý gì

Hóa đơn đỏ là loại hóa đơn quen thuộc trong lĩnh vực kinh doanh, bán hàng. Đặc biệt, với những người mới bắt đầu kinh doanh thì việc hiểu rõ bản chất, quy định về hóa đơn đỏ điện tử là vô cùng cần thiết để tránh những sai sót không nên. Trong bài viết này, VTC Pay sẽ giúp bạn tìm hiểu hóa đơn đỏ là gì và những lưu ý khi xuất hóa đơn điện tử nhé!

1. Hóa đơn đỏ là gì? Các loại hóa đơn đỏ hiện nay

Hóa đơn đỏ có thể được hiểu đơn giản là hóa đơn giá trị gia tăng hay hóa đơn VAT dùng trong kinh doanh hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn đỏ là một chứng quan trọng do Bộ Tài chính phát hành hoặc doanh nghiệp tiến hành tự in khi đã đăng ký mẫu với Cơ quan Thuế.

Hiện nay hóa đơn đỏ được phân thành 2 loại chính sau:

• Hóa đơn đỏ giấy: Là hóa đơn in sẵn trên giấy hoặc có thể là hóa đơn do Bộ Tài chính phát hành hoặc doanh nghiệp tự in.
• Hóa đơn đỏ điện tử: Là hóa đơn được lập, xử lý và truyền theo phương thức điện tử, được quản lý và lưu trữ bằng hệ thống.

2. Hóa đơn đỏ dùng để làm gì?

Trong kinh doanh mua bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp có nghĩa vụ xuất hóa đơn đỏ. Theo quy định tại khoản 1 Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) là loại hóa đơn áp dụng cho các đơn vị thực hiện kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn này được sử dụng trong các trường hợp như:

• Giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong lãnh thổ Việt Nam;
• Vận chuyển quốc tế;
• Xuất hàng vào khu vực phi thuế quan hoặc các hoạt động được xem là xuất khẩu;
• Xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra thị trường nước ngoài.

Hóa đơn đỏ đóng vai trò là chứng từ pháp lý quan trọng giúp các bên liên quan thực hiện đúng nghĩa vụ thuế, cụ thể:

• Người mua căn cứ vào hóa đơn để kê khai thuế GTGT phải nộp;
• Người bán xác định số thuế GTGT cần nộp vào ngân sách nhà nước;
• Cơ quan thuế sử dụng làm cơ sở để quản lý thuế đối với cả bên bán và bên mua;
• Là tài liệu hợp lệ để thực hiện thủ tục hoàn thuế GTGT khi đủ điều kiện.

3. Nhưng lưu ý khi xuất hóa đơn đỏ điện tử

Thông thường hóa đơn đỏ được lập thành 3 liên tương ứng với 3 màu khác nhau: đỏ, trắng và xanh. Vì vậy, khi xuất hóa đơn đỏ điện tử cần chú ý:

• Bên bán phải kẹp 3 liên hóa đơn viết cùng 1 lúc để đảm bảo tính nhất quán của nội dung. Việc tách các liên riềng lẻ là không được phép.
• Thông tin trên hóa đơn đỏ phải đầy đủ, chi tiết và chính xác.
• Các thông tin trên hóa đơn không được chỉnh sửa khi đã xuất.
• Nội dung phải liên tục, không ngắt quãng.
• Số hóa đơn đỏ phải được lập liên tục từ nhỏ đến lớn.
• Thời gian ngày, tháng, năm lập hóa đơn sẽ ghi vào thời điểm phát sinh giao dịch hoặc khi đã hoàn thành giao dịch cung cấp hàng hóa/dịch vụ cho người mua.
• Hình thức thanh toán trong hóa đơn đỏ là tiền mặt hoặc chuyển khoản.

Tóm lại, hóa đơn đỏ không chỉ là chứng từ mua bán thông thường mà là cơ sở pháp lý quan trọng để thực hiện nghĩa vụ thuế và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, việc nắm rõ các nguyên tắc khi xuất hóa đơn đỏ điện tử sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro, tuân thủ pháp luật. Đừng quên chia sẻ bài viết này đến bạn bè và người thân nếu thấy hữu ích nhé!

>> Xem thêm: Cập nhật mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử mới nhất