Hướng dẫn kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ theo quy định mới nhất 2025

Đối với các doanh nghiệp tham gia giao dịch thương mại, việc sử dụng hóa đơn điện tử đã trở nên phổ biến và tiện lợi hơn bao giờ hết. Tuy nhiên để đảm bảo tính hợp lệ cho hóa đơn thì việc kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ là yếu tố cần thiết. Trong bài viết này, VTC Pay sẽ hướng dẫn bạn cách kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn nhanh chóng chính xác nhất.

1. Thế nào là hóa đơn điện tử hợp lệ?

Hóa đơn điện tử hợp leek là hóa đơn phù hợp với thông lệ và tuân thủ quy định pháp luật hiện hành.

Khi kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ, doanh nghiệp cần tuân thủ theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP và thông tư 68/2019/TT-BTC. Theo đó hóa đơn điện tử cần đảm bảo đầy đủ các nội dung sau:

• Thông tin về tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số, và số thứ tự của hóa đơn.
• Thông tin của người bán và người mua bao gồm: tên, địa chỉ, và mã số thuế.
• Chi tiết về hàng hóa hoặc dịch vụ: tên mặt hàng/dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền chưa bao gồm thuế GTGT, thuế suất áp dụng hoặc tổng số tiền thuế GTGT theo từng mức thuế suất, tổng tiền thuế GTGT và tổng giá trị thanh toán đã bao gồm thuế.
• Chữ ký điện tử hoặc chữ ký số của bên bán và bên mua.
• Ngày lập hóa đơn.
• Mã của cơ quan thuế.
• Các khoản phí, lệ phí, chiết khấu, khuyến mãi (nếu có).

2. Hướng dẫn kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ theo Thông tư 78/2021/TT-BTC

Có 2 cách để bạn kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ chính xác, nhanh chóng theo đúng quy định đó chính là kiểm tra tại Tổng cục Thuế và Cổng thông tin hóa đơn điện tử. Các bước thực hiện như sau:

2.1. Tra cứu tính hợp lệ trên website Tổng cục Thuế

Đối với doanh nghiệp lựa chọn kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ trên hệ thống Tổng cục Thuế có thể làm theo các bước sau:

• Bước 1: Truy cập vào website chính thức: https://hoadondientu.gdt.gov.vn
• Bước 2: Điền đầy đủ các thông tin cần thiết bao gồm: mã số thuế, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tổng số tiền thuế, tổng tiền thanh toán và mã xác thực (captcha). Sau đó nhấn nút “Tìm kiếm” để hệ thống bắt đầu xử lý yêu cầu.

• Bước 3: Kiểm tra kết quả hiển thị.
  • Nếu hóa đơn hợp lệ, hệ thống sẽ hiển thị trạng thái là “Đã cấp mã hóa đơn”.
  • Trường hợp nhận được thông báo “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm”, có thể bạn đã nhập sai một số thông tin. Hãy kiểm tra lại và thực hiện thao tác tra cứu lần nữa.

2.2. Kiểm tra tính hợp lệ trên cổng thông tin hóa đơn điện tử

Ngoài ra bạn cũng có thể kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ trên hệ thống hóa đơn điện tử bằng cách:

• Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống với tài khoản đã được Cơ quan Thuế cấp tại website https://hoadondientu.gdt.gov.vn.
• Bước 2: Tại giao diện chính, chọn mục “Tra cứu”, tiếp theo nhấn vào “Tra cứu hoá đơn”.

• Bước 3: Lựa chọn hình thức tra cứu phù hợp:
  • “Tra cứu hóa đơn điện tử bán ra” nếu bạn là bên xuất hóa đơn. “Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào” nếu bạn là bên nhận hóa đơn
  • Sau đó, bấm “Tìm kiếm” để xem thông tin chi tiết. Khi kết quả hiển thị, bạn có thể thao tác thêm như xem, in, xuất file Excel hoặc XML tùy theo nhu cầu.

Việc kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật mà còn tránh được những rủi ro liên quan đến hóa đơn giả, sai sót hay bị từ chối khấu trừ thuế. Hy vọng với hướng dẫn trên, bạn có thể dễ dàng tra cứu và xác minh tính hợp lệ của hóa đơn điện tử một cách chính xác và nhanh chóng.

>> Xem thêm: Hộ kinh doanh xuất hóa đơn điện tử như thế nào? Quy định và cách xuất HĐĐT