Hóa đơn điện tử đã trở thành yêu cầu bắt buộc với tất cả các hộ kinh doanh hiện nay trên thị trường Việt Nam. Tuy nhiên những điều luật mới khi xuất hóa đơn khiến nhiều đơn vị gặp khó khăn và chưa áp dụng được đúng quy trình. Vì vậy, trong bài viết này VTC Pay sẽ chia sẻ đến bạn các quy định và cách hộ kinh doanh xuất hóa đơn điện tử đúng chuẩn nhé!

1. Quy định khi hộ kinh doanh xuất hóa đơn điện tử

Căn cứ vào khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định hộ kinh doanh xuất hóa đơn điện tử như sau:

Các hộ kinh doanh hoạt động trong lĩnh vực bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng – bao gồm trung tâm thương mại, siêu thị, cửa hàng bán lẻ (không bao gồm ô tô, xe máy, mô tô và các phương tiện cơ giới khác), dịch vụ ăn uống, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách, các dịch vụ hỗ trợ vận tải đường bộ, dịch vụ nghệ thuật, vui chơi giải trí, chiếu phim và các dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo phân ngành kinh tế Việt Nam thì cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, được khởi tạo từ máy tính tiền:

• Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán có doanh thu hàng năm trên 1 tỷ đồng;
• Hộ kinh doanh có sử dụng máy tính tiền trong hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ;
• Hộ kinh doanh có quy mô doanh thu và lao động đạt mức cao nhất trong tiêu chí doanh nghiệp siêu nhỏ (theo quy định tại Luật Hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa), đồng thời thực hiện chế độ kế toán và kê khai thuế theo phương pháp khai.

2. Cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh

Để hộ kinh doanh xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền cần thực hiện theo quy trình sau:

• Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ cơ sở vật chất để phục vụ việc phát hành hóa đơn điện tử, bao gồm:
  • Các thiết bị có kết nối internet như máy tính bàn, laptop,…
  • Địa chỉ email đang hoạt động để nhận thông báo và quản lý hóa đơn.
• Bước 2: Chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử phù hợp với nhu cầu hộ kinh doanh.
  • Tiến hành đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị cung cấp.
  • Đăng ký chữ ký số gắn với mã số thuế của hộ kinh doanh để xác thực hóa đơn.
• Bước 3: Gửi hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế có thẩm quyền.
• Bước 4: Sau khi được chấp thuận, tiến hành lập và phát hành hóa đơn điện tử thông qua phần mềm đã đăng ký.

3. Hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh

Dưới đây là cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử xuất từ máy tính tiền cho hộ kinh doanh mà bạn có thể tham khảo.

3.1. Đăng ký theo phương pháp kê khai

Hộ kinh doanh đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo phương pháp kê khai có thể tham khảo các bước đăng ký sau:

Trường hợp 1: Hộ kinh doanh thuộc khu vực khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn

• Bước 1: Truy cập Cổng thông tin của Hệ thống hóa đơn điện tử.
• Bước 2: Chọn mục “Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử”.
• Bước 3: Nhập đầy đủ các thông tin theo yêu cầu và nhấn “Gửi”.

Hệ thống sẽ phản hồi trong vòng 15 phút kể từ khi tiếp nhận tờ khai. Nếu hồ sơ được chấp thuận, hộ kinh doanh sẽ nhận được email thông báo kèm tài khoản và mật khẩu để đăng nhập hệ thống.

Trường hợp 2: Các trường hợp còn lại

Nếu hộ kinh doanh sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, thực hiện đăng ký như sau:

• Bước 1: Mở phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đã lựa chọn.
• Bước 2: Chọn biểu mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục IA – Nghị định 123/2020/NĐ-CP) và điền thông tin đăng ký.

Lưu ý: Theo Khoản 3 Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sau khi tờ khai được chấp nhận, hộ kinh doanh phải ngừng sử dụng và tiêu hủy toàn bộ hóa đơn giấy do cơ quan thuế phát hành (nếu còn tồn).

3.2. Đăng ký theo phương pháp khoán

Việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đối với hộ khoán sẽ phụ thuộc vào địa điểm hoạt động kinh doanh:

• Nếu hộ kinh doanh có địa điểm cố định: Nộp hồ sơ đăng ký tại Chi cục Thuế nơi đặt cơ sở kinh doanh.
• Nếu hộ kinh doanh không có địa điểm cố định: Thực hiện nộp hồ sơ tại Chi cục Thuế nơi cư trú hoặc nơi đăng ký kinh doanh.

Trên đây là những thông tin chi tiết về quy định cũng như cách hộ kinh doanh xuất hóa đơn điện tử. Hy vọng những chia sẻ trên hữu ích và giúp bạn xuất hóa đơn thành công theo đúng quy định của pháp luật. Đừng quên chia sẻ bài viết này đến người thân và bạn bè nếu thấy hữu ích nhé!