Hướng dẫn in hóa đơn điện tử theo đúng quy định pháp luật

Việc sử dụng hóa đơn điện tử đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam. Tuy nhiên, việc in hóa đơn điện tử để phục vụ lưu trữ, chứng minh giao dịch hoặc cung cấp cho khách hàng vẫn cần tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành. Bài viết dưới đây, VTC Pay sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách in hóa đơn điện tử đúng chuẩn theo quy định nhé!

1. Hóa đơn điện tử in ra giấy có giá trị sử dụng như thế nào?

Căn cứ vào Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy sẽ được thực hiện khi thuộc một trong các trường hợp sau: 

• Khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
• Theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, thanh tra, kiểm tra, cơ quan kiểm toán.
• Theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.

Ngoài ra, hóa đơn điện tử luôn phải đảm bảo sẵn sàng được in ra giấy. Hóa đơn sau khi in chỉ có giá trị lưu giữ trên sổ chứ không có giá trị thanh toán hay giao dịch. Trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

2. Hướng dẫn in hóa đơn điện tử nhanh chóng, đơn giản

Trên thực tế, việc in hóa đơn sẽ phụ thuộc vào phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp lựa chọn. Nhưng nhìn chung việc in hóa đơn sẽ được thực hiện như sau: 

• Bước 1: Truy cập và đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện của doanh nghiệp đang sử dụng.
• Bước 2: Tra cứu hóa đơn điện tử cần chuyển đổi. Sau đó lựa chọn chức năng in chuyển đổi hoặc tải về để in hóa đơn.
• Bước 3: Kết nối phần mềm với máy in và thực hiện chuyển đổi sang hóa đơn giấy

3. In hóa đơn điện tử có cần đóng dấu?

Theo khoản 2 Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về chuyển đối hóa đơn điện tử, chứng từ thành hóa đơn, chứng từ giấy như sau: Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử sang hóa đơn giấy, chứng từ giấy phải đảm bảo trùng khớp nội dung. 

Do đó, nếu trên hóa đơn điện tử có đóng dấu thì trên hóa đơn giấy cũng cần có hóa đơn. Ngược lại nếu trên hóa đơn không có dấu thì trên hóa đơn giấy khi in ra cũng không bắt buộc có con dấu.

Trên đây là thông tin về việc in hóa đơn điện tử theo đúng chuẩn quy định của pháp luật. Để việc in hóa đơn nhanh chóng và chính xác nhất, doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm hóa đơn hỗ trợ. Và nếu thấy thông tin này hữu ích thì hãy chia sẻ ngay cho bạn bè và người thân nhé!