File XML là định dạng tiêu chuẩn được sử dụng để truyền dữ liệu và lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định của Tổng cục Thuế. Việc hiểu rõ cách đọc file XML hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ, mà còn hỗ trợ trong công tác kế toán và kiểm tra thuế. Cùng VTC Pay tìm hiểu chi tiết hơn định dạng file XML trong bài viết dưới đây nhé!

1. File XML hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử file XML là tập tin chứa dữ liệu hóa đơn điện tử theo định dạng XML. Loại file này giúp truyền tải và trao đổi thông tin một cách minh bạch, công khai và đồng bộ nhất.

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, file XML hóa đơn điện tử là định dạng chuẩn của loại hóa đơn này dùng để truyền dữ liệu hóa đơn lên Tổng cục Thuế. File thường chứa các thông tin bao gồm:

• Tên doanh nghiệp
• Mã số thuế
• Tên danh sách hàng hóa/dịch vụ
• Tổng giá trị
• VAT…

2. Cách đọc file XML hóa đơn điện tử

Để có thể đọc file XML hóa đơn điện tử, bạn có 2 cách đọc phổ biến như sau:

2.1. Dùng trình duyệt web để mở file XML trên máy tính

Đây là phương pháp tiện lợi để xem sơ bộ nội dung hóa đơn XML mà không cần cài đặt phần mềm chuyên dụng.

• Bước 1: Đảm bảo bạn đã lưu trữ file hóa đơn điện tử định dạng XML trong máy.
• Bước 2: Nhấn chuột phải vào file XML cần xem → chọn mục “Mở bằng” (Open with) → lựa chọn trình duyệt như Internet Explorer, Microsoft Edge hoặc công cụ hỗ trợ XML như Office XML Handler.
• Bước 3: Nội dung hóa đơn sẽ hiển thị dưới dạng dữ liệu cấu trúc cây XML – phù hợp để kiểm tra nhanh nội dung cơ bản.

2.2. Dùng phần mềm iTaxviewer của Tổng cục Thuế

iTaxviewer là công cụ chính thức do Tổng cục Thuế phát hành, hỗ trợ người dùng mở và xem các tờ khai thuế, hóa đơn điện tử định dạng XML từ phần mềm HTKK.

Các bước thực hiện như sau:

• Bước 1: Tải phần mềm iTaxviewer về máy tính từ nguồn uy tín.
• Bước 2: Mở file hóa đơn XML bằng cách:
  • Nhấn đúp chuột vào file XML
  • Hoặc mở ứng dụng iTaxviewer → chọn biểu tượng thư mục màu vàng ở góc trái phía trên, hoặc vào thẻ “Tệp hồ sơ” → chọn “Mở tệp hồ sơ” để tìm và xem nội dung.

Lưu ý: Phần mềm này chỉ hoạt động trên hệ điều hành Windows.

3. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử khoa học

Bên cạnh cách đọc file XML hóa đơn điện tử thì việc lưu trữ hóa đơn sao cho khoa học cung là vấn đề quan trọng khi sử dụng hóa đơn điện tử. Hóa đơn file XML có giá trị pháp lý tương đương bản thể hiện PDF. Hai dạng thể hiện này đều đóng vai trò rất quan trọng trong việc kiểm tra, đối chiếu và kê khai thuế. Vì vậy việc quản lý đúng cách không chỉ giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý mà còn tuân thủ đúng pháp luật. Dưới đây là một vài gợi ý lưu trữ hóa đơn bạn có thể tham khảo.

3.1. Đối với hóa đơn mua vào

• Bạn tải hóa đơn và lưu về tại thư mục theo tên nhà cung cấp hoặc mã số thuế kèm theo ngày/tháng phát sinh giao dịch.
• Ngoài ra nên lưu kèm cả file XML và PDF của hóa đơn điện tử để dễ đối chiếu.
• Có thể đính kèm cùng chi phiếu, chứng từ thanh toán để phục vụ quá trình kiểm tra và kê khai thuế sau này.

3.2. Đối với hóa đơn bán ra

• Trích xuất file hóa đơn điện tử dạng XML trên các nền tảng hóa đơn điện tử và lưu trữ theo tháng, quý hoặc năm.
• Bạn nên đặt tên file rõ ràng để việc tìm kiếm dễ dàng hơn. Ví dụ: HDDT_BanRa_KhachHang_NgayThangNam.
• Lưu ý: Không chỉnh sửa nội dung XML sau khi đã ký số để đảm bảo tính minh bạch và toàn vẹn hóa đơn.

3.3. Tập trung lưu trữ trên nền tảng số

Thay vì lưu trữ rời rạc trên máy tính hoặc thiết bị cá nhân, doanh nghiệp nên tập trung lưu trữ trên nền tảng số chẳng hạn như các phần mềm hóa đơn. Ngoài ra có thể thiết lập hệ thống lưu trữ đám mây hoặc lưu trữ nội bộ có phân quyền truy cập theo từng vai trò nhân sự. Đặc biệt, cần thực hiện sao lưu định kỳ để tránh mất máy dữ liệu do lỗi kỹ thuật.

Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ đề cách đọc file XML hóa đơn điện tử. Đừng quên theo dõi VTC Pay để cập nhật thêm nhiều thông tin hữu ích về hóa đơn điện tử bạn nhé!

 >> Xem thêm: Các trang tra cứu hóa đơn điện tử chính thống, uy tín nhất hiện nay