Đối với các doanh nghiệp và cá nhân tham gia giao dịch thương mại, việc sử dụng hóa đơn điện tử đã trở nên tiện ích hơn bao giờ hết, Tuy nhiên, để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật thì việc kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn là vô cùng cần thiết. Trong bài viết này VTC Pay sẽ hướng dẫn bạn cách kiểm tra hóa đơn điện tử có hợp lệ hay không. Cùng theo dõi nhé!

1. Thế nào là hóa đơn điện tửhợp lệ?

Hóa đơn điện tử hợp lệ là loại hóa đơn phù hợp với thông lệ và tuân thủ đầy đủ các nội dung theo quy định của pháp luật. Để kiểm tra hóa đơn điện tử có hợp lệ cần tuân theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC. Các hóa đơn điện tử khi xuất ra cần đảm bảo các nội dung:

• Tên loại hóa đơn, ký hiệu mẫu và số hóa đơn cụ thể.
• Thông tin về bên bán và bên mua bao gồm: họ tên/tên tổ chức, địa chỉ giao dịch, mã số thuế.
• Danh mục hàng hóa, dịch vụ cung cấp cùng đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền trước thuế, mức thuế giá trị gia tăng áp dụng (nếu có), số tiền thuế cụ thể theo từng mức, tổng số thuế GTGT và tổng giá trị thanh toán sau thuế.
• Chữ ký điện tử hoặc chữ ký số của cả người bán và người mua (nếu có yêu cầu).
• Thời gian lập và phát hành hóa đơn.
• Mã định danh của cơ quan thuế quản lý.
• Các khoản giảm trừ như chiết khấu, ưu đãi, khuyến mãi hoặc phí, lệ phí liên quan (nếu phát sinh).

Một hóa đơn điện tử sẽ được xem là hợp lệ khi doanh nghiệp đã hoàn tất thủ tục thông báo phát hành trước khi sử dụng và đảm bảo quy trình khởi tạo tuân thủ đúng theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ.

2. Cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ

Hiện nay, doanh nghiệp có thể thực hiện kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC trên nền tảng trực tuyến. Cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ nhanh chóng là bạn truy cập vào 2 trang web chính thống sau:

• Website hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế
• Cổng thông tin hóa đơn điện tử

3. Hướng dẫn tra cứu hóa đơn hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC

Cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ rất đơn giản, bản chỉ cần thực hiện theo các bước sau:

3.1. Tra cứu hóa đơn điện tử trên Tổng cục Thuế

Bạn có thể thực hiện cách kiểm tra hóa đơn điện tử trên Tổng cục Thuế theo các bước sau:

• Bước 1: Truy cập vào cổng tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế tại địa chỉ: https://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/tc1hd.html.

• Bước 2: Nhập các thông tin bắt buộc gồm:
  • Mã số thuế của bên bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ (nếu không nhớ rõ, bạn có thể sử dụng công cụ tra cứu MST doanh nghiệp).
  • Mẫu hóa đơn.
  • Ký hiệu của hóa đơn.
  • Số thứ tự của hóa đơn.
  • Mã xác nhận hiển thị ngẫu nhiên trên giao diện trang web.

• Bước 3: Nhấn chọn “Tìm kiếm”. Hệ thống sẽ trả về các kết quả liên quan đến hóa đơn, bao gồm:
  • Tên đơn vị phát hành hóa đơn.
  • Địa chỉ trụ sở kinh doanh.
  • Trạng thái hoạt động của doanh nghiệp.
  • Cơ quan thuế đang quản lý doanh nghiệp đó.

Lưu ý: Nếu nhận được thông báo “Không tìm thấy hóa đơn phù hợp với thông tin đã nhập”, rất có thể bạn đã điền sai hoặc hóa đơn không tồn tại trong hệ thống.

3.2. Kiểm tra hóa đơn trên Hệ thống hóa đơn điện tử quốc gia

Đây là cách tra cứu thông tin hóa đơn nhanh chóng được sử dụng phổ biến hiện nay. Các tổ chức, doanh nghiệp đã thực hiện đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì có thể sử dụng cách này.

Các bước thực hiện tra cứu như sau:

• Bước 1: Truy cập vào hệ thống hóa đơn điện tử quốc gia tại đây.
• Bước 2: Sau khi vào được hệ thống, chọn mục “Tra cứu” và “Tra cứu hóa đơn”.
• Bước 3: Tại đây, lựa chọn loại hóa đơn bạn muốn kiểm tra (hóa đơn đầu ra hoặc đầu vào). Cung cấp đầy đủ các thông tin sau:
  • Mã số thuế của bên bán.
  • Loại hóa đơn.
  • Ký hiệu và số hóa đơn.

• Bước 4: Bấm “Tìm kiếm”. Màn hình sẽ hiển thị đầy đủ thông tin chi tiết như:
  • Mẫu và ký hiệu hóa đơn.
  • Số hóa đơn và ngày lập.
  • Diễn giải nội dung hàng hóa, dịch vụ.
  • Giá trị hóa đơn trước thuế và số tiền thuế GTGT tương ứng.

Trên đây là cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ mà VTC Pay muốn chia sẻ đến bạn. Hy vọng những thông tin trên hữu ích giúp bạn hiểu hơn về loại hóa đơn này cũng như có cách kiểm tra hóa đơn chính xác và nhanh chóng nhất. Đừng quên chia sẻ bài viết nếu thấy thông tin trên hay và thú vị nhé!