Ngày nay, hóa đơn điện tử (HĐĐT) đang trở thành xu hướng tất yếu, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình kế toán, tiết kiệm chi phí và tuân thủ các quy định pháp luật. Vậy hóa đơn điện tử là gì? Doanh nghiệp cần biết những gì để triển khai hiệu quả? Hãy cùng VTC Pay Blog tìm hiểu chi tiết qua bài viết này.
Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý thông qua phương tiện điện tử. Theo Điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14/03/2011, hóa đơn điện tử được xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi thực hiện giao dịch bán hàng hóa, dịch vụ và lưu trữ theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
HĐĐT được phân loại đa dạng để đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp và phù hợp với thông lệ quốc tế bao gồm:
Đây là các loại hóa đơn phổ biến, áp dụng cho các giao dịch bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ trong nước hoặc xuất khẩu.
Bao gồm tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm, phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, và chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng. Các loại này được lập theo thông lệ quốc tế và quy định pháp luật liên quan.
Mỗi loại hóa đơn đều có định dạng và nội dung phù hợp với mục đích sử dụng, đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp trong giao dịch.
Để được phép khởi tạo hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện theo Thông tư 32/2011/TT-BTC. Cụ thể:
Theo Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, HĐĐT hợp pháp có thể được chuyển đổi thành hóa đơn giấy trong một số trường hợp cụ thể, nhưng phải tuân thủ các quy định nghiêm ngặt để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp. Dưới đây là những thông tin doanh nghiệp cần biết về quy trình chuyển đổi:
Khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính như lưu trữ vật lý hoặc đối chiếu giao dịch.
Theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, hoặc điều tra, tuân thủ quy định pháp luật về thanh tra và kiểm tra.
Hóa đơn giấy sau khi chuyển đổi phải khớp đúng 100% nội dung với HĐĐT gốc, bao gồm thông tin người bán, người mua, mã số thuế, nội dung giao dịch, và chữ ký số.
Hóa đơn giấy cần ghi rõ dòng chữ “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử” để phân biệt với hóa đơn giấy thông thường.
Hóa đơn giấy chuyển đổi chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ kế toán hoặc theo dõi, tuân thủ quy định của pháp luật về kế toán và giao dịch điện tử.
Hóa đơn giấy này không có hiệu lực để giao dịch hoặc thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Bước 1: Truy xuất HĐĐT bằng cách tải hóa đơn từ hệ thống phần mềm HĐĐT (định dạng XML hoặc PDF).
Bước 2: In hóa đơn giấy đảm bảo hiển thị đầy đủ thông tin, bao gồm mã QR (nếu có) để đối chiếu với bản điện tử.
Bước 3: Ghi rõ “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử” trên bản in.
Bước 4: Lưu giữ hóa đơn giấy cùng bản điện tử gốc để phục vụ kiểm tra hoặc đối chiếu khi cần.
Lưu ý: Doanh nghiệp cần sử dụng HĐĐT gốc để kê khai thuế và giao dịch với cơ quan thuế, vì hóa đơn giấy chuyển đổi không thay thế được giá trị pháp lý của bản điện tử, trừ trường hợp đặc biệt nêu trên.
Việc tra cứu HĐĐT là một bước quan trọng giúp doanh nghiệp và cá nhân kiểm tra tính hợp pháp và chính xác của hóa đơn. Để tra cứu, bạn có thể thực hiện các bước sau:
Tổng cục Thuế Việt Nam cung cấp hệ thống tra cứu hóa đơn điện tử tại website chính thức (tracuuhoadon.gdt.gov.vn).
Bao gồm mã số thuế của người bán, số hóa đơn, ngày lập hóa đơn, và mã xác thực (nếu có).
Hệ thống sẽ trả về thông tin chi tiết về hóa đơn, bao gồm tính hợp pháp và nội dung giao dịch.
Ngoài ra, một số đơn vị cung cấp dịch vụ HĐĐT cũng tích hợp tính năng tra cứu trực tiếp trên phần mềm của họ, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian.
Bạn có thể tham khảo chi tiết cách tra cứu hóa đơn điện tử tại đây.
Việc lựa chọn một đơn vị cung cấp dịch vụ HĐĐT uy tín là yếu tố then chốt để đảm bảo quy trình triển khai HĐĐT diễn ra thuận lợi. Dưới đây là các tiêu chí quan trọng mà doanh nghiệp nên cân nhắc:
Đây không chỉ là công cụ bắt buộc theo quy định pháp luật mà còn là giải pháp giúp doanh nghiệp hiện đại hóa quy trình kế toán, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý.
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp phù hợp, hãy bắt đầu bằng việc nghiên cứu và lựa chọn một nhà cung cấp uy tín. VTC POS mang đến giải pháp hóa đơn điện tử tích hợp máy tính tiền hiện đại, hoàn toàn tuân thủ quy định mới nhất.
Hệ thống được thiết kế dành riêng cho các doanh nghiệp bán lẻ, nhà hàng, và dịch vụ, giúp xuất hóa đơn nhanh chóng, chính xác, đáp ứng đầy đủ yêu cầu pháp lý về thuế. Với VTC POS, doanh nghiệp không chỉ tối ưu hóa quy trình vận hành mà còn tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả quản lý, mang lại trải nghiệm chuyên nghiệp và liền mạch.
Xem thêm:
Hướng dẫn tra cứu và xuất hóa đơn điện tử EVN HCM
Hóa đơn điện tử đang trở thành xu hướng tất yếu trong quản lý tài…
Từ ngày 01/06/2025, các quy định mới về hóa đơn thương mại điện tử sẽ…
Hóa đơn điện tử theo hợp đồng là một phần quan trọng trong quy trình…
Việc triển khai hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC đã trở thành yêu…
Hóa đơn điện tử là một chứng từ quan trọng làm căn cứ để xác…
Đăng ký hóa đơn điện tử là thủ tục pháp lý quan trọng với mọi…
![](data:image/svg+xml;charset=utf-8,<svg height="452px" width="696px" xmlns="http://www.w3.org/2000/svg" version="1.1"/>)
