Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang giấy là nhu cầu phổ biến của nhiều doanh nghiệp trong quá trình lưu trữ, đối chiếu hoặc cung cấp cho khách hàng. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp, tổ chức cũng nắm rõ cách thực hiện chuyển đổi đúng theo quy định pháp luật. Vì vậy, trong bài viết này VTC Pay sẽ mách bạn quy trình thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử đúng chuẩn, đảm bảo tính pháp lý nhé!
Bước 1: Lập tờ khai sử dụng hóa đơn theo Thông tư 78 và Nghị định 123
Đầu tiên, doanh nghiệp cần lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123 và gửi đến cơ quan Thuế. Sau khi tiếp nhận, Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế sẽ phản hồi bằng thông báo xác nhận đăng ký thành công việc sử dụng hóa đơn điện tử.
Bước 2: Chờ thông báo chấp nhận từ Tổng cục Thuế
Trong vòng 1 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế sẽ gửi phản hồi điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT tại Phụ lục IB – Nghị định 123 đến doanh nghiệp:
- Trường hợp hồ sơ được chấp thuận, doanh nghiệp có thể bắt đầu sử dụng phần mềm EasyInvoice để phát hành hóa đơn điện tử theo Thông tư 78.
- Trường hợp hồ sơ không được chấp thuận, doanh nghiệp cần chỉnh sửa, bổ sung thông tin theo yêu cầu của cơ quan thuế và thực hiện lại quy trình đăng ký.
Bước 3: Hủy hóa đơn giấy và toàn bộ hóa đơn điện tử theo Thông tư 32 chưa sử dụng để chuyển sang hóa đơn điện tử theo Thông tư 78
Khi nhận được thông báo chấp thuận sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 từ Tổng cục Thuế, doanh nghiệp cần lập Thông báo TB03 để tiến hành hủy toàn bộ hóa đơn giấy và các hóa đơn điện tử theo Thông tư 32 còn chưa sử dụng. Doanh nghiệp phải nộp TB03 cho cơ quan thuế chậm nhất trong vòng 10 ngày kể từ ngày nhận được thông báo chấp nhận sử dụng hóa đơn theo Thông tư 78.
Bước 4: Tiến hành tạo lập, phát hành, lưu trữ…
Theo quy định tại Nghị định 123, doanh nghiệp không cần phải thực hiện thủ tục thông báo phát hành hóa đơn, mẫu hóa đơn hay số lượng hóa đơn với cơ quan thuế. Sau khi hoàn tất đăng ký, doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh và hộ kinh doanh có thể dễ dàng triển khai các nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 trên các phần mềm hóa đơn điện tử nếu sử dụng.
Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử theo đúng Thông tư 78 không chỉ là yêu cầu bắt buộc mà còn là giải pháp giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý, tiết kiệm thời gian và chi phí. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn đầy đủ thông tin và quy trình thực hiện. Đừng quên theo dõi VTC Pay đề cập nhật những thông tin mới nhất về hóa đơn điện tử nhé!
Có thể bạn quan tâm:
- Nghị định 123 về hóa đơn điện tử, chứng từ mới nhất
- Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử Tổng cục Thuế chi tiết
- Mẫu số hóa đơn điện tử và ký hiệu hóa đơn điện tử theo TT 78, NĐ 123
- Cách điều chỉnh hóa đơn điện tử sai nội dung theo NĐ 70/2025
- Cách tải hóa đơn điện tử đơn giản, nhanh chóng, tiện lợi nhất
