Trong bối cảnh hóa đơn điện tử ngày càng được sử dụng phổ biến, việc kiểm tra tính hợp lệ và hợp pháp của hóa đơn là điều vô cùng cần thiết, đặc biệt đối với kế toán và các doanh nghiệp. Dựa trên Thông tư 78/2021/TT-BTC, VTC Pay sẽ hướng dẫn bạn check hóa đơn điện tử đúng chuẩn, giúp bạn kiểm soát chứng từ minh bạch, hạn chế rủi ro về thuế.
1. Hóa đơn điện tử là gì?
Điều 89 Luật Quản lý thuế 2019 định nghĩa hóa đơn điện tử như sau:
“Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế”.
2. Các loại hóa đơn điện tử mới nhất
Theo Điều 8 tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử bao gồm:
| STT | Loại hóa đơn | Ghi chú |
| 1 | Hóa đơn giá trị gia tăng | Là hóa đơn dành cho các doanh nghiệp/tổ chức khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. |
| 2 | Hóa đơn bán hàng | Là hóa đơn dành cho các doanh nghiệp/tổ chức khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp và các tổ chức/cá nhân trong khu vực phi thuế quan, hóa đơn thương mại điện tử. |
| 3 | Hóa đơn điện tử bán tài sản công | Được sử dụng khi bán, chuyển nhượng các tài sản công theo quy định pháp luật về pháp lý, sử dụng tài sản công. |
| 4 | Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia | Được sử dụng khi các cơ quan, đơn vị thuộc hệ thống cơ quan dự trữ nhà nước bán hàng dự trữ quốc gia theo quy định của pháp luật. |
| 5 | Các loại hóa đơn khác | Các hóa đơn khác bao gồm:
|
| 6 | Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn. | Như phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý. |
3. Cách check hóa đơn điện tử chuẩn theo Thông tư 78
3.1. Check hóa đơn điện tử trên cổng thông tin Tổng cục Thuế
Để check hóa đơn điện tử tạo website của Tổng cục Thuế, bạn có thể tham khảo các bước thực hiện sau:
Bước 1: Truy cập vào website: https://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/tc1hd.html.
Bước 2: Điền đầy đủ các trường thông tin cần thiết để tiến hành tra cứu, bao gồm:
- Mã số thuế của đơn vị bán hàng hóa, dịch vụ (trong trường hợp không nhớ rõ, bạn có thể tra cứu mã số thuế doanh nghiệp).
- Mẫu số hóa đơn.
- Ký hiệu hóa đơn.
- Số hóa đơn.
- Mã xác thực được hiển thị trên hệ thống.
Bước 3: Nhấn vào nút “Tìm kiếm”. Sau vài giây, kết quả tra cứu sẽ được hiển thị với các thông tin như:
- Tên người bán hàng hóa/dịch vụ.
- Địa chỉ đăng ký kinh doanh.
- Tình trạng hoạt động của đơn vị phát hành hóa đơn.
- Cơ quan thuế quản lý.
Trong trường hợp hệ thống phản hồi “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm” thì hóa đơn bạn cần tra cứu không tồn tại hoặc thông tin đã nhập chưa chính xác.
3.2. Tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC
Ngoài ra với những doanh nghiệp đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123 thì có thể thực hiện check hóa đơn điện tử bằng cách sau:
Bước 1: Truy cập vào cổng thông tin hóa đơn điện tử. Đăng nhập bằng tài khoản được cấp bởi Cơ quan Thuế.
Bước 2: Sau khi đăng nhập, vào mục “Tra cứu” và chọn tiếp “Tra cứu hóa đơn”.
Bước 3: Lựa chọn chức năng “Tra cứu hóa đơn điện tử bán ra/mua vào”. Nhập đầy đủ các thông tin liên quan như:
- Mã số thuế của bên bán
- Loại hóa đơn cần kiểm tra
- Ký hiệu hóa đơn
- Số hóa đơn
Bước 4: Nhấn “Tìm kiếm”. Hệ thống sẽ hiển thị thông tin chi tiết của các hóa đơn bán ra hoặc mua vào, áp dụng theo quy định tại Thông tư 78 và Nghị định 123, bao gồm:
- Ký hiệu mẫu hóa đơn
- Ký hiệu hóa đơn cụ thể
- Số hóa đơn
- Ngày lập hóa đơn
- Nội dung chi tiết của hóa đơn
- Tổng giá trị trước thuế
- Tổng số tiền thuế giá trị gia tăng
Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về cách check hóa đơn điện tử theo đúng quy định mới nhất. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc tra cứu, lưu trữ hay xử lý hóa đơn, hãy bình luận ngay xuống phía bên dưới để đội ngũ chuyên viên của chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng và chính xác nhất!
Có thể bạn quan tâm:
- Nghị định 123 về hóa đơn điện tử, chứng từ mới nhất
- Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử Tổng cục Thuế chi tiết
- Mẫu số hóa đơn điện tử và ký hiệu hóa đơn điện tử theo TT 78, NĐ 123
