Nội dung chính
Khi lựa chọn cổng thanh toán, doanh nghiệp thường quan tâm đến phí giao dịch, phương thức thanh toán, khả năng tích hợp hay thời gian đối soát. Tuy nhiên có một yếu tố không kém phần quan trọng là hợp đồng cổng thanh toán.
Hợp đồng không chỉ quy định quyền và nghĩa vụ giữa doanh nghiệp và đơn vị cung cấp dịch vụ mà còn là căn cứ để xác định phạm vi dịch vụ, chi phí, trách nhiệm khi phát sinh sự cố, bảo mật thông tin và xử lý dữ liệu cá nhân.
Để hạn chế những rủi ro phát sinh trong quá trình hợp tác, doanh nghiệp nên đọc kỹ ít nhất 7 nhóm điều khoản dưới đây.
Điều 1: Giải thích từ ngữ
Đây là phần thường bị bỏ qua nhưng lại có vai trò quan trọng trong việc hiểu chính xác nội dung hợp đồng.
Các thuật ngữ như Merchant, Dịch vụ, Giao dịch, Đối soát, Phí dịch vụ, Ngày làm việc, Tài khoản thanh toán, Hoàn tiền (Refund), Giao dịch không thành công… có thể được định nghĩa cụ thể trong từng hợp đồng.
Doanh nghiệp không nên chỉ hiểu thuật ngữ theo cách sử dụng thông thường mà cần kiểm tra định nghĩa được ghi trực tiếp trong hợp đồng.
Ví dụ, nếu hợp đồng quy định “Giao dịch thành công” theo một điều kiện cụ thể, điều này có thể ảnh hưởng đến cách tính phí, đối soát và xử lý các giao dịch phát sinh tranh chấp.
Khi đọc điều khoản này, doanh nghiệp nên kiểm tra:
- Các thuật ngữ có liên quan trực tiếp đến dịch vụ mình sử dụng.
- Định nghĩa về giao dịch thành công, thất bại hoặc bị hủy.
- Các khái niệm liên quan đến phí, đối soát và thanh toán.
- Tên viết tắt hoặc thuật ngữ kỹ thuật được sử dụng xuyên suốt hợp đồng.
Hiểu đúng từ ngữ ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tránh hiểu sai các điều khoản ở những phần sau.
Điều 2: Nội dung và phạm vi Hợp đồng
Điều khoản này trả lời câu hỏi: Doanh nghiệp đang được cung cấp dịch vụ gì và phạm vi hợp tác đến đâu?
Một hợp đồng cổng thanh toán có thể bao gồm một hoặc nhiều dịch vụ như thanh toán qua thẻ, tài khoản ngân hàng, ví điện tử, QR, thanh toán quốc tế hoặc các dịch vụ hỗ trợ liên quan.
Doanh nghiệp cần đối chiếu nội dung hợp đồng với nhu cầu thực tế và những gì nhà cung cấp đã tư vấn trước đó.
Một số điểm cần kiểm tra gồm:
- Dịch vụ nào được cung cấp?
- Phương thức thanh toán nào được hỗ trợ?
- Dịch vụ áp dụng cho website, ứng dụng hay cả hai?
- Có giới hạn về ngành nghề, sản phẩm hoặc loại giao dịch không?
- Việc bổ sung hoặc thay đổi dịch vụ được thực hiện như thế nào?
Đặc biệt nếu hợp đồng dẫn chiếu đến phụ lục, biểu phí hoặc tài liệu kỹ thuật, doanh nghiệp cần đọc đồng thời các tài liệu này thay vì chỉ xem phần hợp đồng chính.
Điều 3: Điều khoản về phí Dịch vụ và thanh toán
Đây thường là một trong những phần doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ nhất khi ký hợp đồng với cổng thanh toán.
Các khoản phí có thể bao gồm phí giao dịch, phí duy trì, phí tích hợp, phí hoàn tiền hoặc các loại phí khác tùy theo dịch vụ.
Phụ lục phí là phần đặc biệt quan trọng
Trong nhiều hợp đồng, điều khoản về phí và thanh toán được quy định chi tiết theo từng Dịch vụ tại Phụ lục đính kèm Hợp đồng.
Vì vậy doanh nghiệp không nên chỉ đọc Điều 3 rồi bỏ qua phần phụ lục.
Phụ lục có thể là nơi thể hiện trực tiếp mức phí, cách tính phí và các điều kiện áp dụng cho từng dịch vụ.
Doanh nghiệp nên kiểm tra:
- Mức phí/MDR áp dụng cho từng phương thức thanh toán.
- Phí nội địa và phí quốc tế nếu có.
- Phí cố định hoặc phí theo tỷ lệ phần trăm.
- Điều kiện áp dụng từng mức phí.
- Thuế và các khoản chi phí liên quan.
- Thời điểm thanh toán hoặc đối soát.
- Điều kiện thay đổi biểu phí.
- Quy định về hoàn tiền, hủy giao dịch và các khoản phí liên quan.
Ví dụ hai cổng thanh toán có thể cùng công bố mức phí giao dịch tương tự nhau nhưng tổng chi phí thực tế lại khác do các khoản phí bổ sung hoặc điều kiện áp dụng khác nhau.
Do đó khi so sánh các cổng thanh toán, doanh nghiệp nên so sánh toàn bộ biểu phí và phụ lục chứ không chỉ nhìn vào một con số MDR.
Điều 4: Cam kết chung
Điều khoản cam kết chung thường quy định những nguyên tắc mà hai bên phải tuân thủ trong quá trình hợp tác.
Đối với doanh nghiệp cần chú ý đến các cam kết liên quan đến:
- Tuân thủ pháp luật.
- Cung cấp thông tin chính xác.
- Sử dụng dịch vụ đúng mục đích.
- Tuân thủ quy trình vận hành và kỹ thuật.
- Không sử dụng dịch vụ cho các hoạt động bị hạn chế hoặc cấm.
- Phối hợp xử lý khi xảy ra sự cố hoặc tranh chấp.
Đây cũng là phần doanh nghiệp nên kiểm tra để xác định những hành vi hoặc trường hợp nào có thể dẫn đến việc hạn chế, tạm ngừng hoặc chấm dứt dịch vụ.
Nếu có những cam kết ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp nên làm rõ trước khi ký.
Điều 5: Quyền và trách nhiệm của Bên A và Bên B
Đây là một trong những điều khoản quan trọng nhất vì xác định rõ ai chịu trách nhiệm cho việc gì.
Thông thường, một bên là đơn vị cung cấp dịch vụ thanh toán và bên còn lại là doanh nghiệp sử dụng dịch vụ. Hợp đồng cần quy định tương đối rõ quyền và trách nhiệm của từng bên.
Doanh nghiệp nên kiểm tra các nội dung như:
Đối với đơn vị cung cấp dịch vụ
- Cung cấp và duy trì dịch vụ theo thỏa thuận.
- Hỗ trợ kỹ thuật và xử lý sự cố.
- Thực hiện đối soát, thanh toán theo quy định.
- Bảo mật thông tin của doanh nghiệp.
- Thông báo khi có thay đổi ảnh hưởng đến dịch vụ.
Đối với doanh nghiệp
- Cung cấp thông tin và hồ sơ chính xác.
- Tuân thủ quy định sử dụng dịch vụ.
- Bảo vệ tài khoản, thông tin tích hợp và các thông tin bảo mật.
- Phối hợp xác minh giao dịch khi cần thiết.
- Thanh toán đầy đủ các khoản phí theo thỏa thuận.
Đặc biệt doanh nghiệp nên tìm hiểu rõ quy trình xử lý khi giao dịch lỗi, giao dịch nghi ngờ, yêu cầu hoàn tiền hoặc phát sinh tranh chấp.
Điều 6: Bảo mật thông tin
Cổng thanh toán xử lý nhiều thông tin liên quan đến doanh nghiệp và giao dịch. Vì vậy điều khoản bảo mật cần được xem xét kỹ trước khi ký.
Doanh nghiệp nên xác định:
- Những thông tin nào được xem là thông tin mật.
- Bên nào có quyền truy cập và sử dụng thông tin.
- Thông tin được sử dụng cho mục đích gì.
- Trường hợp nào được phép cung cấp thông tin cho bên thứ ba.
- Thời hạn bảo mật.
- Trách nhiệm của mỗi bên khi xảy ra sự cố bảo mật.
Ngoài hợp đồng doanh nghiệp cũng nên kiểm tra các tiêu chuẩn và biện pháp bảo mật mà nhà cung cấp áp dụng cho hệ thống thanh toán.
Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp có lượng giao dịch lớn hoặc xử lý nhiều dữ liệu khách hàng.
Điều 7: Bảo vệ dữ liệu cá nhân
Bên cạnh bảo mật thông tin nói chung, bảo vệ dữ liệu cá nhân là nội dung doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý khi sử dụng cổng thanh toán.
Trong quá trình thanh toán hệ thống có thể phát sinh hoặc xử lý các thông tin liên quan đến khách hàng. Do đó hợp đồng cần thể hiện rõ trách nhiệm của các bên trong việc xử lý và bảo vệ dữ liệu.
Doanh nghiệp nên kiểm tra:
- Loại dữ liệu cá nhân được xử lý.
- Mục đích xử lý dữ liệu.
- Vai trò và trách nhiệm của từng bên.
- Phạm vi và thời gian lưu trữ dữ liệu.
- Việc chia sẻ hoặc chuyển dữ liệu cho bên thứ ba.
- Biện pháp bảo vệ dữ liệu.
- Quy trình xử lý khi xảy ra sự cố liên quan đến dữ liệu cá nhân.
Đặc biệt, doanh nghiệp không nên mặc định rằng điều khoản bảo mật và điều khoản bảo vệ dữ liệu cá nhân là giống nhau. Đây là hai nội dung có phạm vi và mục đích khác nhau, cần được xem xét riêng.
Kết luận
Hợp đồng cổng thanh toán không nên được xem đơn thuần là thủ tục trước khi tích hợp. Đây là tài liệu xác định chi phí, phạm vi dịch vụ, trách nhiệm, bảo mật và cách hai bên xử lý các tình huống phát sinh trong suốt quá trình hợp tác.
Trong đó, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đến Điều 3 và các Phụ lục đi kèm, bởi mức phí và điều kiện áp dụng thường được quy định chi tiết tại đây.
Trước khi ký hãy đọc toàn bộ hợp đồng và phụ lục, đối chiếu với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp và làm rõ những điều khoản chưa rõ. Một hợp đồng minh bạch ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn về chi phí, vận hành và rủi ro khi sử dụng cổng thanh toán.
VTC Pay – đồng hành cùng doanh nghiệp với giải pháp thanh toán phù hợp, minh bạch và an toàn.
