Cách tải hóa đơn điện tử đơn giản, nhanh chóng, tiện lợi nhất

Trước đây, những hóa đơn điện tử khi tải tự động từ cổng thông tin của Tổng cục Thuế hoặc trên chương trình có hóa đơn do nhà cung cấp gửi không có bản PDF dẫn đến khó khăn trong việc kiểm, đối chiếu thông tin hóa đơn. Đồng thời, không thống nhất trong quản lý hóa đơn đầu vào đối với các hóa đơn có đủ PDF. Để giải quyết khó khăn này, bài viết dưới đây VTC Pay sẽ mách bạn cách tải hóa đơn điện tử đơn giản, nhanh chóng có đủ bản PDF và XML.

1. Quy định về định dạng hóa đơn điện tử

Căn cứ vào Khoản 1 Điều 12 Nghị định 123/2020-NĐ/CP quy định về định dạng hóa đơn như sau: “Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “eXtensible Markup Language” được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).”

Theo đó, định dạng hóa đơn điện tử bao gồm 2 phần chính: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn và thành phần chứa dữ liệu ký số. Tuy nhiên đối với hóa đơn có mã số thuế của cơ quan thuế thì cần chứa thêm dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.

Hiện nay, hầu hết các hóa đơn điện tử sẽ được lưu dưới 2 định dạng chính là:

File PDF: Với hóa đơn điện tử file PDF sẽ chứa các nội dung kinh tế và nghiệp vụ, tương ứng với hóa đơn điện tử thông thường và sẽ không có giá trị pháp lý.
File XML: Đây là file chứa đầy đủ dữ liệu của hóa đơn nhất và có giá trị pháp lý khi chưa sửa đổi. Vì vậy, nếu doanh nghiệp cần hóa đơn điện tử để cơ quan chức năng kiểm tra cần sử dụng định dạng là XML.

2. Cách tải hóa đơn điện tử file PDF và XML

Để có thể tải hàng loạt hóa đơn điện tử dạng PDF hoặc dạng XML, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm hóa đơn M-Invoice. Các bước thực hiện tải hóa đơn trên phần mềm M-Invoice được thực hiện như sau:

Bước 1: Người lập hóa đơn điện tử cần truy cập vào Danh sách hóa đơn trong Module Quản lý hóa đơn.

Bước 2: Tại đây các hóa đơn mà doanh nghiệp đã phát hành sẽ hiện ra. Người lập lựa chọn vào hóa đơn điện tử cần xem in. Lúc này hệ thống sẽ hiện ra toàn bộ thông tin hóa đơn đó và thêm dòng chữ “Bản thể hiện của hóa đơn điện tử”.

Bước 3: Sau khi mở hóa đơn thành công cụ in sẽ được hiện ra bao gồm các chức năng: In chuyển đổi, In hóa đơn, Tải hóa đơn PDF và Xử lý sai sót. Bạn lựa chọn tải hóa đơn theo mong muốn.

Bước 4: Cuối cùng ấn Tải hóa đơn điện tử là hoàn thành.

Lưu ý: Hóa đơn sau in sẽ có tiêu đề “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”. Đồng thời có thông tin người chuyển đổi và thời gian chuyển đổi. Sau khi in ra doanh nghiệp cần ký họ tên đầy đủ và đóng dấu.

Trên đây là một vài cách tải hóa đơn điện tử thông qua phần mềm hóa đơn mà bạn có thể tham khảo thể. Hy vọng những thông tin trên hữu ích giúp bạn tìm kiếm được cho mình cách tải hóa đơn nhanh chóng và hiệu quả nhất. Chúc bạn thành công!

Có thể bạn quan tâm: