Từ ngày 1/7/2022, việc sử dụng hóa đơn điện tử đã trở thành bắt buộc đối với hầu hết doanh nghiệp, tổ chức và hộ cá nhân kinh doanh. Và nếu bạn là người mới tham gia kinh doanh và chưa có nhiều kiến thức về hóa đơn điện tử là gì? thì bài viết này là dành cho bạn. Trong bài viết này, VTC Pay sẻ chia đến bạn những thông tin liên quan đến hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử được hiểu đơn giản là hóa đơn của cơ quan thuế được thể hiện dưới dạng điện tử có mã hoặc không có mã dùng để ghi nhận thông tin bán hàng hóa/dịch vụ. Như vậy hóa đơn điện tử sẽ bao gồm: tem điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, vé điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho và các chứng từ điện tử.

2. Các loại hóa đơn điện tử hiện nay

Hiện nay, hóa đơn điện tử có rất nhiều loại, cụ thể như sau:

STT	Loại hóa đơn	Ghi chú
1	Hóa đơn giá trị gia tăng	Là hóa đơn dành cho các doanh nghiệp/tổ chức khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
2	Hóa đơn bán hàng	Là hóa đơn dành cho các doanh nghiệp/tổ chức khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp và các tổ chức/cá nhân trong khu vực phi thuế quan, hóa đơn thương mại điện tử.
3	Hóa đơn điện tử bán tài sản công	Được sử dụng khi bán, chuyển nhượng các tài sản công theo quy định pháp luật về pháp lý, sử dụng tài sản công.
4	Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia	Được sử dụng khi các cơ quan, đơn vị thuộc hệ thống cơ quan dự trữ nhà nước bán hàng dự trữ quốc gia theo quy định của pháp luật.
5	Các loại hóa đơn khác	Các hóa đơn khác bao gồm: Tem, vé, thẻ có hình thức và nội dung quy định tại Nghị định này; Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản này có hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
6	Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn.	Như phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.

3. Các quy định sử dụng hóa đơn điện tử

Ngoài việc nắm rõ hóa đơn điện tử là gì. Khi sử dụng hóa đơn điện tử, người dùng cần tuân thủ những quy định sau để đảm bảo tính hợp pháp cho hóa đơn:

3.1. Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 1/7/2022

Ngày 19/10/2020 Chính phủ đã ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể tại điều 59 của Nghị định 123 đã chỉ rõ: “1. Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01 tháng 7 năm 2022.”

Theo đó, pháp luật quy định doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tự trên toàn quốc từ ngày 1/7/2022. 

Mới đây, Chính phủ đã ban hành Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn điện tử, chứng từ. Căn cứ vào điều luật, doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh sẽ có những thay đổi, điểm mới khi sử dụng hóa đơn điện tử. Nghị định này có hiệu lực thi hành từ ngày 01/ 6/2025.

3.2. Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử

Khi sử dụng hóa đơn điện tử cần đảm bảo xác định số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và theo trình từ thời gian. Mỗi số hóa đơn phải đảm bảo chỉ lập và sử dụng 1 lần duy nhất.

Hóa đơn được lập dưới dạng giấy nhưng chưa được xử lý hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử thì không phải là hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý cần thỏa mãn các điều kiện sau:

• Tính toàn vẹn của dữ liệu trong hóa đơn điện tử phải được bảo đảm đủ tin cậy kể từ thời điểm hóa đơn được khởi tạo dưới định dạng cuối cùng.
• Việc đánh giá tính toàn vẹn dựa trên tiêu chí thông tin trong hóa đơn vẫn đầy đủ, không bị chỉnh sửa, ngoại trừ các thay đổi mang tính chất định dạng có thể phát sinh trong quá trình truyền tải, lưu trữ hoặc hiển thị.
• Ngoài ra, các thông tin trên HĐĐT phải luôn có thể truy xuất và sử dụng dưới hình thức đầy đủ, chính xác bất cứ khi nào cần thiết.

3.3. Các yêu cầu đối với hóa đơn điện tử

Theo yêu cầu của Tổng cục Thuế, hóa đơn điện tử cần có các thông tin sau: 

1. Thông tin về hóa đơn bao gồm: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn và số thứ tự. Việc quy định các yếu tố này được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục số 1 ban hành kèm theo Thông tư 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
2. Thông tin bên bán: ghi rõ họ tên hoặc tên doanh nghiệp, địa chỉ kinh doanh và mã số thuế.
3. Thông tin bên mua: bao gồm tên tổ chức/cá nhân, địa chỉ và mã số thuế (nếu có).
4. Danh mục hàng hóa hoặc dịch vụ: cần thể hiện đầy đủ tên mặt hàng hoặc dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá. Số tiền phải thanh toán được ghi cả bằng số và bằng chữ. Với hóa đơn giá trị gia tăng, cần bổ sung thêm dòng thuế suất GTGT, số tiền thuế GTGT và tổng giá trị thanh toán cuối cùng.
5. Chữ ký điện tử của người bán theo quy định pháp luật, cùng ngày, tháng, năm lập và gửi hóa đơn. Trường hợp bên mua là đơn vị kế toán thì phải có thêm chữ ký điện tử của người mua theo quy định.
6. Ngôn ngữ trình bày hóa đơn là tiếng Việt. Trong trường hợp có thêm chữ nước ngoài, phần nội dung này phải đặt bên phải trong dấu ngoặc đơn ( ) hoặc ngay dưới dòng tiếng Việt với cỡ chữ nhỏ hơn. Chữ số sử dụng trên hóa đơn là chữ số tự nhiên:0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9. Dấu chấm (.) dùng để phân cách hàng nghìn, triệu, tỷ,… và dấu phẩy (,) dùng để phân cách phần thập phân nếu có.

3.4. Điều kiện tổ chức khởi tạo HĐĐT

Để đảm bảo hóa đơn điện tử hợp lệ, đúng pháp luật, người dùng khi khởi tạo hóa đơn điện tử cần đáp ứng đủ các nội dung tại Thông tư 32/2011/TT-BTC:

1. Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
2. Có địa điểm, các đường truyền thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền thông tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.
3. Có đội ngũ người thực hiện đủ trình độ, khả năng tương ứng với yêu cầu thực hiện khởi tạo sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
4. Có số điện thoại theo quy định pháp luật.
5. Có phần mềm bán hàng hóa, phần mềm quản lý khách hàng và dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.
6. Có quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng tối thiểu về chất lượng bao gồm:

• Hệ thống lưu trữ phải đáp ứng hoặc chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống dữ liệu.
• Có quy trình lưu và khôi phục dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của HĐĐT ra các vật mang tin hoặc sai lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

Việc chuyển hóa đơn giấy hàng hóa đơn điện tử là điều cần thiết đối với một xã hội có tính chuyển đổi số cao như hiện nay. Việc sử dụng hóa đơn điện tử mang đến rất nhiều lợi ích và sự tiện lợi cho doanh nghiệp/cá nhân kinh doanh. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi hóa đơn điện tử là gì và những thông tin liên quan.

Xem thêm: 

• Hướng dẫn tra cứu điện tử chính xác theo Thông tư 78
• Hướng dẫn chi tiết cách tra cứu hóa đơn điện tử tổng cục thuế