Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử và những điều phải biết

Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử là gì? Cách để chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy như thế nào nhanh chóng và đúng quy định pháp luật? Hãy cùng VTC Pay tìm hiểu chi tiết hơn trong bài viết dưới đây nhé!

1. Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy theo quy định pháp luật được gọi là hóa đơn chuyển đổi. Tùy vào mục đích sử dụng mà người lập hóa đơn điện tử có thể chuyển sang hóa đơn giấy theo đúng quy định của pháp luật.

Tại Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn chuyển đổi cụ thể như sau: “Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi”.

2. Quy định về hóa đơn điện tử chuyển đổi

Theo đó, quy định thực hiện đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy được quy định chi tiết như sau:

2.1. Trường hợp chuyển đổi hóa đơn

Theo quy định tại Khoản 1, Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc chuyển đổi từ hóa đơn được thực hiện trong một số trường hợp nhất định. Cụ thể:

• Khi phát sinh yêu cầu phục vụ hoạt động tài chính hoặc nghiệp vụ kinh tế;
• Theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, kiểm toán nhà nước, hoặc các đơn vị thực hiện thanh tra, kiểm tra, điều tra;
• Trong các trường hợp pháp luật quy định phải phục vụ hoạt động thanh tra, kiểm tra, điều tra.

2.2. Điều kiện chuyển đổi hóa đơn

Trường hợp cần chuyển đổi, đơn vị kế toán cần đảm bảo các điều kiện sau:

• Nội dung trên bản giấy phải phản ánh đầy đủ, chính xác thông tin của hóa đơn điện tử gốc;
• Bản sau khi chuyển có ký hiệu riêng xác nhận là bản chuyển từ hóa đơn điện tử;
• Phải có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển đổi.

2.3. Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi

Trên hóa hóa đơn chuyển đổi phải có các thông tin đặc thù để phân biệt với hóa đơn gốc, bao gồm:

• Dòng chữ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”;
• Họ tên, chữ ký của cá nhân chịu trách nhiệm chuyển đổi;
• Thời điểm thực hiện việc chuyển đổi.

3. Cách làm hóa đơn chuyển đổi

Để thực hiện chuyển đổi hóa đơn theo đúng quy định Thông tư 78 và Nghị định 123. Doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Lựa chọn hóa đơn cần đổi

Người lập hóa đơn điện tử truy cập vào cổng thông tin của Cục thuế hoặc phần mềm hóa đơn điện tử doanh nghiệp đang sử dụng. Sau đó tại mục Hóa đơn điện tử đã phát hành chọn Hóa đơn điện tử cần chuyển đổi. Tích vào hàng loạt hóa đơn điện tử hoặc các chứng từ cần đổi.

Bước 2: Chọn mục chuyển đổi hóa đơn điện tử giấy

Khi đã chọn xong các hóa đơn và chứng từ cần chuyển đổi, người lập tiếp tục ấn Chuyển thành văn bản giấy. Tại đây, hệ thống sẽ tự động chuyển cho bạn sang dạng PDF.

Lưu ý: Trong quá trình thao tác, doanh nghiệp cần kiểm tra nội dung và trên hóa đơn chuyển đổi cần có dòng chữ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ” hoặc “CHỨNG TỪ CHUYỂN ĐỔI TỪ CHỨNG TỪ ĐIỆN TỬ”.

Ngoài ra, trên hóa đơn chuyển đổi cần có đầy đủ thông tin bào gồm: họ và tên, chữ ký người thực hiện và thời gian thực hiện.

Bước 3: Nhấn chọn in chuyển đổi

Để in hóa đơn chuyển đổi, bạn cần nhấn vào biểu tượng máy in và lưu trữ hóa đơn chuyển đổi.

Nhìn chung, cách thực hiện hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy không quá phức tạp và khá dễ thực hiện. Hy vọng, thông qua bài viết vừa rồi đã giúp bạn hiểu hơn về các quy định chuyển đổi hóa đơn và chọn cho mình cách chuyển phù hợp. Chúc bạn thành công nhé!

Có thể bạn quan tâm:

• Nghị định 123 về hóa đơn điện tử, chứng từ mới nhất
• Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử Tổng cục Thuế chi tiết
• Cách điều chỉnh hóa đơn điện tử sai nội dung theo NĐ 70/2025