Thu hộ chi hộ là gì? Xuất hóa đơn như thế nào?

Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, các khoản thu hộ chi hộ phát sinh ngày càng phổ biến, đặc biệt khi làm việc với đối tác, khách hàng hoặc nhà cung cấp. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ thu hộ chi hộ là gì và liệu các khoản này có phải xuất hóa đơn, kê khai thuế hay không. Bài viết dưới đây VTC Pay sẽ giúp bạn nắm rõ quy định và cách xử lý đúng theo pháp luật.

1. Thu hộ chi hộ là gì?

Thu hộ – chi hộ là một hình thức dịch vụ tài chính trong đó cá nhân hoặc doanh nghiệp ủy quyền cho ngân hàng hay đơn vị trung gian thực hiện việc thu hoặc chi tiền theo thỏa thuận/hợp đồng đã ký kết. Việc sử dụng dịch vụ này giúp hạn chế rủi ro trong khâu bảo quản, vận chuyển tiền mặt, đồng thời tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí vận hành.

Các khoản thu hộ, chi hộ rất phong phú, có thể là tiền điện, nước, cước viễn thông, lương thưởng, phí bảo hiểm,… Dịch vụ thu hộ – chi hộ thường được phân thành hai nhóm chính:

• Trường hợp chứng từ thu hộ đứng tên bên ủy quyền.
• Trường hợp chứng từ thu hộ/chi hộ đứng tên bên được ủy quyền.

2. Thu hộ chi hộ có phải xuất hóa đơn không?

Theo Khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán bắt buộc phải lập hóa đơn giao cho người mua, kể cả trong các trường hợp:

• Hàng hóa, dịch vụ dùng cho mục đích khuyến mại, quảng cáo, làm hàng mẫu, biếu tặng, trao đổi, trả thay lương hoặc tiêu dùng nội bộ (trừ hàng luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất).
• Xuất hàng dưới hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả.

Như vậy, ngoại trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ phục vụ sản xuất không cần lập hóa đơn, các trường hợp còn lại đều phải xuất hóa đơn theo quy định.

Bên cạnh đó, theo hướng dẫn tại Công văn 323/TCT-CS ngày 21/01/2020 của Tổng cục Thuế và Công văn 54756/CT-TTHT của Cục Thuế TP Hà Nội:

• Đối với thu hộ: Doanh nghiệp phải lập hóa đơn GTGT. Khi hoàn trả tiền thu hộ cho đối tác thì chỉ lập phiếu chi, không phải kê khai hay tính thuế GTGT cho khoản thu hộ này.
• Đối với chi hộ (hóa đơn đứng tên khách hàng): Khi thu lại tiền chi hộ, doanh nghiệp lập chứng từ thu theo quy định, không xuất hóa đơn và không kê khai nộp thuế.
• Đối với chi hộ (hóa đơn đứng tên doanh nghiệp): Khi thu lại khoản chi hộ, doanh nghiệp bắt buộc phải lập hóa đơn và kê khai thuế GTGT theo mức thuế suất của hàng hóa, dịch vụ tương ứng.

3. Quy định về kê khai và hạch toán hóa đơn chi hộ

3.1. Hóa đơn chi hộ có phải kê khai, nộp thuế không?

Theo Điểm d Khoản 7 Điều 5 Thông tư 219/2013/TT-BTC, các khoản thu hộ không liên quan đến hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ của doanh nghiệp sẽ không phải kê khai và nộp thuế GTGT.

Vì vậy, nếu khoản chi hộ cho khách hàng không gắn với hoạt động kinh doanh hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp thì không phải kê khai, tính thuế GTGT.

3.2. Hướng dẫn kê khai khoản chi hộ

Theo Công văn 54756/CT-TTHT năm 2017, việc kê khai và xuất hóa đơn đối với khoản chi hộ được chia thành hai tình huống:

Trường hợp 1: Hóa đơn ghi tên và mã số thuế của khách hàng

• Doanh nghiệp không kê khai, không tính và nộp thuế GTGT.
• Khi thu lại tiền chi hộ, chỉ cần lập chứng từ thu, không xuất hóa đơn và không phải kê khai thuế liên quan.

Trường hợp 2: Hóa đơn ghi tên, mã số thuế của doanh nghiệp

• Doanh nghiệp nên yêu cầu nhà cung cấp thu hồi và xuất lại hóa đơn theo tên khách hàng.
• Nếu không thực hiện thu hồi, khi thu lại tiền chi hộ, doanh nghiệp phải lập hóa đơn, kê khai và nộp thuế GTGT theo quy định.

3.3. Hướng dẫn hạch toán hóa đơn chi hộ

Khi hạch toán các khoản thu hộ, chi hộ, doanh nghiệp cần có hợp đồng hoặc văn bản ủy quyền rõ ràng giữa các bên.

Hạch toán khoản chi hộ

• Khi chi hộ khách hàng:
  • Nợ TK 1388
  • Có TK 111, 112
• Khi thu lại tiền chi hộ:
  • Nợ TK 111, 112
  • Có TK 1388

Hạch toán khoản thu hộ

• Khi thu hộ khách hàng:
  • Nợ TK 111, 112
  • Có TK 3388
• Khi hoàn trả tiền thu hộ:
  • Nợ TK 3388
  • Có TK 111, 112

Lưu ý: Cách hạch toán trên áp dụng trong trường hợp hóa đơn đứng tên khách hàng. Nếu hóa đơn mang tên doanh nghiệp, kế toán cần hạch toán vào chi phí hoặc giá vốn hàng bán, dịch vụ theo đúng bản chất nghiệp vụ phát sinh.

Xem thêm: Các hình thức thanh toán trực tuyến thịnh hành nhất hiện nay