Nội dung chính
Việc nắm vững các quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt không chỉ giúp doanh nghiệp minh bạch tài chính mà còn là điều kiện “tiên quyết” để được khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) và quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Đặc biệt, kể từ ngày 01/07/2025, ngưỡng bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đã có sự thay đổi lớn từ 20 triệu đồng xuống còn 05 triệu đồng.
Theo quy định tại khoản 1 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là tài liệu chứng minh việc thực hiện giao dịch thanh toán cho hàng hóa, dịch vụ thông qua các phương tiện thay thế tiền mặt, phù hợp với quy định tại Nghị định số 52/2024/NĐ-CP.
Xác nhận giao dịch chi trả giữa bên mua và bên bán theo đúng quy định pháp luật quản lý thuế.
Thực hiện qua các công cụ thanh toán điện tử, ngân hàng hoặc bù trừ công nợ.
Các chứng từ mà bên mua nộp tiền mặt trực tiếp vào tài khoản của bên bán không được coi là chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Một trong những nội dung trọng tâm mà kế toán và chủ doanh nghiệp cần lưu ý chính là sự thay đổi về ngưỡng giá trị giao dịch bắt buộc phải có chứng từ này.
| Tiêu chí | Quy định cũ (Trước 01/07/2025) | Quy định mới (Từ 01/07/2025) |
| Căn cứ pháp lý | Luật Thuế GTGT 2008 | Nghị định 181/2025/NĐ-CP |
| Ngưỡng giá trị giao dịch | Từ 20 triệu đồng trở lên | Từ 05 triệu đồng trở lên |
| Điều kiện khấu trừ thuế | Phải chuyển khoản | Phải có chứng từ không dùng tiền mặt |
Tại sao sự thay đổi này lại quan trọng? Nếu trước đây, các hóa đơn dưới 20 triệu đồng bạn có thể chi tiền mặt và vẫn được khấu trừ thuế, thì từ tháng 7/2025, chỉ cần hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên (đã bao gồm VAT), bạn bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không tiền mặt để đảm bảo quyền lợi về thuế.
Hiện nay, pháp luật công nhận hai nhóm chính đối với loại chứng từ này:
Đây là hình thức phổ biến nhất, ghi nhận việc chuyển tiền giữa tài khoản bên mua và bên bán tại các tổ chức tín dụng. Các loại giấy tờ cụ thể bao gồm:
Ủy nhiệm chi (UNC), Lệnh chi: Phổ biến nhất trong giao dịch B2B.
Séc, Ủy nhiệm thu, Nhờ thu: Các công cụ thanh toán truyền thống.
Thẻ ngân hàng (ATM, Tín dụng): Dùng cho các khoản chi mua lẻ hoặc công tác phí.
Ví điện tử, Sim điện thoại: Hình thức thanh toán hiện đại được công nhận.
Sao kê ngân hàng, Báo nợ: Tài liệu đối chiếu xác nhận giao dịch thành công.
Trong một số trường hợp đặc thù, doanh nghiệp không chuyển tiền qua ngân hàng nhưng vẫn được công nhận nếu có đủ hồ sơ:
Bù trừ công nợ: Giữa hàng hóa mua vào và bán ra, hoặc vay mượn hàng.
Cấn trừ khoản vay: Dùng số tiền vay/mượn trước đó để thanh toán tiền hàng.
Thanh toán ủy quyền: Trả qua bên thứ ba (pháp nhân hoặc thể nhân) theo chỉ định văn bản.
Thanh toán bằng cổ phiếu, trái phiếu: Theo thỏa thuận hợp đồng bằng văn bản.
Căn cứ theo khoản 2 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, dưới đây là bảng hướng dẫn chi tiết các trường hợp đặc thù vẫn được công nhận là có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt:
| STT | Hình thức | Điều kiện thực hiện | Hồ sơ cần lưu trữ |
| 1 | Thanh toán bù trừ hàng hóa | Quy định rõ trong hợp đồng | Biên bản đối chiếu số liệu; Biên bản bù trừ 3 bên (nếu có) |
| 2 | Bù trừ công nợ vay mượn | Hợp đồng vay lập trước bằng văn bản | Chứng từ chuyển tiền khoản vay qua ngân hàng |
| 3 | Thanh toán ủy quyền | Bên thứ ba hoạt động hợp pháp | Hợp đồng quy định rõ phương thức thanh toán |
| 4 | Thanh toán bằng chứng khoán | Có hợp đồng mua bán bằng văn bản | Hợp đồng và xác nhận chuyển nhượng |
| 5 | Thanh toán phần giá trị còn lại | Phần dư trên 5 triệu đồng | Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho phần đó |
| 6 | Nộp vào kho bạc (Cưỡng chế) | Theo quyết định của cơ quan nhà nước | Quyết định cưỡng chế; Chứng từ chuyển tiền |
| 7 | Mua trả chậm, trả góp | Có hợp đồng văn bản, hóa đơn GTGT | Chứng từ thanh toán khi đến hạn |
| 8 | Giao dịch dưới 5 triệu đồng | Từng lần nhập khẩu hoặc hóa đơn đơn lẻ | Hóa đơn mua hàng |
| 9 | Ủy quyền cho người lao động | Theo quy chế tài chính nội bộ | Chứng từ chuyển khoản từ doanh nghiệp cho nhân viên |
Để được khấu trừ thuế, doanh nghiệp phải đáp ứng đồng thời 2 điều kiện:
Có hóa đơn GTGT hợp lệ hoặc chứng từ nộp thuế khâu nhập khẩu.
Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho các giao dịch từ 5 triệu đồng trở lên.
Lưu ý đặc biệt: Nếu bạn mua nhiều lần trong cùng một ngày từ cùng một nhà cung cấp mà tổng giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, bạn vẫn phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế.
Căn cứ Thông tư 96/2015/TT-BTC, các khoản chi có hóa đơn từ ngưỡng quy định (hiện là 20 triệu, sắp tới sẽ đồng bộ theo lộ trình mới) bắt buộc phải có chứng từ thanh toán qua ngân hàng thì mới được tính là chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Việc thiếu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt sẽ khiến doanh nghiệp bị loại chi phí, dẫn đến số thuế TNDN phải nộp tăng cao.
Để tuân thủ đúng quy định về chứng từ thanh toán không tiền mặt từ ngày 01/7/2025, doanh nghiệp cần thực hiện ngay các bước sau:
Doanh nghiệp cần điều chỉnh các định mức chi tiêu nội bộ. Tất cả các khoản chi từ 5 triệu đồng (thay vì 20 triệu như trước) cần được chuyển hướng sang thanh toán qua ngân hàng hoặc ví điện tử doanh nghiệp.
Trong trường hợp nhân viên đi mua hàng và thanh toán trước bằng thẻ cá nhân, doanh nghiệp phải có quy chế nội bộ rõ ràng và bắt buộc phải chuyển khoản lại cho nhân viên từ tài khoản công ty.
Để tối ưu hóa quy trình quản lý và đảm bảo mọi giao dịch từ 05 triệu đồng trở lên đều có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ, doanh nghiệp nên ưu tiên sử dụng các giải pháp thanh toán số hiện đại. Cổng thanh toán VTC Pay cung cấp hệ sinh thái thanh toán toàn diện, giúp ghi nhận giao dịch tức thì và xuất xuất dữ liệu chứng từ minh bạch, hỗ trợ tối đa cho việc quyết toán thuế.
Liên hệ ngay với VTC Pay để được tư vấn giải pháp thanh toán không dùng tiền mặt tối ưu nhất!
Câu hỏi 1: Tôi nộp tiền mặt vào tài khoản của người bán tại ngân hàng, có được coi là chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt không?
Trả lời: Không. Theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP, việc nộp tiền mặt vào tài khoản bên bán không được công nhận. Dòng tiền phải đi từ tài khoản của bên mua sang tài khoản bên bán.
Câu hỏi 2: Hóa đơn mua hàng 6 triệu đồng nhưng tôi thanh toán 2 lần bằng tiền mặt (mỗi lần 3 triệu) vào 2 ngày khác nhau được không?
Trả lời: Không. Ngưỡng 5 triệu tính trên tổng giá trị hóa đơn. Do đó, dù bạn chia nhỏ lần thanh toán, nếu tổng hóa đơn từ 5 triệu trở lên vẫn bắt buộc phải có chứng từ.
Câu hỏi 3: Nếu mua trả chậm mà chưa đến hạn thanh toán thì có được khấu trừ thuế không?
Trả lời: Bạn vẫn được khấu trừ thuế GTGT tại thời điểm nhận hóa đơn. Tuy nhiên, khi đến hạn thanh toán, nếu bạn không thực hiện thanh toán qua ngân hàng để có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, bạn sẽ phải kê khai điều chỉnh giảm số thuế đã khấu trừ.
Với ngưỡng quy định mới 05 triệu đồng từ ngày 01/07/2025, doanh nghiệp cần chủ động thay đổi thói quen chi tiêu và hoàn thiện hệ thống quản lý chứng từ ngay từ hôm nay.
Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện và chuyên sâu!
Xem thêm:
Hướng dẫn tuân thủ PCI 4.0 mới nhất 2026
Trung gian thanh toán là gì? 5 trung gian thanh toán tại Việt Nam
Không phải ngẫu nhiên mà Ryze Bilgewater được cộng đồng DTCL đánh giá là đội…
Crossfire liên tục cập nhật nhiều sự kiện hấp dẫn trong năm 2026, đi kèm…
LCK Cup 2026 đang bước vào giai đoạn cao trào với những trận đấu ngày…
TikTok ngày càng khẳng định vị thế là nền tảng video hàng đầu. Nơi được…
Hoạt động xuất nhập khẩu và giao thương xuyên biên giới đã trở thành mạch…
Hành vi mua sắm của người tiêu dùng đã có bước chuyển mình mạnh mẽ…