Cách vận hành sàn thương mại điện tử siêu dễ, ai cũng làm được

Vận hành sàn thương mại điện tử không còn là một lựa chọn mà đã trở thành yếu tố sống còn đối với bất kỳ chủ shop nào. Tuy nhiên, rào cản lớn nhất của các chủ shop mới chính là quy trình quản lý chưa tối ưu, dẫn đến việc khó cạnh tranh với các đối thủ lâu năm. Cùng VTC Pay Blog tìm hiểu cách vận hành sàn mới nhất và những kinh nghiệm thực chiến giúp bạn “bùng nổ” doanh số.

1. Vận hành sàn thương mại điện tử là gì?

Vận hành sàn thương mại điện tử (TMĐT) là tập hợp tất cả các hoạt động quản trị, điều hành và tối ưu hóa quy trình bán hàng trên các nền tảng như Shopee, Lazada, Tiki, hay TikTok Shop. Công việc này bao gồm từ khâu đăng tải sản phẩm, thiết lập gian hàng, triển khai chiến dịch marketing đến việc quản lý tồn kho và chăm sóc khách hàng.

Hiểu một cách đơn giản, nếu sàn TMĐT là một khu chợ sầm uất, thì vận hành sàn chính là cách bạn sắp xếp sạp hàng, chào mời khách và đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng để trao đến tay người mua một cách hoàn hảo nhất.

2. Hướng dẫn vận hành sàn thương mại điện tử từ A-Z

Để việc kinh doanh không bị gián đoạn và đạt hiệu quả tối ưu, chủ shop cần tuân thủ một quy trình vận hành khoa học gồm các bước sau:

Bước 1: Thấu hiểu hành trình mua sắm của khách hàng (Customer Journey)

Hành trình mua sắm không chỉ đơn thuần là việc khách nhấn nút “Mua ngay”. Nó là một chuỗi các điểm chạm tâm lý:

• Nhận thức: Khách hàng thấy quảng cáo hoặc tìm kiếm từ khóa.
• Cân nhắc: Họ so sánh giá, đọc đánh giá (Review) và xem hình ảnh.
• Quyết định: Thêm vào giỏ hàng và thanh toán.
• Nhận hàng: Trải nghiệm tốc độ giao hàng và đóng gói.
• Hậu mãi: Đánh giá sản phẩm và có thể quay lại mua lần sau

Thấu hiểu sâu sắc hành trình này giúp bạn biết cần phải tối ưu ở đâu để không bỏ lỡ khách hàng tại bất kỳ giai đoạn nào.

Bước 2: Thiết kế gian hàng bắt mắt và tối ưu sản phẩm

Trong vận hành sàn thương mại điện tử, diện mạo gian hàng chính là “bộ mặt” thương hiệu.

• Hình ảnh & Video nên sử dụng ảnh thực tế, rõ nét. Khách hàng trên Shopee hay TikTok Shop cực kỳ ưa chuộng các video quay cận cảnh chất liệu sản phẩm.

• Tiêu đề sản phẩm phải chứa từ khóa chính, ngắn gọn và đánh đúng nhu cầu (Ví dụ: “Áo thun nam Cotton 100% – Co giãn 4 chiều – Chống nhăn”).

• Mô tả sản phẩm cung cấp thông số chi tiết (size, màu sắc, nguồn gốc) và đừng quên tối ưu SEO để sản phẩm dễ dàng xuất hiện khi khách tìm kiếm.

Bước 3: Triển khai chiến dịch Marketing và Khuyến mãi

Đừng đợi khách tự tìm đến, bạn phải chủ động thu hút họ bằng các công cụ marketing của sàn:

• Chạy quảng cáo, đấu thầu từ khóa để sản phẩm hiển thị ở những vị trí ưu tiên.

• Chương trình Flash Sale tận dụng các ngày đôi (1/1, 2/2…) hoặc khung giờ vàng của sàn để tăng lượng truy cập đột biến.

• Combo khuyến mãi, kết hợp bán “Mua 1 tặng 1” hoặc “Mua kèm deal sốc” để vừa giải quyết hàng tồn, vừa giới thiệu được sản phẩm mới.

Bước 4: Xây dựng quy trình tư vấn và chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp

Đây là yếu tố then chốt để các sàn “chấm điểm” gian hàng. Tỷ lệ phản hồi chat nhanh (trên 85%) không chỉ giúp tăng tỷ lệ chốt đơn mà còn giúp shop của bạn được ưu tiên hiển thị hơn. Một kịch bản chăm sóc khách hàng bài bản từ lúc khách hỏi cho đến khi xử lý khiếu nại sẽ tạo dựng niềm tin vững chắc.

Bước 5: Quản lý đơn hàng và Tồn kho

Quy trình xử lý đơn hàng cần diễn ra nhanh chóng: Nhận đơn -> Xác nhận -> Đóng gói -> Giao cho đơn vị vận chuyển. Việc quản lý kho hàng theo thời gian thực giúp bạn tránh tình trạng “bán khống” (khách đặt nhưng hết hàng), vốn là điểm trừ rất lớn khiến shop bị phạt hoặc giảm uy tín.

Bước 6: Theo dõi tài chính và Đánh giá hiệu quả

Định kỳ hàng tháng, chủ shop cần đánh giá lại các chỉ số:

• Doanh thu & Lợi nhuận sau khi trừ phí sàn, phí marketing và giá vốn.

• Tỷ lệ chuyển đổi xem có bao nhiêu người vào xem và bao nhiêu người thực mua?

• Chi phí vận hành có thể tối ưu thêm ở khâu nào không?

Để tối ưu dòng tiền khi vận hành sàn thương mại điện tử, bạn nên tích hợp cổng thanh toán VTC Pay – giải pháp duy nhất giúp tiền về tài khoản ngay lập tức sau khi giao dịch thành công mà không cần chờ đối soát. Với chính sách “3 miễn” (phí đăng ký, tích hợp và duy trì) cùng khả năng ký quỹ linh hoạt, VTC Pay phù hợp cho cả cá nhân kinh doanh nhỏ lẻ lẫn doanh nghiệp quy mô lớn muốn xoay vòng vốn nhanh.

Hãy đăng ký tích hợp Cổng thanh toán VTC Pay ngay hôm nay!

3. Bí quyết vận hành các sàn thương mại điện tử hiệu quả

Bên cạnh quy trình chuẩn, các “cao thủ” bán hàng thường áp dụng những kinh nghiệm thực chiến sau đây:

3.1. Lựa chọn đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp

Dịch vụ vận chuyển là “cánh tay nối dài” của shop. Một đơn hàng được giao siêu nhanh, nguyên vẹn sẽ khiến khách hàng hài lòng ngay lập tức.

3.2. Tối ưu chính sách đổi trả hàng

Đừng coi đổi trả là thất bại, hãy coi đó là cơ hội để chứng minh sự uy tín. Một chính sách đổi trả rõ ràng, minh bạch sẽ giúp khách hàng yên tâm hơn khi xuống tiền mua sắm trực tuyến.

3.3. Sử dụng công cụ quản lý bán hàng đa kênh

Nếu bạn kinh doanh trên nhiều sàn cùng lúc, việc sử dụng các phần mềm là cực kỳ cần thiết. Công cụ này giúp bạn:

• Đồng bộ tồn kho trên tất cả các sàn (Shopee, Lazada, TikTok…) trong thời gian thực.

• Quản lý toàn bộ tin nhắn và đơn hàng tại một màn hình duy nhất.

• Báo cáo doanh thu chi tiết, chính xác mà không cần cộng tay thủ công.

4. Những lưu ý “vàng” để không bị phạt khi vận hành sàn

• Tuân thủ quy định của sàn. Mỗi sàn có luật chơi riêng về từ khóa cấm, hình ảnh nhạy cảm hoặc hành vi chèo kéo khách ra ngoài sàn. Hãy đọc kỹ để tránh bị khóa shop vĩnh viễn.

• Thông tin rõ ràng về giá cả, phí vận chuyển và mô tả sản phẩm phải nhất quán. Sự mập mờ chính là “sát thủ” tiêu diệt niềm tin khách hàng.

• Chuẩn hóa quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP). Khi shop lớn dần, hãy viết ra các quy trình chuẩn để nhân viên có thể thực hiện chính xác, giúp bạn có thời gian tập trung vào chiến lược mở rộng.

Kết luận

Vận hành sàn thương mại điện tử là một hành trình đòi hỏi sự tỉ mỉ, kiên trì và nhạy bén với công nghệ.

Hãy bắt đầu tối ưu hóa gian hàng của bạn ngay hôm nay để không bỏ lỡ làn sóng tăng trưởng mạnh mẽ của TMĐT!

Xem thêm:

Open Banking là gì? Điều doanh nghiệp cần biết về Open Banking

Quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Các hình thức thanh toán trực tuyến thịnh hành nhất hiện nay